আপনার ছোট ব্যবসার মধ্যে যোগাযোগ আপ ধাপ 7 উপায়

যোগাযোগ আপনার ব্যক্তিগত জীবনের প্রতিটি একক সম্পর্কের ভিত্তি; এটা ব্যবসা ভিন্ন কিছু। কার্যকরী যোগাযোগ ছাড়া, আপনার কর্মীদের, আপনার ক্লায়েন্ট এবং অন্য যে কোনও ব্যক্তির সাথে আপনার যোগাযোগের মধ্যে বিভ্রান্তি, সমস্যা এবং দ্বন্দ্ব থাকতে পারে। দুর্বল যোগাযোগ কার্যকর প্রতিনিধিদল, বৃদ্ধি উৎপাদনশীলতা এবং একটি উপভোগ্য কাজের পরিবেশ কার্যত অসম্ভব করতে পারে।

নীচের টিপস আপনাকে আপনার যোগাযোগের দক্ষতাগুলিকে সূক্ষ্ম করে তুলতে সহায়তা করবে যাতে আপনি সময় বাঁচাতে, স্ট্রেস কমাতে এবং আপনার ছোট ব্যবসায়ের প্রতিটি মিথস্ক্রিয়াতে কার্যকরভাবে যোগাযোগ করে আরও ফলপ্রসূ হয়ে উঠতে পারে।

সীমাবদ্ধতা সীমিত এবং শুনুন

শ্রবণ কার্যকর যোগাযোগের চাবি, তবে এটি সর্বদা সহজ নয়। একজন ভাল শ্রোতা হয়ে উঠার এক উপায় হল আপনার কথোপকথনের সময় বিভ্রান্তিগুলি সীমিত করার চেষ্টা করা যা অন্যদের শুনতে কি বোঝা কঠিন এবং শোষণ করে। এর অর্থ হতে পারে আপনার ইমেল ক্লায়েন্ট বন্ধ করা, আপনার টেলিফোন রঙ্গক বন্ধ করা, অথবা আপনার অফিসের দরজা বন্ধ করা। এই ছোট জিনিসগুলি করে, আপনি যে ব্যক্তির সাথে কথা বলছেন সেটি আপনার পূর্ণ মনোযোগ নিশ্চিত করে।

অভ্যন্তরীণ বিভ্রান্তিগুলিকে সীমাবদ্ধ করাও গুরুত্বপূর্ণ, অর্থাৎ আপনার মনের সবকিছুই চলছে। যখন আপনার কোনও মিটিং বা কথোপকথনের সময় আপনার সমস্ত ধারনাগুলি খুঁজে বের করার জন্য ঝলসানো কথোপকথনের সময় সেগুলি মোকাবেলা করার জন্য বিভিন্ন বিষয়গুলি প্রলুব্ধকর হতে পারে, তবে এটি বিভ্রান্তির কারণ হতে পারে এবং অন্য ব্যক্তিটিকে তার ইনপুটের মত মনে করা গুরুত্বপূর্ণ নয়। ধীরে ধীরে এবং যোগাযোগ যে একটি দ্বি রাস্তার রাস্তার মনে রাখবেন। উভয় পক্ষের তাদের বলার অনুমতি দেয় যে একটি give-and-take প্রতিষ্ঠা করুন।

প্রতিক্রিয়াশীল হতে

কোনও দ্বন্দ্ব সংঘটিত হলে সবচেয়ে খারাপ জিনিসগুলির মধ্যে একটি বা আপনার ব্যবসায়, পণ্য, পরিষেবাদি ইত্যাদি সম্পর্কে কোনও অভিযোগ আছে তা উপেক্ষা করা হয়। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, কোন ধরণের প্রতিক্রিয়া অবিলম্বে জারি করা উচিত, এমনকি যদি এটি একটি সংক্ষিপ্ত বিবৃতি যা আপনি এই সমস্যাটি দেখবেন।

অসুখী পার্টির কাছে পৌঁছানোর আগে প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য আপনার কাছে অপেক্ষা না করা পর্যন্ত, তারা কেবল অসুখী হতে পারে না কিন্তু এখনও রাগ করে। যতটা সম্ভব প্রতিক্রিয়াশীল হয়ে ওঠার মাধ্যমে সকল পরিস্থিতিতে খোলাখুলি যোগাযোগের লাইন রাখুন এবং আপনার কাছে পৌঁছাতে লোকেরা আপনার সমস্যাটি গুরুত্বপূর্ণ মনে করে।

সঠিক প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন

যোগাযোগের পরিমাণ আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য পাওয়ার উপর নির্ভর করে এবং অনেক বার এটি আপনাকে সঠিক ধরণের প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে হবে। আপনার কথোপকথনের প্রতিটি অংশে আপনাকে কোন প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা উচিত তা সম্পর্কে সুস্পষ্ট সূত্র রয়েছে। আপনার প্রয়োজনীয় তথ্যগুলি প্রকাশ করতে কোন প্রশ্নগুলি বের করতে হবে সেই সূত্রগুলির উপর আপনাকে শোনা এবং শূন্য করতে সক্ষম হওয়া দরকার।

লক্ষ্য পূরণ না করা এবং সাধারণত কাজ এ অসুখী একটি কর্মী ক্ষেত্রে বিবেচনা করুন। আপনি যদি সঠিক প্রশ্নগুলি না জিজ্ঞাসা করেন তবে আপনি এই সমস্যাটির মূলটি কখনই পেতে পারেন না, যা ব্যক্তিগত সমস্যাগুলির থেকে কিছু হতে পারে চ্যালেঞ্জযুক্ত।

মিটিং অধিকাংশ তৈরি করুন

মিটিংগুলি ভালভাবে পরিকল্পিত এবং পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে সংগঠিত না থাকলে সময় অপচয়কারীদের জন্য কুখ্যাত। আপনি যদি সংগঠক হন তবে প্রথমবারের মতো প্রত্যেকের প্রতি শ্রদ্ধা করার জন্য এবং আপনার সাক্ষাতকারকে যতটা সম্ভব দক্ষতার সাথে নির্ধারণ করা হয় তা অগ্রিম নির্ধারিত করা। তারপরে, একটি বিষয়সূচী প্রস্তুত করার সময় নিন যা ফোকাস পয়েন্টগুলি রূপরেখা করে এবং মিটিংয়ের জন্য একটি কাঠামো সেট করে।

এখানে আরো কিছু স্মার্ট মিটিং টিপস যা আপনার মিটিংগুলি উত্পাদনশীল তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করবে:

• মিটিংয়ের এক থেকে দুই দিন আগে উপযুক্ত সময় অঞ্চলগুলিতে মিটিংয়ের সময় নিশ্চিত করুন।
• সভায় পরিচালনা করে এমন একটি মিটিং মডারেটর নিয়োগ করুন এবং নিশ্চিত করে যে অংশগ্রহণকারীরা এজেন্ডাটিতে থাকে।
• সভায় সবার কাছ থেকে ইনপুট এবং প্রশ্ন উত্সাহিত করুন।
• মিটিংয়ের গুরুত্বপূর্ণ বিবরণগুলি ধরতে নোট নিন, বা নোট নিতে অন্য কাউকে বরাদ্দ করুন।

যোগাযোগ পদ্ধতি একত্রিত করা

মুখোমুখি বা ভয়েস-টু-ভয়েস যোগাযোগ প্রায়ই ইমেলের সাথে আসা সময় চ্যালেঞ্জগুলিকে নির্মূল করার জন্য দুর্দান্ত। তবে জড়িত সকল পক্ষ একই পৃষ্ঠাতে না থাকলেও এটি আরও প্রশ্ন এবং বিভ্রান্তি তৈরি করতে পারে।

এমনকি যদি আপনার বেশিরভাগ যোগাযোগ ফোন বা নেটওয়ার্কিং ইভেন্টগুলিতে ঘটে থাকে তবে আপনি সারাংশ ইমেল তৈরি করতে পারেন যা আলোচিত হয়েছে তার রূপরেখা, পরবর্তী পদক্ষেপগুলি কী এবং কীসের জন্য দায়ী। এটি আরও কার্যকর (এবং কম বিভ্রান্তিকর) ফরওয়ার্ড-চলন্ত যোগাযোগের জন্য বিভিন্ন যোগাযোগ পদ্ধতিগুলিকে একত্রিত করার দুর্দান্ত উপায় হতে পারে।

গ্রাহক সেবা উপর ফোকাস

ভাল গ্রাহক সেবা দ্বি-যোগাযোগের উপর নির্ভর করে। প্রায়শই যখন গ্রাহকদের সাথে দ্বন্দ্ব দেখা দেয়, তখন রেজোলিউশনের কীটি সমস্যাটি উন্মোচনের জন্য যোগাযোগ করা হয় এবং সমাধানটি সনাক্ত না হওয়া পর্যন্ত যোগাযোগ করা চালিয়ে যায়।

আপনার ক্লায়েন্টদের সাথে দীর্ঘমেয়াদী সম্পর্ক বজায় রাখার এক উপায় হল যোগাযোগের খোলা লাইন রাখা। এর অর্থ হচ্ছে কীভাবে জিনিসগুলি চলছে এবং আপনি সরবরাহ করছেন এমন পণ্য এবং পরিষেবা সম্পর্কে তারা কীভাবে অনুভব করে তার জন্য ইনপুট চাওয়া। এটি একটি প্রকল্প শেষে, প্রতিদিনের কথোপকথনের সময়, ফোকাস গোষ্ঠীর সাথে বা আনুষ্ঠানিক জরিপের মাধ্যমে সম্পন্ন করা যেতে পারে।

আপনি প্রাপ্ত প্রতিক্রিয়া ব্যবহার করুন

যদি আপনি ইতিমধ্যে আপনার ক্লায়েন্টদের সাথে যোগাযোগ করছেন, তবে আপনি সম্ভবত নিয়মিত প্রতিক্রিয়া পাবেন, এমনকি যদি আপনি আনুষ্ঠানিক পদ্ধতির মাধ্যমে এটির অনুরোধ না করেন। ক্লায়েন্ট এবং সম্ভাব্য ক্লায়েন্টদের দ্বারা আপনার ব্যবসা, পণ্য এবং পরিষেবাগুলি কীভাবে অনুভূত হয় সে সম্পর্কে এটি কার্যকর তথ্যের একটি সোনারমিন হতে পারে। কার্যকর হতে, যদিও, আপনি এই প্রক্রিয়াটি আপনার প্রসেসগুলি পরিবর্তন এবং উন্নত করতে ব্যবহার করতে হবে। আপনি এক জায়গায় প্রাপ্ত প্রতিক্রিয়া সংগ্রহের জন্য একটি প্রক্রিয়া তৈরি করুন, তারপর ডেটা বিশ্লেষণের জন্য প্রতি মাসে বা দুটি সময় বাদ দিন এবং উন্নতি এবং ট্র্যাকিংয়ের জন্য পরিকল্পনা তৈরি করুন।

পরিশেষে, কার্যকর যোগাযোগ আপনি আপনার ব্যবসায় ব্যবহার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দক্ষতা হতে পারে। আপনার যোগাযোগের দক্ষতাগুলি কিছু সূক্ষ্ম-টিউনিং ব্যবহার করতে পারে তবে আপনি কীভাবে যোগাযোগ করবেন এবং আপনার যোগাযোগের ফলাফল বিশ্লেষণ করার জন্য সময় নিন। তারপর আপনি সময়ের সাথে এটি উন্নত করতে পারেন উপায় উপর ফোকাস। স্টাফ, ক্লায়েন্ট এবং সহকর্মীদের সাথে আপনার সম্পর্ককে আরও ভাল করার জন্য আপনাকে কতটা বিস্মিত হতে পারে।