ধাপে ধাপে সম্মেলন পরিকল্পনা গাইড

গ্রাউন্ড আপ থেকে একটি সম্মেলন সংগঠিত করার জন্য অতীতের প্রচুর পরিমাণে চিন্তাভাবনা এবং তথ্য সংগ্রহের প্রয়োজন হয়। গোষ্ঠীর আকারের উপর নির্ভর করে পুরো প্রক্রিয়াটি কয়েক বছর সময় নিতে পারে তবে আপনি দ্রুত সিদ্ধান্ত নিতে পারেন এমন এক বছরে সফল সম্মেলন শুরু করতে অনুমানযোগ্য।

একটি কনফারেন্স পরিকল্পনা করার বাস্তবতা হল যে, কোন অভিজ্ঞতা ছাড়াই, আপনি অনেক বেশি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি দেখানোর সময় প্রতিটি সামান্য বিস্তারিত চিন্তা-ভাবনা করতে পারেন। প্রথম টাইমারগুলির জন্য প্রক্রিয়াটি সহজতর করার জন্য, আমরা আপনাকে প্রতিটি নির্দিষ্ট বিষয় সম্পর্কে আমাদের বিস্তারিত ওয়াকথ্রুগুলি লিঙ্ক সরবরাহ করার সময় সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপগুলি উল্লেখ করেছি। এখানে একটি কনফারেন্স প্ল্যানিং গাইড যা আপনাকে একটি কঠিন টেমপ্লেট দিয়ে শুরু করতে সহায়তা করবে।

ধাপ 1: আপনার সম্মেলনে একটি দৃষ্টিভঙ্গি খসড়া

প্রতিটি ঘটনা একটি দৃষ্টি দিয়ে শুরু হয়, তবে খরচগুলি পরিমাপ করতে এবং অবগত পরিকল্পনা সিদ্ধান্তগুলি নেওয়ার জন্য আপনাকে আপনার দৃষ্টিভঙ্গি শব্দ এবং সংখ্যাগুলিতে রূপান্তরিত করতে হবে। প্রথমত, আপনাকে বুনিয়াদিগুলির সাথে শুরু করতে হবে যেমন, কে, কখন, কোথায় এবং কেন।

আরো পড়ুন: ইভেন্ট পরিকল্পনা 101: প্রয়োজনীয় বিবরণ খসড়া

পদক্ষেপ 2: একটি ব্যবসায়িক পরিকল্পনা তৈরি করা

আপনার কনফারেন্সটি কোন অনুদান বা সংস্থার দ্বারা অর্থায়ন করা হচ্ছে না, আপনার অর্থের কোথা থেকে আসছে এবং এটির জন্য কী ব্যবহার করা হচ্ছে তা আপনাকে মানচিত্রের দরকার হবে। এই সমীকরণের প্রথম অংশ, রাজস্ব, পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার প্রথম দিকে গণনা করা উচিত।

এখন, সম্মেলনের মূল্য নির্ধারণ করার জন্য, আপনাকে অংশগ্রহণকারীদের প্রস্তাব করার পরিকল্পনা সম্পর্কে আপনার ধারণা থাকা দরকার। আপনার ভ্রমণপথ এবং স্পিকার লাইনআপ সম্ভাব্য নিবন্ধকদের জন্য বিক্রয় ফ্যাক্টর হতে হবে।

ধাপ 3: স্থান এবং সেবা তুলনা

আপনার কনফারেন্সটি কখন অনুষ্ঠিত হবে এবং আপনি কতজন ব্যক্তি উপস্থিত হতে চান সে বিষয়ে আপনার আরো নির্দিষ্ট ধারণা দেওয়ার পরে, আপনি কোন উপযুক্ত স্থানে কেনাকাটা করতে শুরু করতে পারেন। আপনার ভেন্যু নির্বাচন আপনার ক্যাটারিং এবং অডিও / চাক্ষুষ খরচ নির্ধারণ করবে মনে রাখবেন। এটি বেশিরভাগ সম্মেলন কেন্দ্রে এবং ইভেন্ট হোটেলগুলির জন্য আপনাকে কোনও অন-সাইট ইভেন্টগুলির জন্য তাদের ইন-হাউস পরিষেবাগুলি ব্যবহার করার প্রয়োজন হয়।

বেশিরভাগ কনফারেন্সে এলাকার বাইরে ভ্রমণকারী অতিথির জন্য রাতারাতি থাকার সুবিধা প্রদান করতে হবে। এই প্রয়োজনীয়তা আপনার ভেন্যু সিদ্ধান্তের মধ্যে ফ্যাক্টর বিবেচনার অন্য সেট তৈরি করে।

আরও পড়ুন:

• প্রতিটি স্থান মূল্যায়ন কিভাবে
• একটি caterrer নিয়োগের জন্য 10 টি পরামর্শ

ধাপ 4: নিয়োগ এবং নিবন্ধন ব্যবস্থাপক

এমনকি সবচেয়ে জনপ্রিয় সম্মেলনে অবশ্যই বাড়ির প্রতিটি আসন পূরণ করার জন্য তাদের ইভেন্টকে বাজারে বাজার করা উচিত। উপস্থিতি আপনার ইভেন্ট সাফল্যের একক সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ফ্যাক্টর। ভাল উপস্থিতি সংখ্যা রাজস্ব এবং স্পনসরশিপ সুযোগ আনতে। এবং আপনি নিবন্ধিত আরো মানুষ বিজ্ঞাপন এবং অংশগ্রহণ openings জন্য আরো চাহিদা তৈরি করবে। লম্বা গল্প সংক্ষিপ্ত, যদি আপনি একটি ভিড় আঁকতে পারেন তবে অন্য সব জায়গায় জায়গা অনেক সহজ হবে।

আপনার ইভেন্ট মাপ বৃদ্ধি হিসাবে নিবন্ধন ব্যবস্থাপনা আরো কঠিন হয়ে ওঠে। এটি এমন একটি অনলাইন নিবন্ধন ব্যবস্থা যেখানে আপনাকে নম্বর ট্র্যাক করতে, অর্থপ্রদান প্রক্রিয়া এবং ডেটা সংগঠিত করতে সহায়তা করতে পারে।

আরও পড়ুন:

• অনলাইন ইভেন্ট নিবন্ধন সমাধান পর্যালোচনা
• আপনার সম্মেলনে অনলাইন বাজারে 6 কম খরচে উপায়

ধাপ 5: সাইটে বিস্তারিত বিবরণ

অবশেষে সম্মেলনের ব্যবসার উপাদানগুলি সংগঠিত ও বাস্তবায়ন করার পরে, আপনি সাইটের বিবরণ সম্পর্কে চিন্তা করতে শুরু করতে পারেন। এতে অংশগ্রহণকারীদের সম্মেলন, প্রতিটি কক্ষের সাধারণ বিন্যাস এবং খাদ্য ও পানীয় বিতরণে কীভাবে নেভিগেট করবেন তা অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে। এটি এমন একটি সম্মেলনে পরিকল্পনা করার অংশ যা বেশিরভাগ লোকেরা ইভেন্ট পরিকল্পনার সাথে জড়িত। সমস্ত বিবরণ সমন্বয় করার সেরা উপায় আপনার অতিথি হিসাবে আপনার ভ্রমণপথের মাধ্যমে হাঁটা হয়। ভাবুন যে তারা কীভাবে চিন্তা করবে এবং দিনে প্রতিটি বিন্দুতে সমস্যার সমাধান করার আগে তাদের সমস্যা সমাধান করবে।

আরও পড়ুন:

• জনপ্রিয় সভা স্পেস মেঝে পরিকল্পনা
• একটি কার্যকর রেজিস্ট্রেশন টেবিল জন্য আইডিয়াস
• সম্মেলন প্রবাহ পরিচালনা সাইনেজ কৌশল

পদক্ষেপ 6: প্রদর্শনী ব্যবস্থাপনা টিপস

কনফারেন্সগুলি সাধারণত একটি প্রদর্শনী এলাকা বা কনভেনশন মেঝে সমন্বিত করে যেখানে স্পনসর এবং বিক্রেতারা তাদের পণ্য প্রচারের জন্য ভাড়া দেয়। আপনি যদি সবকিছু ভালভাবে সংগঠিত করেন তবে এটি আপনার সম্মেলনের জন্য খুবই লাভজনক সুযোগ হতে পারে। মনে রাখবেন যে একটি প্রদর্শনী এলাকাটি সময় এবং সংস্থার উভয় গুরুত্বপূর্ণ প্রতিশ্রুতির প্রয়োজন হবে, তাই আপনি এই বিন্যাসে সম্মতি দেওয়ার আগে আপনি একাধিক বিক্রেতার চাহিদাগুলি পরিচালনা করতে প্রস্তুত কিনা তা নিশ্চিত করুন।

আরও পড়ুন:

• বাণিজ্য শো ব্যবসায় মডেল রাজস্ব ও ব্যয়