আপনার প্রথম বড় ইভেন্ট পরিকল্পনা কিভাবে জানুন

অভিনন্দন! আপনার বস শুধু কোম্পানির পতন শিক্ষা সম্মেলন সমন্বয় আপনি মনোনীত। আপনার দক্ষতা প্রদর্শন করার জন্য এটি একটি দুর্দান্ত সুযোগ এবং সম্ভাব্যভাবে প্রক্রিয়াটি বাড়াতে উপার্জন করে। শুধুমাত্র একটি সমস্যা আছে: আপনি আগে এমন কোনও ইভেন্ট পরিকল্পনা করে নি! চিন্তার কিছু নেই. অনেকেই একই পরিস্থিতির মধ্যে নিজেকে খুঁজে পেয়েছেন, এবং আপনি সফল হবেন কারণ আপনি সংগঠিত এবং নির্ধারিত। কোনও ব্যবসায়িক প্রকল্পের মতোই, প্রথম ধাপটি আপনার কাছে থাকা সমস্ত তথ্য সংগঠিত করা এবং সবচেয়ে জরুরি বিষয়গুলি সনাক্ত করা।

আপনি কোনও স্থান নির্বাচন বা স্পিকার নিয়োগের আগে, আপনার ইভেন্টের মৌলিক পরামিতিগুলি জানতে হবে। যতক্ষণ না আপনার কাছে সুনির্দিষ্ট সুনির্দিষ্ট লক্ষণগুলি রয়েছে ততক্ষণ পর্যন্ত তৃতীয় পক্ষের সাথে বিশদ বিবরণ এবং খরচগুলি কথা বলা প্রায় অসম্ভব। বাইরের বিক্রেতাদের সাথে যোগাযোগ করার আগে আপনি কী কী সংজ্ঞায়িত করতে চান তা এখানে দেওয়া আছে।

তারিখ

সবকিছু আপনার বিশেষ ইভেন্ট তারিখ কাছাকাছি ঘূর্ণায়মান। আদর্শভাবে, আপনি তিন সম্ভাব্য তারিখগুলি মনে রাখতে চান যাতে আপনি বোর্ড জুড়ে প্রাপ্যতা এবং মূল্য তুলনা করতে পারেন। সর্বোচ্চ নমনীয়তার জন্য সপ্তাহের বিভিন্ন দিন অন্তর্ভুক্ত করার চেষ্টা করুন।

সময় ফ্রেম

এমনকি একটি একক ঘন্টা পার্থক্য আপনার পরিকল্পনা উপর একটি প্রভাব ফেলতে পারে, তাই আপনি আপনার প্রত্যাশিত সময় ফ্রেম সম্পর্কে নির্দিষ্ট পেতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, সকাল 8 টায় পরিবর্তে 10 টা থেকে শুরু হওয়া মানে আপনাকে সকালের নাস্তা বাজেট বরাদ্দ করতে হবে না।

উপস্থিতি সংখ্যা

এটি একটি বিস্তারিত যা প্রায়ই ব্যাপকভাবে উত্পাদনশীল আলোচনার জন্য অনুমান করা হয়। আপনার উপস্থিতি অনুমান সঙ্গে বাস্তবসম্মত পান। আপনি স্প্রেডশীটে আমন্ত্রণ জানাবেন এবং আপনার অভিক্ষেপগুলি একত্রিত করবেন আগাম আলোচনা করুন। উপস্থিতি এবং বাজেটের সাথে সরাসরি সম্পর্কযুক্ত, অতএব আপনি যে ব্যক্তিদের উপস্থিতিতে মনে করেন তাদের সংখ্যা সম্পর্কে অযৌক্তিকভাবে অনুমান করবেন না।

ব্রেকআউট অধিবেশন

আপনি যদি একটি ডিনার হোস্টিং করেন তবে আপনাকে শুধুমাত্র একটি ভোজ রুমের প্রয়োজন হতে পারে, তবে একটি পূর্ণ-স্তরের সম্মেলনের অতিরিক্ত ব্রেকআউট রুম এবং একটি প্রদর্শনী স্থান প্রয়োজন হবে। আবার আপনি কতো জায়গা প্রয়োজন তা সংজ্ঞায়িত না হওয়া পর্যন্ত আপনি খরচ পরিমাপ করতে পারবেন না। কনফারেন্সের জন্য, সর্বোত্তম পদ্ধতি আপনার প্রথম সভায় একটি মকবাল ভ্রমণ পরিকল্পনা পরিকল্পনা করা হয়। ধারনাগুলি ভাগ করে নেওয়ার এবং কাগজের সাথে তাদের একত্রিত করার ফলে পরবর্তী পরিকল্পনা সিদ্ধান্তগুলি আপনাকে সহায়তা করতে সহায়তা করবে।

বাজেট বনাম খরচ

ঘটনাস্থল এবং খাদ্য সরবরাহের খরচগুলি জানার আগে এটি বাজেটে কাজ করা অসম্ভব বলে মনে হতে পারে, তবে আপনি সমস্ত বিক্রেতা প্রস্তাবগুলি পরিমাপ করার জন্য এই পদ্ধতিতে কাজ করার জন্য একটি বেঞ্চমার্ক সরবরাহ করে। আপনার রাজস্ব উত্স দিয়ে শুরু করুন। আপনি উপস্থিতি জন্য কত চার্জ করা উচিত? আপনি ব্যয় অফসেট সাহায্য স্পনসর কল করবে? অংশগ্রহণকারীদের কি অংশগ্রহণ করতে হবে? রাজস্ব শেষ পর্যন্ত আপনার বাজেট নির্দেশ করবে, তাই এটি কেবল তাদের প্রথম সুরক্ষিত করে তোলে।

মার্কেটিং

আপনার উপার্জন উত্স সনাক্ত করার পরে, পরবর্তী ধাপটি আপনার বিপণন পরিকল্পনা রূপরেখা করা হয়। আপনার উপার্জন জেনারেটর পৌঁছানোর এবং ব্যস্ত করার সেরা উপায় কি? সম্ভবত আপনি একটি নিয়োগকর্তা বা সদস্যপদ সমিতি হিসাবে সম্ভাব্য অংশগ্রহণকারীদের একটি তালিকা আছে। স্পষ্টভাবে সহায়ক হবে, কিন্তু স্পনসর এবং প্রদর্শকদের সম্পর্কে কি? আপনি যদি ২0 টিরও বেশি প্রদর্শনীকে আকৃষ্ট করার পরিকল্পনা করছেন তবে আপনি তাদের কাছে পৌঁছাতে সক্ষম হবেন। লক্ষ্যযুক্ত বিপণন প্রচারাভিযানগুলির অর্থ ব্যয়, এবং যে আপনার রাজস্ব মধ্যে কাটা।

পরিবহন এবং লোডিং

একটি স্থানীয় সম্মেলন চালানো সাধারণত পরিবহন সম্পর্কে কোন উদ্বেগ নির্মূল করে। যাইহোক, আপনি এখনও স্পিকার, প্রদর্শক, এবং বিশেষ অতিথিদের জন্য বাসস্থান ঠিকানা মোকাবেলার প্রয়োজন।আপনি যথেষ্ট রুম রাত বুক যদি কিছু হোটেল মিটিং স্থান ডিসকাউন্ট প্রদান। এটিকে পুঁজি করার একমাত্র উপায় হল আপনার বাসস্থানের প্রয়োজনগুলি অগ্রিম জানা। আপনার উপস্থিতি তথ্য এবং ফিরে যান আপনার এলাকার বাইরে থেকে কত গেস্ট সিস্টেম।

এখন এই সব সম্ভবত সামনে জড়ো করার জন্য অনেক তথ্য মত শোনাচ্ছে, এবং এটি। তবে মনে রাখবেন যে এটি এমন বিবরণ যা পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার অন্য সব কিছুকে প্রভাবিত করে। আপনি প্রথমে সাইট ভিজিট এবং মেনু পরিকল্পনা মতো আরো "আকর্ষণীয়" কাজগুলিতে আকৃষ্ট হতে পারেন। শুধু তাদের সময় আসবে মনে রাখবেন। তবে, এখনকার জন্য, তথ্যগুলি ফোকাস করুন যাতে আপনি পরে সর্বোত্তম সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।