একটি পেশাদারী স্বয়ংক্রিয় Attendant স্ক্রিপ্ট তৈরি করুন

আপনার কম্পিউটার টেলিফোন সিস্টেমে আপনার কম্পিউটারাইজড স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যাকারী অভিবাদন আপনার গ্রাহক এবং ব্যবসায়িক সহযোগীগণ যখন আপনার কোম্পানিকে কল করবে তখন তারা প্রথম জিনিসটি শুনবে। প্রথমবার কল করার জন্য, আপনার কাছে কেবল একটি ভাল প্রথম ছাপ তৈরি করার একটি সুযোগ রয়েছে, এবং এটি আপনার স্বয়ংক্রিয় পরিচারক হবে। যারা আপনার কোম্পানিকে প্রায়শই কল করে তাদের জন্য, আপনি আপনার স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যা প্রক্রিয়া যতটা সম্ভব কার্যকর করতে চান যাতে তারা কল করার সময় আপনার সম্পূর্ণ স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যা স্ক্রিপ্টটি শুনতে সময় নষ্ট করে না।

আপনার ফোন সিস্টেমের স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যা বৈশিষ্ট্যটি প্রোগ্রাম এবং রেকর্ড করার দ্রুত এবং সহজতম উপায়টি একটি শব্দ প্রক্রিয়াকরণ প্রোগ্রামে একটি স্ক্রিপ্ট লিখতে হয়। একটি বন্ধুত্বপূর্ণ কণ্ঠস্বর আছে এমন স্ক্রিপ্টটি রেকর্ড করার জন্য একজন ব্যক্তির নির্বাচন করুন, কোনও শব্দ বা হতাশা ছাড়াই কথা বলতে পারেন এবং প্রতিটি শব্দ এবং নামটি স্পষ্টভাবে উচ্চারণ করতে এবং অবাঞ্ছিত করতে পারেন।

স্বয়ংক্রিয় অভিষেক অভিবাদন

স্ক্রিপ্ট প্রথম অংশ অভিবাদন হবে। আপনার কলকারীদের কাছে আপনার কোম্পানি উপস্থাপন করার এবং মৌখিকভাবে আপনার কোম্পানিতে তাদের স্বাগত জানাতে আপনার সুযোগ।

স্বয়ংক্রিয় অভিষেক অভিবাদন কি

• তাদের কল বা ব্যবসার জন্য একটি কৃতজ্ঞতা সঙ্গে শুরু।
• অভিবাদন সংক্ষিপ্ত রাখুন তাই প্রত্যাবর্তনকারীরা প্রতিবার কল করার সময় বিলম্বিত হয় না।
• আপনার ট্যাগলাইন, কোম্পানি স্লোগান এবং ওয়েবসাইটের নাম ব্যবহার করুন, অথবা উভয়টি যদি আপনার কাছে থাকে।

অটোমেটেড এ্যাটেনডেন্ট গ্রিটিং ড

• আপনার কলার greet করার জন্য দুই বা তিনটি বাক্য ব্যবহার করবেন না।
• আপনার গ্রাহকদের কাছে মূল্য দেওয়ার কিছু নেই তবে আপনার ওয়েবসাইটকে প্রচার করবেন না।
• অভিবাদন পূরণ করতে শুধু একটি স্লোগান বা ট্যাগলাইন তৈরি করবেন না।

স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যা বিকল্প

স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যাকারীর সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশটি আপনার কলকারীদের যে ব্যক্তির সাথে কথা বলা দরকার তার কাছে যাওয়ার জন্য নির্বাচন করার বিকল্পগুলি উপস্থাপন করছে। দুই ধরনের কলকার রয়েছে: (1) যারা আপনার কোম্পানীর সাথে অপরিচিত এবং তাদের নির্দেশিকা দরকার এবং (2) কলকারী যারা সঠিকভাবে জানেন তাদের সাথে তাদের কথা বলতে এবং তাদের এক্সটেনশানটি জানতে হবে।

অটোমেটেড এ্যাটেনডেন্ট অপশন কি

• সাধারণত গ্রহণ করা হয় যে অপশন ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, "রিসেপশনিস্টের জন্য শূন্য টিপুন," "আগের মেনুতে ফিরে যাওয়ার জন্য পাউন্ড কী টিপুন।"
• আপনার কলকারীদের যত তাড়াতাড়ি সম্ভব বলুন যে তারা তাদের পক্ষের এক্সটেনশান ডায়াল করতে পারে যদি তারা ইতিমধ্যে এটি জানেন।
• আপনার মেনু বিকল্প সম্প্রতি পরিবর্তিত হয়েছে যদি আপনার কলার সামনে সামনে জানতে দিন। তিন সপ্তাহ পরে এই নোটিশ সরান।
• প্রথমে সর্বাধিক বলা বিকল্প রাখুন।
• আপনি বিকল্প নম্বর দিতে আগে বিকল্প বিবরণ দিন। উদাহরণস্বরূপ, "গ্রাহক সহায়তার জন্য, '5' চাপুন।"
• সংরক্ষিত মেনু অপশন সংখ্যার জন্য আপনার সিস্টেমের ডকুমেন্টেশন পরীক্ষা করে দেখুন। (উদাঃ, সমস্ত এক্সটেনশান সংখ্যা "8" দিয়ে শুরু হয় এবং তাই "8" মেনু বিকল্প হিসাবে ব্যবহার করা যাবে না)।

অটোমেটেড এ্যাটেনডেন্ট অপশন ডন

• আপনি প্রতিটি বিকল্পটি উপস্থিত করার আগে "দয়া করে" বলবেন না (উদাঃ, "দয়া করে 1 টি টিপুন … দয়া করে ২ টি চাপুন … দয়া করে 3 টিতে টিপুন …" ইত্যাদি)
• একটি সময়ে ছয় বিকল্প উপস্থিত না। আপনার যদি ছয়টি বিকল্পের বেশি থাকে তবে একটি বহু-স্তরযুক্ত মেনু গঠন তৈরি করুন। উদাহরণস্বরূপ, "বিক্রয় এবং পরিষেবা বিকল্পগুলির জন্য, 5 চাপুন।"
• সবাই টাচটোন ফোন আছে অনুমান করবেন না। অভিবাদন শেষে তিন সেকেন্ডের মধ্যে একটি মেনু বিকল্প নির্বাচিত না হলে, কলারকে রিসেপশনিস্টের সাথে সংযুক্ত করুন।

নমুনা স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যা স্ক্রিপ্ট

• অপারেশনস টেক কোম্পানি কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ, যেখানে "প্রযুক্তি ও ব্যবসা একসঙ্গে আসে।" আপনি যদি আপনার পার্টির এক্সটেনশানটি জানেন তবে আপনি এটি যে কোনও সময়ে ডায়াল করতে পারেন। অন্যথা, নিচের বিকল্পগুলির মধ্যে একটি বেছে নিন। গ্রাহক পরিষেবার জন্য, '1' টিপুন। প্রযুক্তিগত সহায়তার জন্য, '2' টিপুন। আমাদের নিয়মিত ব্যবসায়িক ঘন্টার জন্য, '3' টিপুন। অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য '4' চাপুন। ক্রয় করার জন্য '5' টিপুন। আপনার কাছাকাছি একটি অবস্থান খুঁজে পেতে, '6' টিপুন। অন্যথা, রিসেপশনিস্টের জন্য '0' টিপুন বা লাইনে থাকুন এবং কেউ শীঘ্রই আপনাকে সহায়তা করবে।
• অপারেশনস টেক কোম্পানি স্বাগতম। আপনার অ্যাকাউন্টের অবস্থা চেক করতে, আমাদের ওয়েব পরিদর্শন করুন। আপনি যদি ব্যক্তির এক্সটেনশানটি জানেন তবে আপনি যে কোনও সময়ে ডায়াল করতে পারেন। কোম্পানির ডিরেক্টরি জন্য, '1' টিপুন। আপনি যদি ব্যক্তির এক্সটেনশানটি জানেন তবে আপনি যে কোনও সময়ে ডায়াল করতে পারেন। কোম্পানির ডিরেক্টরি জন্য, '1' টিপুন। প্রযুক্তিগত সহায়তার জন্য, '2' টিপুন। গ্রাহক পরিষেবা জন্য, '3' টিপুন। বিক্রয় এবং বিপণনের জন্য '4' টিপুন। আপনি রিসেপশনিস্টের সাথে কথা বলতে চান, '0' টিপুন বা লাইনে থাকুন এবং আমাদের বন্ধুত্বপূর্ণ কর্মীদের একজন আপনাকে সহায়তা করবে। অপারেশনস টেক কোম্পানি কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ, যেখানে "প্রযুক্তি ও ব্যবসা একসঙ্গে আসে।"

ঘন্টা পরে, সপ্তাহান্তে এবং ছুটির দিন শাটডাউন অটোমেটেড পরিচর্যা অভিবাদন

আপনার ব্যবসার নির্দিষ্ট সময় বা সপ্তাহান্তে বন্ধ হয়ে গেলে এবং আপনার কলারদের উত্তর দিতে বা সহায়তা করার জন্য কেউ নেই, তবে একটি ঘন্টার স্বয়ংক্রিয় অ্যাটাকেন্ট অভিবাদন তৈরি করুন। আপনার কলকারীদের বলুন যে ব্যবসায়টি বন্ধ হয়ে গেছে এবং শেষে তাদের কল করতে বলুন। এছাড়াও, অপারেশন আপনার স্বাভাবিক ঘন্টা অন্তর্ভুক্ত।

নমুনা অটোমেটেড এ্যাটেনডেন্ট পরে-ঘন্টা / উইকএন্ড স্ক্রিপ্ট:

• অপারেশন টেক কোম্পানি কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আমরা বর্তমানে বন্ধ। আমরা সোমবার থেকে শুক্রবার সকাল 9 টা থেকে 10 টা পর্যন্ত এবং শনিবার সকাল 10 টা থেকে সেন্ট্রাল স্ট্যান্ডার্ড টাইম পর্যন্ত খোলা। আপনি যদি আপনার পার্টির এক্সটেনশানটি জানেন তবে আপনি এটি যে কোনও সময়ে ডায়াল করতে পারেন। অন্যথায়, অনুগ্রহ করে আমাদের স্বাভাবিক ব্যবসায়িক ঘন্টার সময় ফিরে কল করুন যাতে আমরা আপনাকে সহায়তা করতে পারি। অপারেশনস টেক কোম্পানি কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ, যেখানে "প্রযুক্তি ও ব্যবসা একসঙ্গে আসে।" বিদায়।
• অপারেশন টেক কোম্পানি কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আমরা বর্তমানে বন্ধ।যদি এটি একটি জরুরি অবস্থা হয়, অনুগ্রহ করে 585-555-1234 এ আমাদের উত্তর দেওয়ার পরিষেবাটি কল করুন। আপনি যদি আপনার পার্টির এক্সটেনশানটি জানেন তবে আপনি এটি যে কোনও সময়ে ডায়াল করতে পারেন। আপনার যদি আমাদের সাথে একটি অ্যাকাউন্ট থাকে তবে আপনি সপ্তাহে 7 দিন ২4 ঘন্টা www.operationstech.about.com এ আপনার অবস্থানটি দেখতে পারেন। আমাদের সাধারন ঘন্টা ব্যবসা সোমবার থেকে শুক্রবার সকাল 9 টা থেকে বিকাল 5 টা পর্যন্ত, এবং শনিবার সকাল 10 টা থেকে সেন্ট্রাল স্ট্যান্ডার্ড টাইম। অন্যথায়, অনুগ্রহ করে আমাদের স্বাভাবিক ব্যবসায়িক ঘন্টার সময় ফিরে কল করুন যাতে আমরা আপনাকে সহায়তা করতে পারি। অপারেশনস টেক কোম্পানি কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ, যেখানে "প্রযুক্তি ও ব্যবসা একসঙ্গে আসে।" এই বার্তাটি পুনরাবৃত্তি করতে, পাউন্ড কী টিপুন। {3 সেকেন্ড বিরাম} বিদায়।

ঋতু অটোমেটেড অভিবাদন শুভেচ্ছা

আপনার কোম্পানির মৌসুমী বিশেষগুলির প্রচার বা শুধুমাত্র আপনার কলকারীদের বিশেষ মরসুমে অভিবাদন প্রসারিত করতে, আপনি সীমিত সময়ের জন্য আপনার স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যা অভিবাদন প্রচার করতে চাইতে পারেন। এটি আপনার কোম্পানির আত্মা প্রতিফলিত করে, যদি এটি sparingly এবং শুধুমাত্র ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি নতুন ঋতুতে আপনার কলকারদের আনন্দ এবং সমৃদ্ধি কামনা করার মৌসুমী ছুটির দিনটি হ'ল সংগ্রহ সংস্থার পক্ষে খুব কমই উপযুক্ত।

• আপনি অপারেশনস টেক কোম্পানি পৌঁছেছেন। "আমাদের পরিবার" থেকে "আপনার পরিবার" পর্যন্ত, আমরা আপনাকে একটি আনন্দদায়ক ছুটির ঋতু এবং একটি সফল নববর্ষের শুভেচ্ছা জানাতে চাই। আপনি যদি আপনার পার্টির এক্সটেনশানটি জানেন তবে আপনি …
• অপারেশন টেক কোম্পানি কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আপনার প্রতিস্থাপনের পরিষেবাগুলিতে আমাদের চতুর্থ জুলাই ছাড়ের বিষয়ে আপনার গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধিকে জিজ্ঞাসা করুন। আপনি যদি আপনার পার্টির এক্সটেনশানটি জানেন তবে আপনি …

রিহার্সিং এবং টেস্টিং

আপনার স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যা স্ক্রিপ্ট রেকর্ড করার আগে, আপনি যে ব্যক্তিকে এটি পড়তে নির্বাচন করেছেন সেটি আপনার সামনে বেশ কয়েকবার রিহার্স করুন। উচ্চারণ এবং annunciation জরিমানা এই ব্যবহার করুন। নতুন অভিবাদন রেকর্ড করার পরে, ত্রুটিগুলির জন্য রেকর্ডিং চেক করার জন্য আপনার ফোন সিস্টেমকে অবিলম্বে কল করুন এবং নিশ্চিত করুন যে সমস্ত বিকল্প ঘোষণা হিসাবে কাজ করে।