একটি ইভেন্ট পরিকল্পনা যখন এড়াতে ভুল

ভুল নিয়মিত ব্যবসা এবং আমাদের ব্যক্তিগত জীবনে তৈরি করা হয়। আমরা কিভাবে বেড়ে ও শিখতে হয়। কিন্তু কিছু ভুল ব্যয়বহুল। এই পাঁচটি সাধারণ ইভেন্ট প্ল্যানিং ভুলগুলি এড়ানোর জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি গ্রহণ করুন - যদি আপনি ভুল করেন তবে নিশ্চিত হন যে আপনি একই ভুলটি দ্বিতীয়বার করবেন না।

খুব তাড়াতাড়ি শুরু করা হয় না

প্রসারণ আপনার শত্রু। এটি এড়ানো সবচেয়ে সাধারণ ইভেন্ট পরিকল্পনা ভুল এক। ইভেন্ট পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার শুরুতে ব্যর্থ হওয়ার কারণে লাইনের নিচে সমস্যাগুলির বেশ কয়েকটি সমস্যা হতে পারে। যত তাড়াতাড়ি একটি তারিখ নির্বাচন করা হয় এবং আপনি আপনার ইভেন্ট এবং বাজেট একটি সাধারণ সুযোগ আছে, কাজ পেতে। হোটেল এবং অন্যান্য স্থান আগাম বই পথ তাই নিরাপদ এই যত তাড়াতাড়ি সম্ভব। এমন ব্যর্থতা আপনার ভেন্যু পছন্দগুলি সীমাবদ্ধ করবে এবং দুর্ভাগ্যবশত, যে কোন স্থানটি পাওয়া যাবে সেগুলি ছেড়ে দেওয়া হবে।

অতিথি স্পিকার এবং লাইভ বিনোদন এছাড়াও প্রকৃত ঘটনা তারিখ এগিয়ে বুকিং উপায় নিতে। একবার আপনার ইভেন্টের তারিখ নিরাপদ হলে, আপনার গবেষণা করুন এবং আপনি আপনার পছন্দসই কর্মীর সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় সরাসরি চুক্তি স্বাক্ষর করুন।

একটি ইভেন্ট পরিকল্পনা চেকলিস্ট সঙ্গে নিজেকে সংগঠিত আরেকটি কাজ যে অবিলম্বে মোকাবেলা করা উচিত। ইভেন্ট পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার সমস্ত পদক্ষেপগুলি ম্যাপিং করে, যখন তাদের সম্পূর্ণ হওয়া দরকার তা নির্ধারণ করে এবং প্রতিটিের জন্য সময়সীমার উন্নয়নশীল, আপনার শুরু করার এবং আপনাকে নজর রাখতে আপনার কাছে মূল্যবান নির্দেশিকা থাকবে। খুব দেরী শুরু সবচেয়ে সাধারণ ইভেন্ট পরিকল্পনা ভুল এক।

প্রতিযোগী ইভেন্টের জন্য চেক করা হয় না

আপনি কি শুধুমাত্র আপনার ইভেন্টটি শিখতে শিখিয়েছেন - একবার পরিকল্পনা প্রক্রিয়া শুরু হয়ে গেলে এবং ইভেন্টের তারিখ সেট হয়ে গেলে - একই দিনে আরেকটি প্রতিযোগিতামূলক ইভেন্ট রয়েছে? শুধুমাত্র একটি ইভেন্ট ভিড় আঁকবে যাতে আপনার সম্ভাবনাগুলি গ্রহণ না করে এবং আপনার আঙ্গুলগুলি ক্রস করে যে আমন্ত্রিতরা আপনার ইভেন্টটি বেছে নেবে। একেবারে পরিস্থিতি এড়াতে।

আপনার কারণে অধ্যবসায় এবং এটি খুব দেরী হওয়ার আগে কোনো ইভেন্ট দ্বন্দ্ব জন্য চেক করুন। শিল্প সমাবেশের (উভয় বড় এবং ছোট উভয়) শুরুর দিকে তাকান, ছুটির নিকটবর্তী, প্রধান ক্রীড়া ইভেন্টগুলি এবং স্থানীয় সমাবেশগুলি যা ইভেন্টে চালিতদের জন্য ক্ষোভকে ধ্বংস করতে পারে। একবার আপনি আপনার ইভেন্টের জন্য কোন তারিখে সিদ্ধান্ত নিলে, আপনার অতিথির কাছে শব্দটি পান। "তারিখটি সংরক্ষণ করুন" বিজ্ঞপ্তিগুলি এবং "আসন্ন ইভেন্টগুলি" তালিকাগুলি তাদের আগ্রহগুলি তাদের ক্যালেন্ডারে আপনার ইভেন্ট চিহ্নিত করার সুযোগ দেয়।

বিক্রেতাদের নিশ্চিত করা হয় না

একটি স্বাক্ষরিত বিক্রেতার চুক্তি একটি আইনত বাধ্যতামূলক চুক্তি এবং আপনাকে প্রদান করা পরিষেবাগুলির জন্য দায়বদ্ধ বিক্রেতাকে ধরে রাখার জন্য লিখিতভাবে কিছু দেয়। যাইহোক, যখন আপনি উপলব্ধি করেন যে বিক্রেতার কোনও শো নেই তখন ইভেন্টটির সময় এটি আপনার জন্য কিছুই না। হাতে যে ঘটনা চুক্তি আপনার ক্ষুধার্ত অতিথিদের খাবার সরবরাহ করবে না বা খালি বেলুমের টেবিল ও চেয়ার সরবরাহ করবে না। একবার এবং প্রতিটি বিক্রেতার সাথে একমত না, কিন্তু দ্বিগুণ। , 'হ্যাঁ দ্বিগুণ । আপনি উভয় শর্তাবলী সম্মত যখন আপনার স্বাক্ষরিত চুক্তি প্রাপ্তি নিশ্চিত করুন।

ইভেন্ট নিজেই আগে আবার নিশ্চিত করুন। খাদ্য বিতরণ বা সজ্জা সম্পর্কিত বিশদ সম্পর্কে আপনার এই কথোপকথনটি নয়; এটি আপনার ফলোআপ আপাতত নিশ্চিত যে আপনার ইভেন্টটি এখনও তাদের ক্যালেন্ডারে রয়েছে।

ইভেন্ট বিক্রেতারা একাধিক ইভেন্ট বুক করে এবং আপনার কাগজপত্রটি কোম্পানির অন্য কারো দ্বারা শফিউলে হারিয়ে যাওয়া বা মফিল করা খুব সহজ। তাই নিশ্চিত হোন যে তাদের কাছে চেক ইন করার জন্য তাদের পিছনে চলাচলের মাধ্যমে ঘটবে না এবং নিশ্চিত করুন যে আপনার ইভেন্ট এবং তারিখ, সময় এবং পরিষেবাদি সরবরাহ করা সম্পর্কে নির্দিষ্ট সুনির্দিষ্টভাবে তাদের সময়সূচীতে রয়েছে। এবং যে বিক্রেতার চুক্তি সহজেই উপলব্ধ রাখা।

একটি "পরিকল্পনা বি" হচ্ছে না

একটি আগ্রাসন পরিকল্পনা থাকার একটি ইভেন্টের জন্য অবশ্যই কিন্তু বিশেষ করে সেই ঘটনাগুলির জন্য বিদেশে অনুষ্ঠিত হওয়ার জন্য নির্ধারিত। আবহাওয়ার অবস্থাগুলি অনির্দেশ্য এবং যদি কোন হারিকেন, ভারী বাতাসের উপদেষ্টা বা ফায়ার হেল ঝড় আপনার ইভেন্টটি বাতিল করার হুমকি দেয়, তবে ব্যাকআপ পরিকল্পনা করুন।বৃষ্টির তারিখ, বিকল্প ইভেন্টের স্থান এবং একটি পরিবর্তিত ক্রিয়াকলাপ সময়সূচী আপনার বিকল্প ইভেন্ট - বা তার অংশ - যদি ঘরের মধ্যে সরানো উচিত তবে সমস্ত বিকল্প।

আবহাওয়ার অনিশ্চয়তার জন্য প্রস্তুতির পাশাপাশি, অন্যান্য অস্বাভাবিক পরিস্থিতিগুলি আগেও ঠিক করা যেতে পারে। সাইটে একটি জেনারেটর দ্বারা শক্তি অপচয় কম করা যেতে পারে। ওভারফ্লো পার্কিং অন্য, prearranged অবস্থান স্থানান্তর করা যেতে পারে। আপনার হোটেল ব্লকের মধ্যে রিজার্ভের কয়েকটি অতিরিক্ত কক্ষ রেখে হোটেলের রুমের প্রাপ্যতা সম্পর্কিত সমস্যাগুলি সমাধান করা যেতে পারে। আপনার ইভেন্টের সুনির্দিষ্ট বিষয়গুলি বিবেচনা করুন এবং উদ্ভূত বিষয়গুলি সম্পর্কে আরো সংবেদনশীল হওয়ার ক্ষেত্রে সেই অঞ্চলগুলিতে চিন্তা করুন। এগিয়ে পরিকল্পনা এবং বিকল্প পরিস্থিতিতে উন্নয়ন করে, আপনি সবচেয়ে ব্যয়বহুল ইভেন্ট পরিকল্পনা ভুল এড়াতে পারেন।

যথেষ্ট সাহায্য নিয়োগ করা হয় না

এটি ইভেন্ট কর্মীদের নিয়োগের আসে যখন, আরো ভাল। এটি আপনাকে আরো অর্থ খরচ করবে কিন্তু এটি আপনার ইভেন্ট সংরক্ষণ করতে পারে। এই ছবিটি দেখুন: পার্কিং অ্যাডভান্টেন্টরা হতাশাজনকভাবে চেষ্টা চালিয়ে যাওয়ার সময় গাড়িগুলির একটি ব্যাকআপ একটি পার্কিং লট এ প্রবেশ করার জন্য অপেক্ষা করছে। হতাশাগ্রস্ত অতিথিদের একটি লাইন একটি সার্ভারের অর্ডারের অপেক্ষায় অপেক্ষা করছে যেহেতু একটি সার্ভার দাবির সাথে লড়াই চালিয়ে যাচ্ছে। ইভেন্ট রেজিস্ট্রেশন কর্মীরা অতি সম্প্রতি অতিথির অতিথিদের দ্বারা হতাশ হয়ে পড়েছে, ক্লান্ত ভ্রমণকারীরা চেক করার জন্য অনেক বেশি অপেক্ষা করে অপেক্ষা করছে। আপনি এই ধারণাটি পান। ব্যস্ত সময়গুলিতে সহায়তা করার জন্য অতিরিক্ত ইভেন্ট কর্মীদের হাতে থাকা, প্রয়োজনীয় এলাকায় অতিরিক্ত পরিষেবা প্রদান, সমস্যাগুলির সমাধান করা বা প্রশ্নগুলির সাথে অতিথিদের উপস্থিতিতে স্বাগত জানানো, আপনার ইভেন্টটিকে একটি দুর্দান্ত ইভেন্ট থেকে একটি দুর্দান্ত ইভেন্টে বাড়িয়ে তুলতে পারে।

ইভেন্ট কর্মীদের নিয়োগের সময়, সেই কর্মীদের সন্ধান করুন যাদের সাথে আপনি পরিকল্পনা করছেন এমন ইভেন্টটির জন্য কাজ করে। শুধুমাত্র পেশাদারী, অত্যন্ত সুপারিশ কর্মীদের ভাড়া। আপনার ইভেন্টটি সম্পর্কে তাদের শিক্ষানবিস করুন, অতিথিরা উপস্থিত হবেন, আপনার প্রত্যাশাগুলি এবং তাদের যোগাযোগের বিন্দুতে তাদের কোন প্রশ্ন বা সমস্যা থাকা উচিত। ইভেন্ট স্টাফ - যদিও তারা একটি বাইরে বিক্রেতার দ্বারা সরবরাহ করা হয় - আপনি এবং আপনার ইভেন্ট পরিকল্পনা ব্যবসা প্রতিনিধিত্ব করে। ইভেন্ট কর্মীদের সাথে নেতিবাচক মুখোমুখি অতিথি এবং ক্লায়েন্ট উভয় স্মৃতিতে বসবাস করবে এবং এমনকি সবচেয়ে ভাল পরিকল্পিত ইভেন্টগুলি খেয়ে ফেলতে পারে।