আপনি প্রকল্প শাসন কাঠামো সম্পর্কে কি জানা উচিত

আপনি কি জানেন যে প্রকল্প শাসন কী এবং এটি কেমন দেখায়? অথবা আপনি পরিবেশে কাজ করছেন কি না যদি এটা বিদ্যমান না? এর একটি সংজ্ঞা দিয়ে শুরু করা যাক।

প্রকল্প শাসন: একটি সংজ্ঞা

প্রকল্প ব্যবস্থাপনা পদগুলিতে 'সরকার' নীতিগুলি, প্রক্রিয়াগুলি, মান, পদ্ধতি এবং নির্দেশিকাগুলিকে বোঝায় যা প্রকল্পগুলিকে কীভাবে পরিচালনা করে, পরিচালনা করে এবং আপনার সংস্থার দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়।

সরকার প্রচুর পরিমাণে আমলাতন্ত্র, বা স্কেচী এবং 'আলো' (যার ক্ষেত্রে এটি সম্ভবত অদক্ষ) সহ ব্যাপক এবং 'ভারী' হতে পারে। ম্যানেজারদের তাদের পরিবেশ এবং সংস্কৃতির জন্য শাসনের সঠিক স্তরের লক্ষ্য করা উচিত। আপনার গভর্নেন্স নীতি উদ্দেশ্য জন্য উপযুক্ত হয় তা নিশ্চিত করা যে তারা কার্যকরী তা নিশ্চিত করার একটি মূল উপাদান।

সরকার শীর্ষে শুরু হয়। কোম্পানির বোর্ড সুশাসন এবং সঠিক নির্দেশিকাগুলির মধ্যে সঠিকভাবে পরিচালিত হওয়া উচিত বলে ধারণা করা উচিত। এই দৃষ্টিভঙ্গি এবং প্রত্যাশিত মানগুলি প্রকল্প বোর্ড এবং প্রকল্প নেতাদের (এবং প্রোগ্রাম টিম, যেখানে এই বিদ্যমান) কাছে ফিল্টার করা হবে।

কেন প্রকল্প শাসন বিষয়ক

আপনার প্রকল্প স্পনসর এবং অন্যান্য কী স্টেকহোল্ডাররা জানতে চান যে আপনি সঠিকভাবে প্রকল্প বাজেট ব্যয় করছেন। তারা দেখতে চায় যে আপনি আপনার প্রকল্পের অগ্রগতিটি কার্যকরভাবে প্রভাবিত করছেন এবং প্রয়োজনীয় হিসাবে প্রকল্প ঝুঁকি পরিচালনা করতে পদক্ষেপ নিচ্ছেন।

কিন্তু প্রকল্পের উপর সুশাসনের জন্য যুক্তি তার চেয়ে আরও বেশি।

সরকার গ্রাহকদের দ্বারা দাবি করা হয়, বিশেষ করে পাবলিক সেক্টর যারা। সরকার এবং নিয়ন্ত্রকেরা নির্দিষ্ট প্রকল্পগুলির জন্য নির্দিষ্ট মানগুলি (এবং কিছু ক্ষেত্রে প্রয়োগ) প্রয়োগ করে। সরকার শুধু একটি অভ্যন্তরীণ সমস্যা নয়: নিয়ন্ত্রিত বাজারগুলিতে অপারেটিং অনেক কোম্পানিকে সার্বজনীন-অক্সলে মতো বহিরাগত আইন থেকে নির্দেশিকা অনুসরণ করতে হবে। প্রকল্প পরিচালক আপনার শিল্পকে কার্যকরীভাবে পরিচালিত করে এবং আপনার শিল্পের নির্দিষ্ট নির্দেশিকা এবং প্রবিধানগুলির মধ্যে প্রমাণ করতে সক্ষম হওয়ার একটি ছোট অংশ তৈরি করে।

প্রকল্প শাসন আপনাকে সাহায্য করে:

• বিনিয়োগের উপর আপনার রিটার্ন উন্নত এবং কার্যকরভাবে যারা বিনিয়োগ ট্র্যাক
• প্রকল্প জন্য কিনুন লাভ
• প্রকল্প কেন ব্যর্থ সাধারণ কারণ এড়িয়ে চলুন
• আরো কার্যকরভাবে যোগাযোগ করুন
• প্রকল্পগুলির মধ্যে মানসম্মততা পরিচয় করিয়ে, কর্মক্ষমতা তুলনা করা সহজ করে তোলে
• ঝুঁকি কমানো
• একটি structured পরিবেশে কর্মীদের বিকাশ এবং প্রেরণা

কি প্রকল্প সরকার ভালো লাগে

সুতরাং এখন আমরা জানি প্রকল্প প্রকল্প কি, এটি কোন প্রকল্পে কেমন লাগে? এখানে এমন একটি ক্রিয়াকলাপ রয়েছে যা প্রকল্প পরিবেশে শাসন প্রদর্শন করে:

• একটি শৃঙ্খলাবদ্ধ প্রকল্প পরিচালনার জীবনচক্র রয়েছে যা অনুমোদনের জন্য সংজ্ঞায়িত পয়েন্ট অন্তর্ভুক্ত করে। এগুলি সেই পয়েন্ট যেখানে প্রকল্পটির কার্যকারিতা নিয়ে আলোচনা করা হয়েছে এবং কাজটি চালিয়ে যাওয়া হোক না কেন তা নিয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে।
• প্রকল্পের একটি পরিষ্কার ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে আছে এবং ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে সঠিক সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য পরিচালনা দলগুলিকে সক্ষম করতে যথেষ্ট তথ্য রয়েছে।
• যারা সিদ্ধান্ত পর্যাপ্তরূপে নথিভুক্ত এবং যোগাযোগ করা হয়।
• প্রকল্পে কাজ করে মানুষ ভূমিকা এবং দায়িত্ব সংজ্ঞায়িত করেছেন।
• ধারাবাহিক শিক্ষার একটি সংস্কৃতি যা প্রকল্প দলগুলিকে ক্রমাগত উন্নতি এবং একটি দোষ মুক্ত পরিবেশে শেখার পাঠগুলি নিয়ে আলোচনা করার অনুমতি দেয়।
• এমন প্রক্রিয়া এবং পদ্ধতি রয়েছে যা প্রকল্পগুলির প্রকল্পগুলি পর্যালোচনা করতে সক্ষম হয় এবং প্রয়োজনে স্বতন্ত্র সহায়তা চাইতে বলে।
• Stakeholders জড়িত হয় এবং তারা প্রক্রিয়া বিশ্বাস।
• প্রকল্প দল প্রাসঙ্গিক ভূমিকা অভিজ্ঞ এবং যোগ্যতাসম্পন্ন যারা ব্যক্তি গঠিত হয়।

প্রকল্পের শাসন সামগ্রিকভাবে সংস্থার শাসন কাঠামোর সাথে যুক্ত। আপনি যদি মনে করেন যে প্রকল্প শাসনব্যবস্থার মূল উদ্দেশ্য সঠিকভাবে প্রকল্পগুলি সম্পন্ন করা হয় তা নিশ্চিত করার জন্য, আপনি এটি কর্পোরেট স্তর, কর্পোরেট ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা এবং আরও অনেক কিছুতে আর্থিক শাসনের সাথে কীভাবে লিঙ্কযুক্ত তা দেখতে পারেন।

প্রজেক্ট গভর্নেন্স আপনার বর্তমান সাংগঠনিক প্রক্রিয়ার মধ্যে নিবিড়ভাবে মাপসই করা উচিত। অন্য কথায়, অন্য কোনও এলাকায় কাজ করার আগে আপনার কাছে একটি নতুন নতুন আর্থিক ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া তৈরি করবেন না! বর্তমানে বিদ্যমান কোনটি ব্যবহার করুন এবং কোনও প্রকল্প পরিবেশে ব্যবহারের জন্য উপযুক্ত করার জন্য কর্পোরেট প্রসেসগুলি টিক করুন।

প্রকল্প পরিচালনার জন্য ফোকাসের 5 টি ক্ষেত্র

যখন আপনি এটি দেখতে শুরু করবেন, তখন আপনি বুঝতে পারবেন যে প্রকল্প পরিচালনার সমস্ত উপাদানগুলি দ্বারা প্রজেক্ট গভর্নেন্স বিস্তৃত। যাইহোক, কিছু মূল ফোকাস এলাকায় আছে যেখানে শাসন বিশেষভাবে প্রাসঙ্গিক।

1. পদ্ধতি এবং প্রক্রিয়াগুলি: এটি আপনাকে নির্ভরযোগ্যভাবে এবং স্থায়ীভাবে কাজ সরবরাহ করতে সহায়তা করে।
2. জ্ঞান ব্যবস্থাপনা: শিখতে পাঠ্যক্রমের জন্য এটি গুরুত্বপূর্ণ এবং সংস্থাটি প্রকল্প অভিজ্ঞতার থেকে শিখতে নিশ্চিত। আপনি যদি একাধিকবার একই ভুলগুলি বন্ধ করতে চান তবে জ্ঞান পরিচালনা অপরিহার্য।
3. প্রকল্প ব্যবস্থাপনা মেয়াদপূর্তি: আপনার সাংগঠনিক প্রকল্প পরিচালন মেয়াদ বাড়ানোর সাথে সাথে আপনার সফলভাবে বিতরণ করার ক্ষমতাও থাকবে।
4. সিনিয়র-লেভেলের বাই-ইন: প্রকল্প পরিচালনা করার প্রতিশ্রুতি শীর্ষে শুরু হয়। আপনার যদি পরিচালনার সমর্থন থাকে, তবে এটি ব্যবসার সমস্ত স্তরের মাধ্যমে হ্রাস পাবে এবং প্রশাসনের দৃষ্টিভঙ্গি আরও টেকসই হবে।
5. সহায়ক সংস্কৃতি: সমর্থন একটি সংস্কৃতি, দোষ না, প্রকল্প পরিচালকদের সঠিক পরিবেশ যা আছে তা নিশ্চিত করা হবে। প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট অফিস বা প্রকল্প পরিচালক কর্তৃক পরিচালিত একটি সহায়ক সংস্কৃতি প্রকল্প পরিচালকদের তাদের লক্ষ্য এবং প্রকল্পে পৌঁছাতে সহায়তা করবে।

কোন কর্পোরেট স্ট্যান্ডার্ড নেই যদি কি করতে হবে

ছোট সংগঠনগুলির অনেক প্রকল্প পরিচালক নিজেদেরকে এমন পরিবেশে চলমান প্রকল্পগুলি খুঁজে পায় যা সহায়ক এবং যেখানে প্রকল্প পরিচালনার ধারণার জন্য কিনে নেওয়া হয়, তবে কোনও সংস্থার আনুষ্ঠানিক সাংগঠনিক কাঠামো ছাড়াই তা ফিড করতে হয়।

সেই অবস্থায় - এবং এটি ছোট সংগঠনের জন্য একচেটিয়া নয় - আপনি আপনার প্রকল্প পরিচালক মডেলটি স্ক্র্যাচ থেকে ডিজাইন করবেন। যদি কোন প্রকল্প প্রশাসনের পদ্ধতি না থাকে যা আপনি আশ্রয় নিতে পারেন এবং আপনার প্রকল্পটি ফিট করতে পারেন তবে আপনাকে নিজের তৈরি করতে হবে।

এটা মনে হতে পারে যে হিসাবে কঠিন না!

বুনিয়াদি সেট আপ সঙ্গে শুরু করুন:

• একটি ভূমিকা এবং দায়িত্ব নথি তৈরি করুন
• আপনি একটি প্রকল্প স্পনসর আছে তা নিশ্চিত করুন
• আপনি একটি প্রকল্প বোর্ড বা স্টিয়ারিং গ্রুপ আছে তা নিশ্চিত করুন এবং আপনি নিয়মিত মিনিট গ্রহণ করেন এবং মিনিট বিতরণ করেন
• একটি ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া সেট আপ করুন
• একটি পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া সেট আপ করুন
• আপনার প্রকল্পের সময়সূচিতে পয়েন্টগুলি তৈরি করুন যেখানে আপনি ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে মূল লক্ষ্যগুলির বিরুদ্ধে প্রকল্পটির কার্যকারিতা পরীক্ষা করেন (ফেজের প্রতিটি পর্যায়ে এই চেকগুলির জন্য প্রাকৃতিক বিন্দুটি হল)।

অবশেষে এটি পর্যাপ্ত শাসন নিশ্চিত করার জন্য প্রকল্প স্পনসর এর দায়িত্ব, তবে প্রকল্প পরিচালকরাও এতে সক্রিয় ভূমিকা নিতে পারেন।

প্রকল্প ব্যবস্থাপনা পরিচালনায় শুকনো বিষয়গুলির মধ্যে একটি হতে পারে তবে এটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ। সিনিয়র ম্যানেজমেন্ট টিম জানায় যে আপনি একটি ভাল কাজ করছেন এবং এটি তাদের আশ্বস্ত করে যে প্রকল্পটিকে যেমন প্রকাশ করা হচ্ছে তা তাদের আশ্বস্ত করে। এটি ম্যানেজারদের জন্য প্রয়োজনীয় চেক এবং ব্যালেন্সগুলিও উপলব্ধ করে যে অর্থগুলি যথাযথ ভাবে এবং ব্যবসার ক্ষেত্রে সংযোজিত উপায়ে ব্যয় করা হচ্ছে।