প্রকল্প ব্যবস্থাপনা মধ্যে মাইলস্টোন ব্যবহার করে

একটি প্রকল্পের সংজ্ঞা নির্ধারণ বৈশিষ্ট্য এক সময় নির্দিষ্ট সময়ের জন্য স্থায়ী হয়। কয়েক সপ্তাহ থেকে কয়েক বছর পর্যন্ত কিছু কিছু হতে পারে, এবং কিছু ক্ষেত্রে, কয়েক দশক ধরে বড় আকারের নির্মাণ প্রকল্প বা জনসাধারণের কাজকর্মের জন্য।

পথ বরাবর অগ্রগতি ট্র্যাক এবং সময়সীমা অনুযায়ী কী deliverables অর্জন করা হচ্ছে তা নিশ্চিত করার জন্য, প্রকল্প পরিচালকদের মাইলস্টোন ব্যবহার।

একটি প্রকল্প মাইলফলকটি এমন একটি কাজ যা শূন্যের একটি নির্দিষ্ট সময়ের সাথে কাজ করে যা প্রকল্পটিতে সাফল্য অর্জন করে। তারা এগিয়ে যাওয়ার আন্দোলন এবং অগ্রগতি দেখানোর এবং কী ঘটছে তা দেখানোর উপায় হিসাবে ব্যবহার করা হয়, এমনকি যদি সেখানে সেখানে জড়িত কাজগুলি সম্পর্কে তাদের বিস্তারিত জ্ঞান না থাকে। যে ক্ষেত্রে, তারা স্টেকহোল্ডার যোগাযোগ এবং সেটিং প্রত্যাশা জন্য খুব দরকারী।

প্রকল্প মাইলস্টোন ব্যবহার করার সময়

প্রকল্পের ব্যবস্থাপনায় মাইলস্টোনগুলি চিহ্নিত করতে ব্যবহৃত হয়:

• কাজের উল্লেখযোগ্য পর্যায়ে শুরু
• কাজের উল্লেখযোগ্য পর্যায়ে শেষ
• সময়সীমা
• একটি গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত করা হচ্ছে যখন
• বিশেষভাবে কলিং প্রয়োজন যে সময় অন্যান্য নির্দিষ্ট পয়েন্ট

কিভাবে আপনার পরিকল্পনা মাইলফলক প্রায়শই রাখুন

একটি প্রশিক্ষণ কোর্স মাসে একবার আপনার পরিকল্পনা মধ্যে মাইলস্টোন নির্বাণ সুপারিশ হতে পারে। এটি সূক্ষ্ম এবং অঙ্গুলি একটি ভাল নিয়ম, কিন্তু আপনি আপনার পেশাদারী রায় ব্যবহার করতে হবে। কয়েক মাস গুরুত্বপূর্ণ মাইলফলক হিসাবে চিহ্নিত করা, সিদ্ধান্ত গ্রহণ করা এবং এক পর্যায়ে বন্ধ এবং অন্য একটি শুরু হিসাবে চিহ্নিত করা অনেক কার্যকলাপ হতে পারে।

অন্যান্য মাসের মধ্যে আপনি খুব সামান্য, যদি কিছু, যে আপনি একটি মাইলফলক ঝুলতে পারেন সঙ্গে মৃত্যুদন্ড কার্যকর করা হতে পারে।

প্রতিবেদনের উদ্দেশ্যে, প্রতি রিপোর্টিং চক্রের অন্তত একবার একবার মাইলফলক পেতে একটি কারণ তৈরি করা উপকারী।

আপনার Gantt চার্ট কিভাবে মাইলস্টোন প্রতিনিধিত্ব করা হয়

মাইলস্টোনগুলি একটি জায়েন্ট চার্টের উপাদানগুলির মধ্যে একটি এবং হীরা হিসাবে চার্টে দেখানো হয়। তাদের স্বাভাবিক কাজ হিসাবে দেখানো হয় না কারণ তাদের শূন্যতার সময় থাকে: অন্য কথায়, তারা কোনো সময় নেয় না। একটি জায়েন্ট চার্ট পরিকল্পনা করার উদ্দেশ্যে, তারা শুধু ঘটবে।

আপনি যদি জায়েন্ট চার্টগুলি ব্যবহার করেন না তবে আপনি এখনও মাইলস্টোন ব্যবহার করতে পারেন। এখানে Gantt চার্টের 5 বিকল্প রয়েছে: আপনি এখনও এই ব্যবহার করে আপনার প্ল্যানের মাইলফলকগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।

আপনি যদি ব্যক্তিগতভাবে সংগঠিত থাকতে চান এবং আপনার প্রকল্প পরিচালন সফটওয়্যারটি আপনার ক্যালেন্ডারে সম্পূর্ণভাবে সংহত না হয় তবে আপনি কীগুলি আপনার ডায়েরির মধ্যে কপি এবং পেস্ট করতে পারেন। আপনি কিভাবে কাজ করতে চান তার উপর নির্ভর করে, এটি আপনাকে কী হতে হবে তা মনে করিয়ে দিতে পারে।

নাম মাইলস্টোন কিভাবে

মাইলস্টোনগুলির আপনার প্রকল্পের সময়সূচী সম্পর্কে একটি স্পষ্ট বর্ণনা থাকা উচিত, কিন্তু এটি এমন একটি নয় যা বোঝায় যে এটি একটি কাজ। সুতরাং তাদেরকে 'ফেজ 2 এ যাওয়ার জন্য চুক্তি পান না' তবে 'ফেজ ২ শুরুর' বলা উচিত নয়। আপনি যদি দ্বিতীয় পর্যায়টিতে যাওয়ার জন্য চুক্তির প্রচেষ্টাকে প্রতিফলিত করতে চান, তবে মাইলফলকটিকে ঢেকে দেওয়ার ঠিক আগে এটি একটি কার্য যুক্ত করুন।

মাইলস্টোনগুলি যখন তারা এই রকম প্রতিনিধিত্ব করে তখন বিন্দুটি বর্ণনা করতে হবে:

• পরীক্ষা পর্যায়ে সম্পূর্ণ
• পিআইডি অনুমোদিত
• চুক্তি স্বাক্ষরিত

অনেক প্রকল্প পরিচালকের পাশাপাশি রেফারেন্স সহজতর জন্য তাদের মাইলফলক সংখ্যা নির্বাচন করুন। আপনি একটি কাজের ভাঙ্গন গঠন ব্যবহার করেন, আপনি যে থেকে সংখ্যায়ন ব্যবহার করতে পারেন। অন্যথা, আপনি কী উল্লেখ করছেন তা পরিষ্কার করতে M1, M2 এবং আরও অনেক কিছু ব্যবহার করা ভাল। মাইলফলকগুলির সংখ্যা বাড়ার সাথে সাথে একটি স্পষ্ট নামকরণ কাঠামো আরও গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে, তাই আপনার প্রকল্পটি কয়েক মাস ধরে চললে আপনি কীভাবে এটি করতে যাচ্ছেন তা নিয়ে চিন্তা করুন।

কিভাবে মাইলস্টোন বন্ধ স্বাক্ষর পেতে

মাইলস্টোনগুলি আপনার প্রকল্পের সময়সূচির অংশ গঠন করে, তাই আপনার সময়সূচীটি যখন বেসলাইন করা হয়, তখন আপনার মাইলফলকগুলি স্বাক্ষর করা উচিত।

আপনি যদি আপনার মাইলস্টোনগুলির তারিখগুলি পরিবর্তন করতে চান তবে আপনার পরিকল্পনার সমন্বয় সাধনের জন্য আপনার মান পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি ব্যবহার করা উচিত। এটি আপনার প্রকল্পের স্পনসরের সাথে চ্যাটিংয়ের মতো সহজ এবং তাদের তারিখগুলি কেন পরিবর্তন করতে হবে, বা আনুষ্ঠানিক হিসাবে নতুন প্রস্তাবিত সময়সূচী একত্রিত করা এবং এটি অনুমোদন করার জন্য একটি পরিকল্পনা কমিটির কাছে নিয়ে যাওয়া সম্পর্কে জানাতে পারে।

এটি ব্যবহার করার আগে আপনার মাইলফলক সাইন অফ প্রক্রিয়াটি, যদি থাকে, তা হলে এটি কাজ করা সর্বোত্তম, যাতে পরিবর্তন করার সময় আপনি যে কোন সময় নষ্ট করবেন না।

যোগাযোগের জন্য মাইলস্টোন ব্যবহার করে

মাইলস্টোনগুলি যোগাযোগ এবং রিপোর্টিংয়ের জন্য দরকারী কারণ তারা পরিকল্পনায় সর্বনিম্ন নিয়ন্ত্রণের প্রতিনিধিত্ব করে। অন্য কথায়, যদি আপনি অন্যান্য সমস্ত কাজ করেন তবে আপনি এখনও যা ঘটছে তা দেখতে পারেন এবং কেবলমাত্র মাইলফলকগুলির সাহায্যে প্রকল্পটি এগিয়ে চলতে পারেন।

আপনি মাইলস্টোনগুলি টেনে আনতে এবং একটি ড্যাশবোর্ড বা প্রকল্প রিপোর্টে রাখতে সক্ষম হবেন। আপনার প্রকল্পের প্রতি স্পনসর বা স্টিয়ারিং গ্রুপ (বা প্রকল্প বোর্ড) হিসাবে অন্য কোনও নির্বাহী গোষ্ঠীকে সাধারণত আপনি প্রতিবেদন করছেন এমন লোকেদের সন্তুষ্ট করার জন্য প্রকল্পের বিবরণটি যথেষ্ট পরিমাণে জানানো উচিত। প্রতি মাসে, অথবা আপনি যে রিপোর্টিং ফ্রিকোয়েন্সি ব্যবহার করেন সেটি আপনি দেখিয়েছেন যে কোন মাইলফলক অর্জন করা হয়েছে।

মাইলস্টোনগুলির বিরুদ্ধে রিপোর্ট করা বেশ সোজা এবং প্রায়শই একটি টেবিল হিসাবে করা হয়। আপনি মাইলফলক বিবরণ, এটি তারিখ ছিল এবং তারপর নতুন পূর্বাভাস তারিখ তালিকা। মাইলফলক অর্জন করা হয় এবং সম্পূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত করা যেতে পারে, আপনি সেই তারিখ যোগ দিন। আশা করছি, পূর্বাভাস তারিখের মতো একই হবে, কিন্তু প্রকল্পগুলি সবসময় এমনভাবে কাজ করে না।

এই মত একটি টেবিল এটা সম্পন্ন করা হয়েছে এবং অসামান্য কি তা স্পষ্ট করে তোলে। আপনি আপনার পৃষ্ঠপোষকের সাথে দেখা করতে এবং প্রতিবেদন পাঠানোর আগে "কেন আমরা সেই মাইলফলকটি আঘাত করিনি?" প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য সক্ষম হব।

যখন আপনার প্রকল্প পরিকল্পনাটি খুব দীর্ঘ, এবং আপনার কাছে অনেক মাইলফলক থাকে, তখন আপনি প্রতি রিপোর্টিং চক্র সম্পন্ন মাইলফলকগুলি বন্ধ করতে সহজ পাবেন। কেবলমাত্র সেই মাসের আসন্ন বা সম্পন্ন মাইলফলকগুলির প্রতিবেদন করুন: পরের মাসে যেটি শেষ মাসটি সম্পন্ন হয়েছিল সেটি বন্ধ করুন, তাই আপনি লোকেদের এমন কাজ সম্পর্কে বলার মাধ্যমে প্রতিবেদনের দৈর্ঘ্যটি ক্রমাগতভাবে যুক্ত করবেন না যা তারা ইতিমধ্যেই শেষ হয়ে গেছে।

মাইলস্টোন পরিকল্পনা, সময় নির্ধারণ এবং রিপোর্টিংয়ের জন্য সত্যিই একটি কার্যকর প্রকল্প পরিচালনা সরঞ্জাম এবং এটি ব্যবহার করা সহজ। আপনার পরবর্তী প্রকল্পের পরিকল্পনাটিতে কিছু রাখুন, তাদের বিরুদ্ধে নজর রাখুন এবং আপনি নিজের জন্য ফ্রিকোয়েন্সিটি সর্বোত্তম কাজ করে তা শিখবেন।

প্রকল্প পরিচালনার সবকিছুর মতো, আপনার নিজের সিদ্ধান্তগুলি জানানোর জন্য এই টিপস এবং নির্দেশিকাগুলি ব্যবহার করে, আপনি চান এমন ফলাফল সরবরাহ করতে তাদের সুবিধামত ব্যবহার করুন।