একটি ব্যবসা কল স্থানান্তর বেসিক শিষ্টাচার

01 আপনি কেন কল স্থানান্তরের প্রয়োজন ব্যাখ্যা করুন

আপনি যদি সংযোগ বিচ্ছিন্ন হয়ে থাকেন তবে সর্বদা কল করুন আপনার নাম এবং এক্সটেনশন। এটি তাদের জানাতে দেয় যে আপনি তাদের পরিস্থিতি সম্পর্কে ব্যক্তিগতভাবে উদ্বিগ্ন। আপনি এমন একটি পরিস্থিতি প্রতিরোধ করতে চাইছেন যেখানে কোনও কলকারখানা বিচ্ছিন্ন হয়ে পড়েছে এবং স্ক্র্যাচ থেকে আবার শুরু করতে হবে, পরিস্থিতিটি অন্য কোনও সংস্থার প্রতিনিধির কাছে ব্যাখ্যা করে। আপনি কল-ব্যক্তিদের সেই ব্যক্তি বা বিভাগের নামও জানান যা আপনি তাদের স্থানান্তর করছেন এবং সেই এক্সটেনশান নম্বরটিও দিতে পারেন। কোন ব্যবসা আপনি কোন ব্যাপার না, সবাই ভাল গ্রাহক সেবা ব্যবসার হয়।

03 হস্তান্তর আরম্ভ করার অনুমতি জিজ্ঞাসা

একবার আপনি কলারের সাথে সম্পর্ক স্থাপনের পরে, স্থানান্তর শুরু করার জন্য কলারকে জিজ্ঞাসা করুন। এই অনুরোধটি কলকারীকে অন্য কোনও প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার বা আপনার কাছে অন্য কোন উদ্বেগ প্রকাশ করার সুযোগ দেয়। এটি কলকারীদের এমন সুযোগ দেওয়ার সুযোগ দেয় যে তারা যখন আরও বেশি সময় পাবে তখন তারা কল করবে।

কখনও কখনও এটি একটি কলার স্থানান্তরিত করতে চান না যে ঘটে। যদি তাই হয়, খুঁজে বের করুন কেন। পরবর্তীতে, স্থানান্তর নিশ্চিত করে যে তারা যত দ্রুত সম্ভব সহায়তা পায়। এছাড়াও, ব্যাখ্যা করুন যে আপনি পরবর্তী প্রতিনিধিদের তাদের তথ্যে সমস্ত তথ্য দেবেন এবং তাদের তাদের পরিস্থিতি আবার ব্যাখ্যা করতে হবে না

04 একটি উত্তর জন্য অপেক্ষা করুন

আপনি অন্য ফোন রিং শুনতে যত তাড়াতাড়ি কল স্থানান্তরিত করবেন না। অন্য ব্যক্তির উত্তর দেওয়ার জন্য অপেক্ষা করুন এবং কেন কল স্থানান্তরিত হচ্ছে তা ব্যাখ্যা করুন। এই ধাপটি পরবর্তী কর্মীকে কল করার জন্য প্রস্তুত করার সুযোগ দেয় এবং কলকারকে আবারও তাদের পরিস্থিতি বা সমস্যাটি ব্যাখ্যা করতে বাধা দেয়।

05 একটি ভূমিকা তৈরি করুন

আহ্বানকারীর কাছে ফিরে যান এবং নাম এবং / অথবা আপনি যে বিভাগটি তাদের স্থানান্তর করছেন তা ঘোষণা করুন। তার ধৈর্যের জন্য আহ্বানকারীকে ধন্যবাদ এবং ঝুলন্ত হওয়ার আগে আপনি তাদের জন্য অন্য কিছু করতে পারেন কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন। এটি যদি সাহায্যকারীকে স্থানান্তরিত করা ব্যক্তিটির প্রথম বা শেষ নামটি ব্যবহার করতে সহায়তা করে তবে এটি সাহায্য করে। এটি আপনার দ্বারা প্রতিষ্ঠিত ব্যক্তিগত সংযোগকে আরও জোরদার করে এবং আরও একটি অনুভূতি সৃষ্টি করে যা আহ্বানকারীর যত্ন নেওয়া হয়।

06 স্থানান্তর সম্পূর্ণ করুন

অন্য ব্যক্তি বা বিভাগের সাথে কলার সংযোগ করে স্থানান্তর সম্পূর্ণ করুন। ফোনটি ফাঁস করে বা আপনার হেডসেট সংযোগ বিচ্ছিন্ন করে আপনার সংযোগটি শেষ করতে মনে রাখবেন। কারণ ফোন সিস্টেমগুলি জটিল হতে পারে, বিশেষ করে বড় সংস্থাগুলির মধ্যে, আপনি নিশ্চিত হোন যে আপনি কল থেকে নিজেকে সম্পূর্ণভাবে সংযোগ বিচ্ছিন্ন করেছেন। আপনি যদি চাকরিতে নতুন হন তবে আসলেই কোনও কলটি স্থানান্তর করার আগে এটি সহকর্মীর সাথে কয়েকবার পরীক্ষা করতে দেয়।

07 কিভাবে কল শেষ করবেন

একবার আপনি কলারের সাথে জড়িত থাকার পরে কলটি শেষ করার বিভিন্ন কারণ রয়েছে। যাইহোক, যাই হোক না কেন আপনার কোন কারণ, কোন বৈধ ব্যাপার, আপনি একটি পেশাদারী পদ্ধতিতে disengage আবশ্যক। একটি কল শেষ করার সবচেয়ে সাধারণ কারণ হল যে আপনি একটি দীর্ঘ-বাতাসযুক্ত বক্তা-কেউ জুড়ে এসেছেন - যে কেউ আপনার সময় অতিবাহিত করবে এবং আপনার ব্যবসার বিষয়ে চলতে বাধা দেবে।

আরেকটি কম সাধারণ কারণ হল যে কলকারী আপত্তিজনক, হুমকিপূর্ণ, বা অশ্লীল ভাষা ব্যবহার করছেন। দুর্ভাগ্যবশত, রাগ ব্যবস্থাপনা সমস্যাযুক্ত ব্যক্তিরা মনে করে যে তারা অপরিচিতদের প্রতি তাদের শত্রুতা, বিশেষ করে যারা পরিষেবা শিল্পে বা পরিষেবা অবস্থানে থাকে, তাদের বিরোধিতা করতে পারে। কোন আইনি বিধিনিষেধ এড়ানোর জন্য এই ধরণের পরিস্থিতি পরিচালনা করার বিষয়ে আপনার কোম্পানির নীতি এবং পদ্ধতিগুলি দেখুন। এবং মনে রাখবেন, আপনি যখন কিছু দুঃখ প্রকাশ করতে পারেন তার চেয়ে আপনি পরামর্শ চাইতে সময় কলকারকে রাখা উচিত।