কিভাবে সফল ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী সংগঠিত থাকুন

আপনি যদি কর্পোরেট ইভেন্ট প্ল্যানার বা প্রশাসনিক ব্যক্তি হন তবে ইভেন্ট পরিকল্পনাটির বুনিয়াদিগুলির জন্য আপনাকে শক্তিশালী সাংগঠনিক, যোগাযোগ এবং ডকুমেন্টেশন দক্ষতা থাকতে হবে। আপনার অভিজ্ঞতার স্তরের যাই হোক না কেন, এমনকি একটি আতিথেয়তা উত্সাহীও সৃজনশীলতার সামান্য বিট এবং পথে অনেক সংস্থার সাথে একটি বিস্ময়কর ব্যবসায়িক ইভেন্ট স্থাপন করতে পারে। কিন্তু যখন ইভেন্ট পরিকল্পনাটি আসে, বিশেষত ব্যস্ত ইভেন্ট পরিকল্পকদের জন্য তাদের বইগুলির একাধিক ইভেন্টের সাথে, সংগঠিত থাকা সবচেয়ে বেশি উপলব্ধি হতে পারে।

কিভাবে ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী সংগঠিত থাকুন

সংগঠন বেশিরভাগ ইভেন্ট পরিকল্পনাকারীর সাফল্যের জন্য অনেকগুলি কী এক। সাংগঠনিক দক্ষতাগুলি কেবলমাত্র কম চাপের দিকে পরিচালিত করতে পারে না, এটি একটি ইভেন্ট প্ল্যানার হিসাবে আপনার সৃজনশীলতাকে বাড়িয়ে তুলতে পারে এবং আপনি বড় ছবিটি দেখতে এবং বাক্সের বাইরে চিন্তা করতে পারেন যে আপনার কাছে বিস্তারিত তথ্যের দৃঢ় হ্যান্ডেল রয়েছে। সফল ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী সংগঠিত থাকার কয়েকটি উপায় এখানে রয়েছে।

ইভেন্ট বাইন্ডার তৈরি করুন

ইভেন্ট এবং ইভেন্ট পরিকল্পনা বাঁধার সৃষ্টি সম্ভবত সেমিনার, সম্মেলন, অভ্যন্তরীণ প্রশিক্ষণ, নির্বাহী বৈঠক এবং সমস্ত ধরণের ইভেন্টগুলির পরিকল্পনা করার জন্য সংগঠিত থাকার সবচেয়ে কার্যকরী উপায়। যদিও অনেক ইভেন্ট পরিকল্পনাকারীরা আরো ইলেকট্রনিক এবং ডিজিটাল প্রতিষ্ঠানের সরঞ্জামগুলিতে চলে যাচ্ছেন, তবে শারীরিক বাধাগুলি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ইভেন্ট এবং প্রোগ্রামের বিশদের জন্য স্থান হিসাবে কাজ করতে পারে। নির্দিষ্ট নথির নোট, নোট এবং অন্যান্য বিশদগুলির হার্ড কপিগুলি কোনও ইভেন্টের লাইফসভার হতে পারে।

আদর্শভাবে, প্রতিটি ইভেন্ট এবং / অথবা প্রোগ্রাম তার নিজস্ব বাইন্ডার থাকা উচিত। আপনার ইভেন্টের জটিলতার উপর নির্ভর করে, আপনার বাইন্ডার সহ বিভিন্ন বিভাগ অন্তর্ভুক্ত করতে পারে, যার মধ্যে রয়েছে:

• ভ্রমণপথ / এজেন্ডা
• মূল যোগাযোগ
• অংশগ্রহণকারীগণ
• যোগাযোগমন্ত্রী
• চুক্তি
• ভোজ ইভেন্ট আদেশ
• বিনোদন
• লোডিং / রুম তালিকা
• আগমন যাত্রা
• ক্রিয়াকলাপ
• উপহার
• বাজেট
• বিবিধ

আপনার ইভেন্ট পরিকল্পনা বাইন্ডার নিয়মিত আপডেট করা হলে, আপনি সহজেই আপনার অভ্যন্তরীণ সহকর্মীদের এবং ক্লায়েন্টদের সাথে তথ্য ভাগ করে নেবেন, এমনকি যদি তারা আপনাকে প্রস্তুত করার জন্য বেশি সময় দেয় না।

ইভেন্ট পরিকল্পনা সফটওয়্যার বা অনলাইন ডকুমেন্ট সংগ্রহস্থল ব্যবহার করুন

আপনার ইভেন্ট বাইন্ডারগুলিতে হার্ড কপি প্রতিটি ইভেন্টের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত, আপনার বাকি রেফারেন্স নোট, ধারনা এবং চিঠিপত্রও সংগঠিত এবং একসাথে রাখা উচিত। আজ, অনেক ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী ইভেন্ট পরিকল্পনা এবং পরিচালন সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে, কিন্তু আরো অনেক কিছু সংগঠিত রাখতে অনলাইন ফাইল স্টোরেজ বিকল্পগুলি সন্ধান করছে।

গুগল ড্রাইভ এবং ড্রপবক্স মত অনলাইন সরঞ্জামগুলি স্প্রেডশীট থেকে চালানগুলিতে সমস্ত ধরণের ইলেকট্রনিক নথিগুলির জন্য একটি সংগঠিত স্থান সরবরাহ করতে পারে। এই সরঞ্জামগুলি আপনাকে অনলাইন ফাইল এবং ফোল্ডারগুলিতে ডকুমেন্টগুলি আপলোড, স্টোর এবং সংগঠিত করার অনুমতি দেয় যেখানে সেগুলি যে কোনও জায়গা থেকে সহজেই অ্যাক্সেস করা যেতে পারে। আপনি আপনার ল্যাপটপ, স্মার্টফোন বা ট্যাবলেটে নথি খুলতে পারেন। আপনি সহজেই ইমেলগুলিতে ফাইলগুলি সংযুক্ত করতে বা সহকর্মীদের, বিক্রেতাদের এবং ক্লায়েন্টদের সাথে নথিটি ভাগ করতে পারেন। এটি ইভেন্ট পরিকল্পনাকারীদের জন্য সর্বদা নিখুঁত সংস্থার সমাধান হতে পারে যারা সবসময় চলতে থাকে।

সাংগঠনিক বটম লাইন

শেষ পর্যন্ত, কিভাবে আপনি আপনার নথি, নোট, এবং চিঠিপত্র সংগঠিত হয় আপনার উপর। প্রতিটি ইভেন্ট পরিকল্পক তাদের জন্য এবং তাদের ইভেন্টের জন্য কাজ করে একটি ভিন্ন সিস্টেম আছে। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ফ্যাক্টর সর্বদা অ্যাক্সেসিবিলিটি এবং তথ্যের প্রস্তুতি থাকা উচিত। তাই আপনি যে কোনও সিস্টেম ব্যবহার করেন তা নিশ্চিত করুন, আপনি যে তথ্যটি খুঁজছেন তা দ্রুত এবং সহজেই সনাক্ত করতে পারেন।