কিভাবে আপনার ব্যবসা ইমেল আরো পেশাদারী ইমেইল করুন

অনেক ছোট ব্যবসা মালিক ব্যবসার যোগাযোগের প্রাথমিক মোড হিসাবে ইমেলের উপর নির্ভর করে। এটা বিস্ময়কর নয়; ইমেল দ্রুত, সহজ এবং একটি কাগজ ট্রেইল প্রদান করে। কিন্তু এর অর্থ এই নয় যে আপনার ইমেল বার্তাগুলি, বিশেষত যখন এটি বাণিজ্যিক যোগাযোগের ক্ষেত্রে আসে, তা হ্রাস করা উচিত। আসলে, আপনার ব্র্যান্ড এবং আপনার খ্যাতি ব্যাথা করার সময় দুর্বল ইমেল যোগাযোগ আপনাকে গ্রাহকদের ব্যয় করতে পারে।

পেশাদারী ব্যবসা ইমেল পাঠানো স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত এবং উপযুক্ত যোগাযোগের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে যে অভ্যাস তৈরি করতে নিচে আসে।

1. একটি ব্যবসায়িক ইমেইল ঠিকানা ব্যবহার করুন

আপনি যখন কোনও ব্যবসার মালিক হন, আপনার কোম্পানির পক্ষ থেকে ব্যবসা পরিচালনা করেন, নিশ্চিত হন যে আপনি একটি ব্যবসায়িক ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করছেন। আদর্শভাবে, এর অর্থ হল আপনার একটি ব্যবসায়িক ঠিকানা (যেমন, [email protected]) যা আপনি সমস্ত ব্যবসায়িক যোগাযোগের জন্য ব্যবহার করেন।

যদি এটি সম্ভব না হয়, তবে আপনি একটি বিনামূল্যে ইমেল ঠিকানা তৈরি করতে পারেন যা আপনার ব্যবসায়ের নাম অন্তর্ভুক্ত করে (যেমন, [email protected])। একটি ব্যক্তিগত ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করে যা আপনার ব্যবসার সাথে স্পষ্টভাবে সম্পর্কিত নাও হতে পারে, সবচেয়ে খারাপভাবে আপনার পেশাদারিত্বকে আঘাত করতে পারে এবং অনেক ক্ষেত্রে আপনাকে গুরুত্ব সহকারে নেওয়া যেতে পারে না।

2. সংক্ষিপ্ত এবং মিষ্টি বার্তা রাখুন

মহান বিস্তারিত জিনিস ব্যাখ্যা সঙ্গে কিছুই ভুল আছে; এটা স্বচ্ছতা প্রদান এবং ভুল বোঝাবুঝি কমাতে পারেন। কিন্তু যখন একটি ইমেল বার্তা একটি উপন্যাসের মতো দেখতে শুরু করে, তখন আপনি দ্রুত প্রাপকের মনোযোগ হ্রাস করতে পারেন এবং সমস্যাটিকে অপ্রাসঙ্গিক তথ্যের সাথে বিভ্রান্ত করতে পারেন। এটি এড়ানোর জন্য, প্রতি ইমেলের একটি বিষয় নিয়ে আটকে থাকুন, এবং যখন আপনাকে আরও তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে হবে, সাহসী সাবhead ব্যবহার করুন যাতে সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ বিবরণগুলি পরিষ্কার হয়।

3. বর্ণনামূলক বিষয় লাইন ব্যবহার করুন

আপনি কি কখনও বিষয়টির উপর ভিত্তি করে একটি ইমেল বার্তা খোলা আছে, এবং এটি পুরোপুরি বিভ্রান্ত হয়ে গেছে এবং এটি সম্পূর্ণ ভিন্ন কিছু সম্পর্কে একটু বিরক্ত হয়ে গেছে? যেহেতু আপনি ইতোমধ্যেই প্রতিটি ইমেলটি রেখেছেন, উপরে উপরে টিপের প্রতি এক সীমাবদ্ধ সীমাবদ্ধ লিখেছেন, আপনার বিষয়টিও নিশ্চিত হওয়া উচিত যে আপনার বিষয় লাইনটি বিষয় এবং অন্য কিছুকে প্রতিফলিত করে না। এটি শুধুমাত্র প্রাপককে সহায়তা করবে না, তবে এটি আপনার নিজের ইমেল ইনবক্স পরিচালনা করার জন্য আরও সহজ করে তুলবে।

4. এটা স্বন নিচে

আপনি যখন কোনও ইমেল পাঠাচ্ছেন তখন জিনিসগুলি উড়ে যাওয়া সহজ, কারণ আপনার কম্পিউটার স্ক্রীন দ্বারা সুরক্ষিত থাকা আপনার মনে হতে পারে তবে কিছু কথোপকথন ইমেলে সহজেই ভুল বুঝে যেতে পারে। প্রকৃতপক্ষে, আপনি যে বার্তা প্রেরণ করছেন সেটি মেজাজে মৌখিক যোগাযোগের সংকেত ছাড়া, কোনও ইমেল ভুল পথে নেওয়া যেতে পারে। আপনি যদি কোনও বার্তা প্রেরণ করতে পারেন যা সন্দেহজনক হতে পারে তবে পাঠানোর আগে এটি পুনঃread করুন এবং আপনি যদি এখনও নিশ্চিত না হন তবে সম্ভবত আপনি ফোনটি বাছাইয়ের চেয়ে ভাল।

5. আপনার ইমেইল স্বাক্ষর দরকারী করুন

কোনও ইমেল স্বাক্ষরে কোট, প্রচার এবং নিউজলেটার সাইনআপগুলি কিছু পরিস্থিতিতে কার্যকর হতে পারে তবে আপনার আইটেমগুলির জন্য কী ব্যবহার করা উচিত তার জন্য আপনার ইমেলের স্বাক্ষর ব্যবহার করে এটি কখনই ট্রাম্প করা উচিত নয়। আপনার প্রাথমিক ইমেল বা উত্তরটি আপনার পূর্ণ নাম, কোম্পানি এবং URL এ সর্বনিম্ন একটি ইমেল স্বাক্ষর অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। একটি ফোন নম্বর, শিরোনাম এবং আপনার ই-মেইল ঠিকানা পুনঃস্থাপন কোনও ক্ষতি করে না।

6. আপনার বানান এবং প্রফফড চেক করুন

বানান পরীক্ষা সহজ। আপনি তাদের পাঠানোর আগে সব বার্তা চেক করার জন্য এটি আপনার ইমেল ক্লায়েন্ট একটি ডিফল্ট সেটিং করুন। ইমেলটি আরো অননুমোদিত এবং বানান এবং ব্যাকরণগত ত্রুটির সাথে একটু বেশি উচুতা আছে, তবে ত্রুটিগুলির সাথে একটি বার্তা পাঠানো ভয়াবহ মনে হচ্ছে। আপনি যে সর্বশেষ জিনিসটি চান তা হল একটি খারাপ ছাপ তৈরি করা, কারণ আপনি একটি ইমেল পাঠানোর জন্য দৌড়ে গিয়েছিলেন এবং আপনার বানান এবং ব্যাকরণ চেক করা বন্ধ করেছেন।

ইমেলটি ব্যবসার যোগাযোগের একটি গুরুত্বপূর্ণ পদ্ধতি, এমনকি এটি আপনার প্রথম পছন্দ নাও না। এই ব্যবসার ইমেলটি অনুসরণ করার পরে সর্বোত্তম অনুশীলনগুলি আপনাকে আপনার ইমেল যোগাযোগকে পেশাদার এবং উত্পাদনশীল রাখতে সহায়তা করবে এবং আপনি বিশ্বাস করতে পারেন যে আপনি যে ছাপটি তৈরি করছেন তা ভাল।