সহজ হোম ব্যবসা ফাইলিং সিস্টেম

এমনকি এই ডিজিটাল জগতে, এটি একটি বিস্ময়কর ব্যাপার যে একটি বাড়ির ব্যবসায় কত পরিমাণে সংগ্রহ করতে পারে। অধিকন্তু, আপনার ব্যবসার অ্যাকাউন্টগুলি, বিপণন কৌশল, প্রকল্প, গ্রাহক এবং আরও অনেক কিছু থেকে বাড়ির ব্যবসায়ের ট্র্যাক করার জন্য অনেক কিছু আছে। আপনি প্রয়োজন যখন আপনি প্রয়োজন কি খুঁজে পেতে সক্ষম তা নিশ্চিত করার জন্য আপনার ব্যবসার প্রথম দিকে সাংগঠনিক সিস্টেম বিকাশ অপরিহার্য।

আপনি সংরক্ষণ এবং সংগঠিত করতে হবে কি

একটি নির্দিষ্ট পরিমাণে, আপনার জন্য ফাইলিংয়ের একটি পদ্ধতি বিকাশ করার জন্য প্রয়োজনীয় আইটেমগুলি আপনার ব্যবসার উপর নির্ভর করবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি বাস্তব পণ্য বিক্রি করেন, তবে আপনার সামগ্রীটি ট্র্যাক করে এমন কিছু প্রয়োজন হবে। তবে, এখানে আপনার পরিবারের ব্যবসায়গুলিতে ট্র্যাক বন্ধ রাখার জন্য প্রয়োজনীয় আইটেমগুলির একটি সাধারণ তালিকা রয়েছে:

• ব্যবসা এবং বিপণন পরিকল্পনা।
• আইনি নথি (যেমন এলএলসি কাগজপত্র, ব্যবসা লাইসেন্স, এবং বুদ্ধিজীবী সম্পত্তি নিবন্ধন, চুক্তি)
• পরিচিতি (পেশাদার, ক্লায়েন্ট, বিক্রেতা, পরিষেবা সরবরাহকারী, ইত্যাদি)
• আর্থিক তথ্য (লাভ / ক্ষতি বিবৃতি, ব্যালেন্স শীট, অ্যাকাউন্ট প্রদেয় / গ্রহণযোগ্য)
• করের
• ব্যবসা খরচ (রসিদ)
• প্রকল্প

এই তালিকার পাশাপাশি, আপনি আপনার ব্যবসার জন্য নির্দিষ্ট আইটেম যোগ করতে চান।

আপনার হোম ব্যবসা সংগঠিত করার জন্য সিস্টেম

Odds আপনি আপনার কাগজপত্র এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ তথ্য সংরক্ষণ এবং পরিচালনা করার জন্য বিভিন্ন পদ্ধতি ব্যবহার করব। কী ফ্যাক্টর আপনার জন্য সেরা কাজ করে এমন একটি পদ্ধতি নির্বাচন করা হয়। প্রত্যেকেরই চিন্তা এবং সংগঠনের একটি ভিন্ন উপায় আছে। উদাহরণস্বরূপ, কিছু লোকের জন্য, এটি alphabetically ফাইলগুলি সংগঠিত করার আরো অর্থ দেয়, কিন্তু অন্যদের জন্য, তারা তারিখ অনুসারে সংগঠিত করা সহজ করে। আপনি যদি নিশ্চিত না হন যে আপনার জন্য কী সেরা কাজ করবে, চেষ্টা করুন এবং যদি আপনি এটি বজায় রাখতে সংগ্রাম করেন তবে একটি ভিন্ন সিস্টেম গ্রহণ করুন। এখানে আপনার ফাইল এবং তথ্য সংগঠিত করার তিনটি উপায় রয়েছে:

সহজ বাইন্ডার ফাইলিং সিস্টেম

খুব বেশি কাগজপত্র তৈরি করে না এমন ছোট ব্যবসার জন্য, বাইন্ডার সিস্টেমটি একটি ভাল পছন্দ। এটি এমন লোকদের জন্যও আদর্শ, যারা এক জায়গায় সব কিছু পছন্দ করতে চায় বা তাদের তথ্যকে মোবাইল হতে চান। বাইন্ডার সিস্টেম একটি বৃহত তিন-রিং বাইন্ডার, শীট রক্ষক, এবং বিভাগ dividers ব্যবহার করে।

আপনার ব্যবসার বিভাগগুলি যেমন মুলতুবি আদেশ, সম্পন্ন আদেশ, বিভিন্ন ফর্মের মাস্টার কপি ইত্যাদি সংগঠিত করার জন্য বিভাগের ডিভাডারগুলি ব্যবহার করুন … ইত্যাদি। সেখান থেকে, আপনি শীট রক্ষাকর্তা ফাইলগুলি সংগ্রহ করতে শুরু করবেন। একবার বাইন্ডার পূর্ণ হয়ে যায় - সপ্তাহের শেষে, মাস বা তিন মাসের মধ্যে - এটি পরিস্কার করার সময় হবে। আপনি কেবল গ্রাহকের অর্ডার ফাইলগুলি এবং অন্যান্য ঐতিহাসিক রেকর্ডগুলি একটি ঐতিহ্যবাহী ফাইলিং সিস্টেমে স্থানান্তর করবেন যা আপনার বাইন্ডার সংস্থার সাথে মিলে যায়।

ঐতিহ্যগত ফাইলিং সিস্টেম

ঐতিহ্যগত ফাইলিং সিস্টেম একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা, ফাইল এবং ম্যানিলা ফোল্ডার hanging ব্যবহার। প্রায় প্রতিটি ব্যবসা শেষ পর্যন্ত তাদের ব্যবসা বৃদ্ধি হিসাবে ফাইলিং এই ধরনের প্রয়োজন হবে। সময় না শুধুমাত্র সময় অনেক উত্পাদন paperwork আছে। এবং যেহেতু ট্যাক্স রেকর্ডগুলি সাত বছর ধরে রাখতে হবে, আপনার এই সমস্ত রেকর্ডগুলি সংরক্ষণ করার জন্য একটি স্থান প্রয়োজন। ঐতিহ্যগত ফাইলিং সিস্টেমগুলি রাখা উচিত এমন আইটেমগুলির জন্য আদর্শ, তবে নিয়মিত অ্যাক্সেস করা যায় না, যেমন পূর্ববর্তী বছরের কর এবং ব্যবসায় লাইসেন্স। স্থল থেকে আপনার ঐতিহ্যগত ফাইলিং সিস্টেমটি পেতে এবং এখানে সফল হওয়ার জন্য এখানে কয়েকটি টিপস দেওয়া হয়েছে:

• আপনি আসলে কোন ধরনের সিস্টেম ব্যবহার করবেন সে সম্পর্কে চিন্তা করুন। আপনি শীতল অফিস সরবরাহ ক্রয় এবং বিশ্বের সবচেয়ে বিস্তৃত এবং রঙিন ফাইলিং সিস্টেম বিকাশ বাদাম যেতে পারেন, কিন্তু যদি এটি আপনার কাজ শৈলী মাপসই করা হয় না, এটা সেট আপ সময় এবং অর্থ একটি বর্জ্য হবে।
• আপনার কাগজ পরিচালনার জন্য একটি সিস্টেম তৈরি করুন যা অন্তত "স্পর্শ" করার অনুমতি দেয়। আপনি কাগজের কাগজ পট্টবস্ত্র এড়াতে চান, এবং প্রতিটি টুকরা একাধিক বার সঙ্গে ডিলিং। পরিবর্তে, কাগজে একটি টুকরা যেখানে আপনি এটি স্পর্শ প্রথমবার যেতে হবে সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিতে কাজ।

• ফাইলিং জন্য সময় একপাশে সেট করুন। প্লাগের মতো এই কাজটি এড়ানোর পক্ষে সহজ, তবে এটি প্রয়োজন এবং আপনার ব্যবসাটিকে আরো সহজে চালাতে সহায়তা করবে। বিশেষ করে রসিদ এবং অন্যান্য আইটেমগুলি করের সময় ব্যবহৃত, এই জিনিসগুলি সংগঠিত রাখা আপনার করগুলিকে আরও সহজ করে তোলে।

বৈদ্যুতিন ফাইলিং সিস্টেম

ডিজিটাল বিশ্বের সম্পূর্ণরূপে কাগজের স্টোরেজ প্রয়োজন নির্মূল করেনি, কিন্তু এটি তথ্য সংরক্ষণ করা অনেক সহজ হয়েছে। ডিজিটাল সিস্টেমগুলি চালান, প্রেরণ এবং চালান পরিচালনা করতে পারে এবং এটি আপনার হোম ব্যবসায়ের অর্থগুলি ট্র্যাক করতে পারে এবং তারপরে ই-ফাইলিংয়ের জন্য কর সফ্টওয়্যারে আমদানি করা যেতে পারে। আপনি রসিদগুলি স্ক্যান করতে পারেন এবং আপনার কম্পিউটারে একটি ফাইলে সেগুলি সংরক্ষণ করতে পারেন (যদিও আপনি সম্ভবত কাগজের সংস্করণটিও রাখেন)। ইলেক্ট্রনিক সিস্টেমগুলি সহজেই অ্যাক্সেস, ইমেলিং, বিলিং এবং আরও অনেক কিছুতে আপনার গ্রাহক, গ্রাহক এবং সম্ভাব্য তথ্য গ্রাহকের সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সিস্টেমে সঞ্চয় করতে পারে।

অনলাইন সিস্টেমগুলি আপনার ধারনাগুলি সংরক্ষণ করতে, প্রকল্প পরিচালনা করতে, তথ্য বা গবেষণা সংগঠিত করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।

কিন্তু কাগজের ফাইল সিস্টেমগুলির মতো আপনার ডিজিটাল ফাইলিং সিস্টেমে আপনার কম্পিউটারে বা ক্লাউডে সংরক্ষিত ফোল্ডারগুলি এবং ফাইলগুলি ব্যবহার করে সাংগঠনিক কাঠামো থাকা দরকার। সহজতম ব্যবস্থাপনায়ের জন্য, আপনার কাগজ সিস্টেমের মতো আপনার ডিজিটাল সিস্টেমে একই গঠন এবং ফাইলের নামগুলি ব্যবহার করুন। আপনার ডিজিটাল ফাইলগুলি সুরক্ষিত করার জন্য, তাদের একটি পৃথক হার্ড-ড্রাইভে বা অনলাইন স্টোরেজ সিস্টেমে ব্যাক আপ করুন।

উপরের সব একটি সংমিশ্রণ

আপনার ব্যবসার জন্য আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত ডেটা এবং উপাদান পরিচালনা করার জন্য আপনাকে একাধিক সিস্টেম ব্যবহার করতে হবে। প্রথমত, আপনার সিদ্ধান্ত নেওয়া দরকার যে আপনার জন্য কী সেরা কাজ করে এবং তারপরে এটি প্রয়োগ করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনার ব্যবসায়ের প্রতিদিনের ব্যবস্থাপনা যেমন আপনার সময়সূচী, বিপণন এবং আপনার ফর্মগুলির অনুলিপিগুলি সংগঠিত করতে আপনাকে সহায়তা করার জন্য একটি বাইন্ডার সিস্টেম থাকতে পারে।

আপনার ঐতিহ্যবাহী সিস্টেমটি আপনার দীর্ঘমেয়াদি কাগজপত্র যেমন পূর্ববর্তী বছরগুলি কর, পারমিট এবং ব্যবসায়িক লাইসেন্সগুলি এবং বৌদ্ধিক সম্পত্তি নিবন্ধনগুলি ধরে রাখতে পারে। আপনি Evernote এবং ট্র্যাক প্রকল্পগুলির মতো আপনার ধারনাগুলি সংরক্ষণ করতে একটি ডিজিটাল সিস্টেম ব্যবহার করতে পারেন।

অন্যদিকে, আপনি অনলাইন টি-ডু তালিকা এবং ক্যালেন্ডার ব্যবহার করে, আপনার কম্পিউটারে সমস্ত রসিদ স্ক্যান করে এবং আপনার সমস্ত ব্যবসায়িক পরিচালনার প্রয়োজনীয়তাগুলির জন্য সফ্টওয়্যার বা অনলাইন পরিষেবাদি ব্যবহার করে আপনি যতটা সম্ভব ডিজিটাল হতে চান। এমনকি, আপনি এখনও একটি সিস্টেম তৈরি করতে চান যে কাগজ পরিচালনা করতে চান। চাবিটি সেই সিস্টেমটি খুঁজে বের করা যা আপনার পক্ষে আটকাতে সহজ এবং এটির প্রয়োজন হলে আপনার প্রয়োজনীয় তথ্যটি সন্ধান করুন।

সেপ্টেম্বর 2016 লেসলি ট্রুক্স আপডেট