পেশাগত ব্যবসা ফোন সেলাইয়ের

01 কল স্থানান্তরিত

একটি টেলিফোন কল স্থানান্তর শুধু আপনার টেলিফোন সিস্টেমে কি বোতাম ধাক্কা জানা ছাড়া বেশী। যদি আপনি একটি কল স্থানান্তরিত করছেন কারণ আপনি কোন সুপারভাইজারের পরিস্থিতিটি বাড়িয়ে তুলতে চান তবে কী ঘটছে এবং কেন তা সম্পর্কে কলারের সাথে যোগাযোগ করুন। যদি আপনার ফোন সিস্টেম অনুমতি দেয়, লাইনে থাকুন এবং পরবর্তী ব্যক্তির কাছে কলারটি পরিচয় করান, কলটি সংযুক্ত হয় এবং কলকারী সম্মানিত বোধ করে তা নিশ্চিত করুন। হস্তান্তর করার আগে, কলারের অতিরিক্ত কোন প্রশ্ন আছে কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন অথবা আপনার কাছ থেকে আরও কিছু প্রয়োজন।

02 ধরে রাখা একটি কলার স্থাপন

যখন কোনও কলকারখানা হোল্ডে রাখা হয়, তখন একটি মিনিট চিরকালের মত মনে হয়, আপনার কোম্পানির হোল্ড সঙ্গীতটি কতটা আনন্দদায়ক তাও না। কথোপকথনে একটি বিরতির জন্য অপেক্ষা করার চেষ্টা করুন যাতে আপনি কলগুলি তাদের উপর রেখে দিচ্ছেন তা বলার আগে-অর্থাৎ, সম্ভব হলে কলকারীদের বাধা দেওয়া এড়িয়ে চলুন। নিশ্চিত করুন যে তারা বুঝতে পারছেন কেন আপনি তাদেরকে আটকে রেখেছেন এবং এটি কতক্ষণ সময় নিতে পারে সে সম্পর্কে সত্যবাদী হোন। অসুবিধার জন্য ক্ষমাপ্রার্থী, এবং তারা যদি আটকে রাখতে পারে না, তবে আপনাকে কল করার জন্য তাদের জিজ্ঞাসা করার পরিবর্তে তাদের কল করা আপনার পক্ষে ভাল। এবং আপনার কলার প্রতি সহানুভূতিশীল হতে চেষ্টা করুন; কেউ হোল্ড রাখা হচ্ছে লেগেছে, তাই পরিস্থিতির অনুমতি হিসাবে হিসাবে নম্র হতে।

03 একটি কল সমাপ্ত

কলার প্রস্তুত হওয়ার আগে আপনাকে ফোন কলটি শেষ করতে হতে পারে এমন কয়েকটি কারণ রয়েছে। একজন কলকার যদি অবমাননাকর বা বিরক্তিকর ভাষা ব্যবহার করে তবে আপনাকে এমন আচরণ সহ্য করতে হবে না। তাদেরকে বলুন আপনি তাদের আপত্তিকর ভাষাটির কারণে কলটি শেষ করছেন, কিন্তু অপমান বা পিছনে এগিয়ে যান না। আপনার সুপারভাইজার যেমন কল রিপোর্ট করতে ভুলবেন না।

যদি আপনি কোনও কল শেষ করতে চান কারণ একজন কলকারী কেবল দীর্ঘ-বাতাসে (যা প্রায়ই বেশি হয়), বিরতির জন্য অপেক্ষা করুন এবং ধার্মিকভাবে জিনিসগুলি শেষ করার চেষ্টা করুন। আপনি কিছু বলতে পারেন, "এটা আপনার সাথে সুদৃশ্য কথা বলা হয়েছে, তবে আমাকে এখন অন্য একটি কল নিতে হবে।" ব্যক্তিটিকে যেতে দেওয়ার আগে কলারের কাছে অন্য কোন প্রশ্ন আছে কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন, তবে আপনি কলটি বাতিল করছেন তা নিশ্চিত করুন।

04 ব্যক্তিগত ভয়েস মেইল ​​গ্রিটিংস তৈরি

একটি ভয়েসমেইল অভিবাদন আপনি কে এবং আপনার কোম্পানী মূল্য কি একটি বিবৃতি। একটি সংক্ষিপ্ত এবং আকস্মিক ভয়েসমেইল অভিবাদন একটি ভাল প্রথম ছাপ তৈরি করে না, এবং একটি দীর্ঘ, টানা আউট অভিবাদন callers হতাশ। কার্যকরীভাবে বিন্দুতে পৌঁছানোর চেষ্টা করুন: আপনি যে রাষ্ট্র, কোম্পানির নাম, এবং কেন আপনি কলটির উত্তর দিতে পারবেন না (অফিসের বাইরে, অন্য কলটিতে, সময়ের জন্য দূরে দূরে)। আপনাকে অনেকগুলি বিবরণ সরবরাহ করার দরকার নেই-কেবল যথেষ্ট যাতে কলকারী জানে যে সে শুনেছে এবং আপনি কলটি ফেরত দেবেন।

05 একটি অটোমেটেড এ্যাটেনডেন্টের জন্য একটি স্ক্রিপ্ট লেখা

আপনার গ্রাহক এবং ব্যবসায়িক সহযোগীগণ যখন আপনার কোম্পানীকে কল করে তখন প্রথম জিনিসটি আপনার টেলিফোন সিস্টেমের স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যা হবে। আপনার কলকারী কোম্পানীর সাথে পরিচিত না এবং নির্দেশিকা প্রয়োজন অনুমান সংখ্যাযুক্ত বিকল্প উপস্থাপন। নিশ্চিত করুন যে কলকারীরা জানে যে যদি নির্দিষ্ট ব্যক্তির জন্য তাদের সরাসরি এক্সটেনশান থাকে তবে তারা যে কোনও সময়ে সরাসরি সেই ব্যক্তির কাছে পৌঁছতে পারে।

অন্যান্য সকল কলকারীর জন্য, প্রতিটি এক্সটেনশনটির জন্য সর্বাধিক পরিচিত সংখ্যাগুলি ব্যবহার করার চেষ্টা করুন ("অভ্যর্থনাকারীর জন্য শূন্য চাপুন" উদাহরণস্বরূপ)। বিভাগ বর্ণনা করুন আগে নম্বরটি প্রদান করে- উদাহরণস্বরূপ, "গ্রাহক সহায়তার জন্য, 5 চাপুন।"

06 ঘন্টা পর বা ব্যবসায়িক ক্লোজার জন্য একটি অটোমেটেড Attendant স্ক্রিপ্ট লেখা

আপনার ব্যবসার নির্দিষ্ট সময়ের পরে বা সপ্তাহান্তে বন্ধ হয়ে গেলে এবং আপনার কলারদের উত্তর দিতে বা সহায়তা করার জন্য কেউ উপলব্ধ না হলে, ঘন্টা পরে স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যা অভিবাদন তৈরি করুন। আপনার কলকারীদের বলুন যে ব্যবসায়টি বন্ধ হয়ে গেছে এবং শেষ পর্যন্ত, তাদেরকে কল করতে বলুন। অপারেশন আপনার স্বাভাবিক ঘন্টা অন্তর্ভুক্ত মনে রাখবেন।

07 একটি পেশাগত ফোন বার্তা ছেড়ে

ভয়েসমেইল প্রতিটি ব্যবসায়িক-ক্লাসের টেলিফোন সিস্টেমের একটি স্ট্যান্ডার্ড অংশ হয়ে উঠেছে এবং কীভাবে পেশাদার ভয়েসমেইল ফোন বার্তাটি ছেড়ে দেওয়া যায় তা জানার পাশাপাশি আপনার কোম্পানির উপর ইতিবাচকভাবে প্রতিফলিত হওয়ার পাশাপাশি কীভাবে উত্তর দিতে হবে। তাদের কাজের অংশ হিসেবে ফোন ব্যবহার করে এমন সকল কর্মচারীকে পেশাদার ফোন বার্তাটি কীভাবে ছেড়ে দেওয়া উচিত তা জানা উচিত।