কর্মীদের জন্য কর্পোরেট ক্রেডিট কার্ড

একটি ব্যবসা ক্রয় বা রক্ষণাবেক্ষণ করতে হয়েছে। এই ব্যয়গুলি মনে রেখে, নির্বাচিত কর্মচারীদের কর্পোরেট ক্রেডিট কার্ডগুলি দেওয়ার বিষয়ে বিবেচনা করা একটি ভাল ধারণা।

কর্মচারীদের এই কার্ডগুলি ইস্যু করা মানে তারা ব্যবসার পক্ষে কিছু লেনদেন করতে পারে এবং পরে সমস্ত রসিদগুলি প্রতি মাসের শেষে প্রধান আর্থিক ব্যবস্থাপকের কাছে জমা দেয়। একটি সংস্থা হিসাবে, প্রতি কর্মচারীকে নগদ অগ্রিম প্রদান করার পরিবর্তে, কর্পোরেট ক্রেডিট কার্ডগুলি সেরা বিকল্প হিসাবে পরিণত হয় কারণ আপনি নগদ অর্থ প্রদানের ঝুঁকিতে জড়িত হবেন না।

তবে, আপনি কর্পোরেট কার্ডগুলি প্রকাশ করার আগে আপনাকে সতর্কতা অবলম্বন করতে হবে। তা না করে, কিছু কর্মচারীর ব্যবসায়িক তহবিলের অপব্যবহারের সম্ভাবনা রয়েছে। কর্পোরেট ক্রেডিট কার্ডগুলি তাদের হাতে থাকলে অননুমোদিত ক্রয়ের ঝুঁকি বাড়ায় এবং সেখানে কোনও সুরক্ষা ব্যবস্থা নেই। এই ঝুঁকি নিয়ন্ত্রণ করার জন্য নিম্নলিখিত নীতিগুলি সাহায্য করবে:

শুরুতে, প্রত্যাশা সেট করুন

কার্ডগুলি সরবরাহ করার সময়, কার্ড ব্যবহার করার সময় তাদের কাছ থেকে কী প্রত্যাশা করা হয় সে বিষয়ে সকল কর্মচারীকে সেট এবং অবহিত করার পরামর্শ দেওয়া হয়। আপনাকে এমন একটি নীতি প্রতিষ্ঠা করতে হবে যা কার্ডধারীর দায়িত্ব, কার্ডগুলি কীভাবে ব্যবহার করা উচিত এবং প্রতিটি ব্যয়ের জন্য কীভাবে দস্তাবেজগুলি জমা দিতে হবে তা ব্যাখ্যা করে।

কার্ডধারীর কার্ডটি কীভাবে ব্যবহার করে তা নিয়ন্ত্রণ করার জন্য প্রতিটি কোম্পানীকে কী কী করা উচিত তা এই কীগুলির মধ্যে একটি। এটি না করেই, আপনার ব্যবসা অতিরিক্ত খরচ বহন করবে যা কখনও বাজেটে ব্যয় করা হয়নি যা দীর্ঘমেয়াদি ব্যবসা চালানোর খরচ বাড়ায়।

নিশ্চিত করুন যে কার্ডের নিয়ম সঠিকভাবে বোঝা যায়

আমরা জানি, অধিকাংশ কর্মচারী পড়া সংস্কৃতি নেই। এর মানে হল যে আপনি যদি কার্ড ব্যবহারের ক্ষেত্রে কীভাবে বা কী প্রত্যাশিত হয় সেগুলি নিয়ে কোনও আইনী আইনী মুদ্রণের সাথে কর্মচারী কর্পোরেট কার্ডগুলি বাদ দেন তবে এটির জন্য এটি সাহায্য করবে না কারণ তাদের অনেকেই কার্ডটি পড়ার পরে কার্ড ব্যবহার করতে পারে নিয়ম।

উপরের দৃশ্যকল্প এড়ানোর জন্য, কর্মচারীদের সাথে একটি মিটিং সংগঠিত করা এবং নীতির মাধ্যমে তাদের গ্রহণ করা ভাল। এই কাজ শেষ হওয়ার পরে, লিখিত নীতির বোঝার স্বীকার করা তাদের পক্ষে ভাল হবে। এর মানে হল যে কোন কর্মচারী নীতির নীতির বিরুদ্ধে যায় তবে যথোপযুক্ত ব্যবস্থা গ্রহণ করা উচিত।

ব্যয় ব্যয় করতে আগ্রহী

সময়ে বেশীরভাগ কর্মচারী এই নিয়মগুলির বিরুদ্ধে যান এবং নীতিতে বর্ণিত বিষয়গুলির চেয়ে বেশি খরচ করতে থাকে। এটি আপনার মনের মধ্যে, ব্যবসার ক্রেডিট কার্ড ব্যবহারের জন্য বন্ধ ট্যাব রাখা ভাল। প্রধান আর্থিক কর্মকর্তাকে প্রতিটি বিভাগে সুপারভাইজারকে জানাতে হবে যে সে বিভাগের কর্মচারীদের তত্ত্বাবধানে তাদের দায়িত্ব দেওয়া হবে।

এটি একটি উপায়ে কর্মীদের অংশে কার্ডের অপব্যবহার কমিয়ে দেবে। যখন একজন কর্মচারী জানে যে কেউ কার্ড খরচ পর্যবেক্ষণ করছে, তখন তারা নীতিমালায় উল্লেখিত যে কোনও অনুমোদিত কেনাকাটাগুলিতে জড়িত হওয়ার ভয় পাবে।

জায়গায় প্রতিরক্ষামূলক ব্যবস্থা আছে

অর্থ একটি অর্থনৈতিক সম্পদ, এবং অতএব এটি খুব দুর্মূল্য। এর মানে হল যে যখন একজন কর্মচারী তাদের কার্ড ব্যবহারের বিশেষাধিকারগুলি অপব্যবহার করে, তখন বোঝা তাড়াতাড়ি তাদের কাছে কোম্পানির কাছে হস্তান্তরিত হয়। এই মনের সাথে, প্রতিটি কার্ডে আপনার ব্যয়ের সীমাবদ্ধ করা ঠিক আছে।

ম্যানেজার পদের মধ্যে যারা নিম্ন স্তরে যারা তুলনায় উচ্চ সীমা দেওয়া যেতে পারে। এই পরিমাপ অননুমোদিত লেনদেনের ঝুঁকি কমাতে বোঝানো হয়। খরচ সীমা সেট অতিক্রম করা উচিত নয় এবং নীতিতে বলা উচিত। যদি কোন কর্মচারী সীমা অতিক্রম করে, অতিরিক্ত পরিমাণ তাদের বেতন ও পেনাল্টি থেকেও কাটাতে হবে।

সর্বদা একটি বার্ষিক পর্যালোচনা পরিচালনা

কোম্পানির ক্রেডিট কার্ড প্রোগ্রাম বছরের পর বছর পর্যালোচনা করতে হবে। এটি এমন কারণ যেহেতু কিছু কর্মচারী এক বিভাগ থেকে অন্যের কাছে চলে যেতে পারে এবং প্রতিটি বিভাগের নির্দিষ্ট ব্যয় সীমা আছে, তাই প্রোগ্রামটির বার্ষিক পর্যালোচনা করার প্রয়োজন আছে।

এটি করার ফলে বিভাগের প্রধানগণ প্রত্যেক কর্মচারীর দায়িত্ব অনুযায়ী নতুন খরচ সীমা প্রদান করতে পারবেন। যদি একজন কর্মচারী কোনও বিভাগে কাজ করে যা কোনও কর্পোরেট ক্রেডিট কার্ডের প্রয়োজন হয় না তবে তাকে প্রোগ্রাম থেকে সরিয়ে ফেলা হতে পারে।

অনুসরণ আপ করার দ্বারা দক্ষতা বৃদ্ধি

আপনার পক্ষে কোনও ব্যক্তি থাকা আপনার পক্ষে ভাল না এবং আপনার পক্ষে কোম্পানির পক্ষ থেকে লেনদেনগুলির সারাংশ না করার জন্য কার্ডধারক এবং প্রতি মাসের শেষে আপনাকে জমা দিতে পারে। এই মনোনীত ব্যক্তিটির প্রধান উদ্দেশ্য তাদের কর্মীদের নামগুলি তালিকাভুক্ত করা হবে যারা তাদের কার্ড ব্যবহারের সময়মত ব্যাখ্যা এবং বিবৃতি দেবেন না।

কোন কর্মচারী কার্ড নীতিগুলি অনুসরণ করছে এবং কোনগুলি তা নয় তা পর্যবেক্ষণ করার জন্য এটি আপনার পক্ষে সহজ উপায়। নির্দিষ্ট সময়সীমার পরে, আপনি চিরস্থায়ী বা এমনকি স্থায়ীভাবে তাদের কাছ থেকে কার্ডগুলি সরিয়ে কার্ডগুলির বিরুদ্ধে সর্বদা নীতিগুলির বিরুদ্ধে যান এমন চিরস্থায়ী কার্ড ধারকদের উপর একটি চাবুক ফাঁস করতে পারেন।

Outliers মূল্যায়ন

মনে রাখবেন, কোনও কর্মচারী কর্পোরেট কার্ডটি শুধুমাত্র কোম্পানির জন্য দরকারী কিছু আইটেমগুলিতে ব্যবহার করা উচিত এবং জরুরী অবস্থায় ব্যক্তিগত আইটেমগুলি কেনার জন্য ব্যবহার করা উচিত নয়। সুতরাং, প্রতিটি কর্মচারী প্রতিটি মাসের শেষে কার্ডে ব্যবহৃত সমস্ত খরচ পর্যবেক্ষণ করার প্রয়োজন আছে।

ব্যক্তিগত আইটেমগুলির উপর কার্ড বা একাধিক কর্মচারী কার্ড ব্যবহার করলে তা জরুরী কারণে কিনা তা নির্ধারণের জন্য পুঙ্খানুপুঙ্খ মূল্যায়ন করা উচিত। এটি যদি জরুরি অবস্থা না হয় তবে কার্ডধারীর বিরুদ্ধে শাস্তিমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করা উচিত।বিপরীতভাবে, যদি এটি একটি জরুরী কারণে হয়, তাহলে ব্যয় করা হয়েছে তাদের বিরুদ্ধে গৃহীত কোনও শাস্তিমূলক পদক্ষেপ ছাড়াই কার্ড ধারকের বেতন থেকে বাদ দেওয়া।

ঝুঁকি বিভক্ত

আপনার কর্পোরেট কার্ড নীতি নিশ্চিত হওয়া উচিত যে কর্মচারী ব্যবহারকারী নিজ নিজ ঝুঁকিতে সমস্ত ক্রেডিট কার্ড ব্যালেন্সের জন্য ব্যক্তিগতভাবে দায়বদ্ধ। পরিবর্তে এই ধরনের নীতির সাথে, অনুমোদিত খরচগুলির পরিমাণ অনুসারে কেবলমাত্র পৃথক কার্ডহোল্ডারদের কাছে অর্থ ফেরত দেওয়ার প্রয়োজন হবে।

আমরা কোম্পানী এবং কর্মচারীদের মধ্যে ঝুঁকি ভাগ হিসাবে উল্লেখ করা হয়। কার্ড ব্যবহার করে তাদের ব্যক্তিগত উপাদানগুলি কিনতে আগ্রহী এমন কর্মচারীদের সাথে মোকাবিলা করার জন্য এটি একটি ভাল উপায়, কারণ শুধুমাত্র অনুমোদিত অর্থের সাথে মিলিত একটি পরিমাণ অর্থ প্রদান করা হবে।