প্রামাণিক আমন্ত্রণ পত্র এবং উপকরণ লেখা

অনুষ্ঠান এবং মিটিং পরিকল্পনাকারীরা মিটিং, অনুপ্রেরণা ভ্রমণ এবং তাদের সংগঠিত অন্যান্য প্রোগ্রামগুলির জন্য আনুষ্ঠানিক আমন্ত্রণপত্র এবং উপকরণগুলিতে অবদান রাখতে বা লিখতে প্রত্যাশিত। এটি একটি অসাধারণ কাজ বলে মনে হচ্ছে না, তবে উপযুক্ত আমন্ত্রণ শিষ্টাচার অনুসরণ করতে নির্দিষ্ট পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করা এবং আপনার অতিথির জন্য গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ অনুপস্থিতি এড়াতে গুরুত্বপূর্ণ।

এখানে কিভাবে:

1. একটি ইভেন্ট থিম তৈরি করুন। আনুষ্ঠানিক আমন্ত্রণ চিঠিপত্র এবং উপকরণ লেখার আগে, পরিকল্পনাকারীদের অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে তারা প্রোগ্রামের জন্য একটি আকর্ষক থিম রয়েছে। নিম্নলিখিত প্রশ্নগুলি মস্তিষ্কের প্রক্রিয়া শুরু করতে সহায়তা করবে: এটি একটি শিক্ষা সম্মেলন, সেমিনার বা উদ্দীপনা সফর? এটা কোথায় অনুষ্ঠিত হচ্ছে? যে গন্তব্য বা ঘটনাস্থল সম্পর্কে অনন্য কি? ঘটনা জন্য রুক্ষ সময়সূচী কি? প্রোগ্রাম পিছনে গোল কিছু কি? কেন একজন অংশগ্রহণকারী উপস্থিত হতে চান? এই প্রশ্ন একটি মহান ইভেন্ট থিম স্থাপন করতে সাহায্য করবে।

1. একটি ইলেকট্রনিক আমন্ত্রণ তৈরি করুন। গুরুত্বপূর্ণ ইভেন্ট লজিস্টিকের পরিমাণের কারণে গুরুত্বপূর্ণ ইভেন্ট লজিস্টিকসের পরিমাণগুলি অনেকগুলি আনুষ্ঠানিক আমন্ত্রণ পত্র এবং উপকরণগুলিকে এখন অনলাইন নিবন্ধীকরণ সিস্টেমে স্থানান্তরিত করা হয়েছে যা RSVP প্রক্রিয়ার সময় ধরা উচিত: নাম, যোগাযোগের তথ্য, খাদ্যের প্রয়োজনীয়তা, অক্ষমতা প্রবেশাধিকার, পরিবহন প্রয়োজন, প্রোগ্রাম বিবরণ, কার্যক্রম তথ্য এবং আরো। বিঃদ্রঃ: কম জটিল ইভেন্টগুলি ইভেন্টের বিশদ এবং RSVP পরিচিতিগুলি প্রকাশ করতে ইমেল দ্বারা প্রেরিত একটি একক ওয়েব পৃষ্ঠা বা গ্রাফিক ডিজাইন চিত্র ব্যবহার করতে পারে।

1. একটি মুদ্রিত আমন্ত্রণ তৈরি করুন। আপনার অনুষ্ঠান বা ইভেন্টের প্রকৃতির উপর নির্ভর করে, আমন্ত্রণ শিষ্টাচার আপনাকে সুপারিশ করতে পারে যে আপনার আনুষ্ঠানিক আমন্ত্রণপত্র এবং নোটগুলি লিখতে হবে যাতে আপনার অতিথিদের জানাতে পারে যে আপনি তাদের উপস্থিতি সত্যিই মূল্যবান। এই ইভেন্ট উপকরণ থেকে ভিন্ন; পরিবর্তে, হোস্ট এবং তার শিরোনাম, ইভেন্টের থিম, তারিখ (গুলি) এবং / অথবা সময় (গুলি), এবং একটি আরএসভিপি যোগাযোগ সহ আপনার অতিথিকে মূল্যবান তথ্য সরবরাহকারী একটি সাধারণ আমন্ত্রণ কার্ড বিবেচনা করুন।
2. প্রথাগত ইভেন্ট আমন্ত্রণ লেখা। ইলেকট্রনিক আমন্ত্রণের অংশ হিসাবে, আপনি প্রোগ্রাম এবং ইভেন্ট সম্পর্কে উচ্চ স্তরের তথ্য রূপরেখা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, যদি এটি একটি উদ্দীপক ট্রিপ বা বহু-দিনের সম্মেলন হয় তবে আপনি নীচেরটি অন্তর্ভুক্ত করতে চান: গন্তব্য, প্রধান হোটেল / সম্মেলন স্থান, প্রধান বিষয়, স্পিকার (বায়োস সহ), সময়সূচী, ক্রিয়াকলাপ, সরবরাহ এবং বিশদ নিবন্ধন সম্পর্কে। আমন্ত্রণ পত্র এবং উপকরণ অতিথিদের উপস্থিতির কারণ সরবরাহ করতে এবং সর্বদা অ্যাকশন করার জন্য কল অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।

1. আমন্ত্রণ শিষ্টাচার গন্তব্য / ঘটনাস্থল ওভারভিউ সঙ্গে শুরু হয়। আনুষ্ঠানিক আমন্ত্রণ চিঠিপত্র এবং উপকরণ লেখার সময়, এটি এমন সর্বদা নিরাপদ যে আপনি যে কেউ হোস্ট করছেন সেই জায়গাটিতে কেউ নেই। এর অর্থ হল আপনি গন্তব্য এবং / অথবা হোটেল / সুবিধা / স্থান যেখানে একটি অনুষ্ঠান অনুষ্ঠিত হচ্ছে তার সংক্ষিপ্ত সংক্ষিপ্ত বিবরণ লিখতে হবে। আপনি যদি একাধিক-দিনের ইভেন্ট পরিকল্পনা করে থাকেন তবে এই তথ্যটি যতটা সম্ভব উচ্চ স্তরের রাখুন, তবে অতিথিদের স্থান সম্পর্কে অনন্য অন্তর্দৃষ্টি প্রদানের জন্য পর্যাপ্ত তথ্য রয়েছে এবং কেন তারা আপনার সময় সেখানে বিনিয়োগ করতে হবে তা নিশ্চিত করুন।
2. আমন্ত্রণ শিষ্টাচার ইভেন্ট সময়সূচী প্রয়োজন। আপনি যদি একটি ইনসেনটিভ প্রোগ্রাম হিসাবে বহু-দিনের ইভেন্ট পরিকল্পনা করছেন, আমন্ত্রণ উপকরণ যতটা সম্ভব বিস্তারিত অন্তর্ভুক্ত করা উচিত যাতে অতিথিরা যথাযথভাবে আপনার সাথে তাদের সময় পরিকল্পনা করতে পারে।এর অর্থ হল আপনার আমন্ত্রণের আগমনের পদ্ধতি এবং বারগুলি সনাক্ত করা উচিত যখন তারা অংশগ্রহণের প্রত্যাশিত হবে, ব্যবসার সভাগুলি এবং ক্রিয়াকলাপের জন্য সময় (এবং ক্রিয়াকলাপের পছন্দ), খাবার এবং প্রস্থান তথ্য সম্পর্কে তথ্য।
3. আমন্ত্রণ শিষ্টাচার কার্যক্রম বর্ণনা প্রয়োজন। আনুষ্ঠানিক আমন্ত্রণ চিঠিপত্র এবং উপকরণ লেখার সময়, অতিথিদের আরও ভালভাবে তাদের স্বার্থের সাথে মিলিয়ে নির্ধারণে সহায়তা করার জন্য বিভিন্ন ক্রিয়াকলাপগুলির একটি সারসংক্ষেপ প্রদান করে। আপনার গলফ প্রোগ্রাম একটি 1/2 দিন বা পুরো দিন ঘটনা? নদী ধ্বনিত ফ্লোদের "বর্গ" কি? আপনি যেখানে ইভেন্টটি হোস্ট করছেন তার উচ্চতা কি এবং পর্বত বাইকিং প্রোগ্রামটি আপনাকে কতটা উচ্চতর করবে? একটি পেইন্টিং ক্লাস সময় কত সময় এবং তারা কি শিখতে হবে?
4. আমন্ত্রণ শিষ্টাচার মিট সরবরাহ সম্পর্কে তথ্য প্রয়োজন। আবার, আপনি একটি বহু দিনের প্রোগ্রাম হোস্টিং অনুমান করছেন, অতিথি নিম্নলিখিত আইটেমগুলির প্রতিটি সম্পর্কে বিশদ সরবরাহ করতে হবে:
   1. • ফ্লাইট রিজার্ভেশন
5. ইভেন্ট নিবন্ধন
6. রুম রিজার্ভেশন
7. বিমানবন্দর স্থানান্তর
8. পরিধান রীতি - নীতি
9. আবহাওয়া
10. চেক ইন পদ্ধতি
11. অ ফেরতযোগ্য আইটেম
12. হোস্ট কর্মীদের যোগাযোগ
13. চূড়ান্ত ইভেন্ট এজেন্ডা বিকাশ। এটি প্রাথমিক আমন্ত্রণ সামগ্রীর চেয়ে আলাদা হবে তবে আগমনের আগে বা ইভেন্টটিতে উপস্থিত হওয়ার আগে আমন্ত্রিত অতিথিদের প্রদান করা উচিত। এটি কখন এবং কোথায় নির্ধারিত হবে তার ঘন্টা-ঘণ্টা (ঘন্টাটি একত্রিত করা ভাল) অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। যদি আপনার একযোগে নির্ধারিত একাধিক শিক্ষামূলক ট্র্যাক থাকে তবে এটি সেই ট্র্যাকগুলিকে গোষ্ঠীগুলিতে রূপরেখা করতে সহায়তা করে যাতে অংশগ্রহণকারীরা জানতে পারে কখন এবং কখন কোন বিষয় নির্ধারিত হয়।
14. ইভেন্ট স্বাগত চিঠি তৈরি করুন। অনেক পরিকল্পনাকারী তাদের স্বাগত জানানোর জন্য কী তথ্য থাকা উচিত বা কী অন্তর্ভুক্ত করা উচিত তা নিয়ে সংগ্রাম করে না। সবচেয়ে ভাল পরামর্শ স্বাগত বার্তাটি সহজ রাখা এবং অতিথিদের জানাতে হবে যে তাদের স্বাগত এবং প্রশংসা করা হয়। আমন্ত্রণ শিষ্টাচার যে চিঠি অফিসিয়াল হোস্ট দ্বারা স্বাক্ষরিত করা উচিত প্রস্তাব।
    1. সবচেয়ে উপেক্ষা করা ঘটনা আমন্ত্রণ আইটেম এক প্রস্থান নোটিশ। স্বাগতম চিঠি এবং কোনও আগমন উপহারের অংশ হিসাবে, অতিথিরা কীভাবে চলে যাবে সে সম্পর্কে বিশদ সংযুক্ত করা গুরুত্বপূর্ণ।
15. মেনু কার্ড তৈরি করুন। আপনি সকালের নাস্তা, দুপুরের খাবার বা রাতের খাবারের পরিকল্পনা করছেন কিনা, অতিথিরা সবসময় মেনু কার্ডগুলি দেখেন যা খাবারের প্রতিটি কোর্সের জন্য মেনু আইটেমগুলি রূপরেখা করে। এটি তাদের টেবিলে অন্যদের সাথে একত্রিত হওয়ার বিষয়ে কথা বলতে কিছু দেয় এবং ওয়েস্ট স্টাফগুলিকে দ্রুত গেস্ট থেকে মেনু পছন্দগুলি পেতে ট্র্যাকের সময় নির্ধারণ করতে দেয়। বিঃদ্রঃ: আপনি যদি খাবারের সময় বিশেষ বিস্ময়ের পরিকল্পনা করেন, যেমন কিছু অনন্য বিনোদনের জন্য থিমযুক্ত ডেজার্ট, তবে এটি বিশেষ আইটেমটি বাড়ানোর জন্য মেনু কার্ড থেকে আইটেমগুলিকে আটকাতে সহায়ক।
16. কৃতজ্ঞতা উপহার নোট কার্ড তৈরি করুন। এটি একটি আগমন উপহার বা একটি বালিশ উপহার কিনা, প্রতি কৃতজ্ঞতা উপহার তার উপহার নোট কার্ড থাকা উচিত। এটি "আপনাকে ধন্যবাদ" বার্তাগুলি শক্তিশালী করার এবং আপনার অতিথিকে অতিরিক্ত বিশেষ করে তুলতে একটি সুযোগ। ইভেন্টের থিমটিকে প্রতিফলিত করে এমন শব্দ এবং বার্তা অন্তর্ভুক্ত করা এটি সহায়ক।
17. পৃথক প্রস্থান নোটিশ তৈরি করুন।
    1. প্রস্থান করার আগের দিন, অতিথির অতিথিদের কাছে নোটিশ প্রদান করে যা তাদের যাওয়ার সময় মনে করিয়ে দেয়, ফ্লাইট নম্বর এবং প্রস্থান সময় সহ। এটি সরবরাহের সময়সূচী সময় উপেক্ষা করা হতে পারে যে কোন শেষ মিনিট ত্রুটি সমাধানের একটি সুযোগ উপলব্ধ করা হয়।

পরামর্শ:

1. আপনি একটি মহান গ্রাফিক ডিজাইনার এবং একটি অনলাইন নিবন্ধন প্রক্রিয়া আছে তা নিশ্চিত করুন। আজও চ্যালেঞ্জটি হল যে বিভিন্ন অনলাইন ইভেন্ট নিবন্ধীকরণ সিস্টেম বিদ্যমান, তবে তাদের জন্য বেশিরভাগ কাস্টমাইজেশন প্রয়োজন হয় অথবা তৃতীয়-পক্ষের সিস্টেমগুলির ব্যবহারটি এখনও প্রতি আমন্ত্রণ ভিত্তিতে কিছুটা মূল্যবান বলে বিবেচিত হয়।সেইজন্য অনেক পরিকল্পনাকারী এখনও তাদের বাড়ির উত্থাপিত সরঞ্জাম এবং সংস্থানগুলিতে নির্ভর করে।
2. নিজেকে একটি মহান স্টেশনারি দোকান খুঁজে। যদিও সংস্থাগুলি যোগাযোগের ইলেকট্রনিক রূপগুলি ব্যবহারে আরও বেশি কিছু চলছে, তবে এটি এখনও মুদ্রিত আমন্ত্রণগুলি এবং ইভেন্ট সামগ্রীর সরবরাহের প্রভাবটিকে প্রতিস্থাপন করে না। আপনার ইভেন্টের থিমকে প্রশংসিত করে এমন স্টেশনারি অনুসন্ধান করুন এবং আরও আগ্রহ এবং নাটক তৈরি করতে কাগজের আকার এবং মাপের শৈলী পরিবর্তিত করুন। আপনার অতিথি প্রচেষ্টা লক্ষ্য করবে।
3. একটি টেমপ্লেট তৈরি করুন এবং সেখানে থেকে প্রতিলিপি। পরিকল্পকদের একটি টেমপ্লেট আমন্ত্রণপত্র এবং উপকরণ তৈরি করা উচিত, এবং পূর্ববর্তী প্রোগ্রাম এবং ইভেন্টের টেমপ্লেটগুলি থেকে কেবল নতুন ইভেন্টগুলি আপডেট করা উচিত। অবশ্যই, নতুন স্টেশনারি, গ্রাফিক্স, টেক্সট, ইত্যাদি নির্বাচন করা এবং ব্যবহার করা উচিত, তাই প্রতিবার নির্দিষ্ট পরিমাণে কাস্টমাইজেশন দরকার।