আপনার ব্যবসা ইমেল শিষ্টাচার নিয়ম জানুন

01 শুধুমাত্র পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত ইমেল পাঠান

ভাল ইমেল শিষ্টাচারের প্রথম নিয়ম হল বহিরাগত তথ্য এবং অপ্রাসঙ্গিক তথ্য থাকা দীর্ঘ-বাতাসযুক্ত ইমেল এড়াতে। বিষয়টিকে যোগাযোগ করা এবং সম্ভব হিসাবে কয়েকটি শব্দ ব্যবহার করা আটকে। আপনি একটি সিদ্ধান্ত প্রয়োজন হলে, এটি জন্য জিজ্ঞাসা করুন। আপনি তথ্য প্রয়োজন হলে, এটি জন্য জিজ্ঞাসা করুন। আপনি যদি কেউ একটি পদক্ষেপ নিতে চান, এটি জন্য জিজ্ঞাসা করুন। আপনি তাদের সাথে যোগাযোগ করছেন কেন আপনার পাঠকদের আশ্চর্য না। যখন আপনি একটি ইমেল রচনা করেন, তখন এটি ননফিকশন হিসাবে কাজ করে। এটি একটি রহস্য না।

02 সর্বদা একটি অর্থপূর্ণ বিষয় লাইন ব্যবহার করুন

একটি ইমেল ফাঁকা বিষয় লাইন ছেড়ে দিন না। একটি খালি বিষয় লাইন স্প্যাম হিসাবে আপনার ইমেল পতাকাঙ্কিত করা হতে পারে, এবং এটি তার গন্তব্য পৌঁছাতে হবে না। ফাঁকা বিষয় লাইনগুলি সহ ইমেলগুলি প্রায়শই উপেক্ষা করা হয়, বিশেষত যদি অভিপ্রায়কারী প্রাপক কোনও নির্দিষ্ট দিনে অনেকগুলি ইমেল পান। সর্বদা একটি বিষয় লাইন ব্যবহার করুন যা পর্যাপ্তরূপে আপনার ইমেলের বিষয়বস্তু প্রতিফলিত করে। এটি আপনার প্রাপকদের তাদের ইমেলগুলির মাধ্যমে আরো দক্ষতার সাথে সাজানোর জন্য সহায়তা করবে এবং আপনার ইমেলের দ্রুত প্রতিক্রিয়া উত্সাহিত করবে।

03 অত্যধিকভাবে ফরম্যাট ইমেল এড়িয়ে চলুন

পেশাদারী ফরম্যাটে ইমেল পাঠান। পটভূমি জন্য multicolored ফন্ট এবং ছবি এড়াতে। যারা accoutterments পাঠক বিভ্রান্ত বা বার্তা পড়া কঠিন করতে পারে। আপনার যেকোন পটভূমি চিত্রগুলি আপনার ইমেলের ফাইলের আকারটি ফুটো করতে পারে। এটি আপনার মেসেজ ডাউনলোড করার জন্য ক্ষতিকারকভাবে দীর্ঘ সময় অপেক্ষা করার জন্য ধীর সংযোগগুলির সাথে প্রাপকদের বাধ্য করতে পারে। কোনও ব্যাকগ্রাউন্ড চিত্র আপনার ইমেলের ফাইলের আকারকে ফুটো করতে পারে। যে আপনার বার্তা ডাউনলোড করার জন্য একটি agonizingly দীর্ঘ সময় অপেক্ষা করতে ধীর সংযোগ সঙ্গে প্রাপকদের বাধ্য হতে পারে।

আপনার কোম্পানী যদি আপনি একটি সুসংগত চেহারা এবং অনুভূতি প্রকল্পে নির্দিষ্ট ইমেল স্টেশনারি ব্যবহার করার পরামর্শ দেন তবে এটির সুবিধা নিন। কোম্পানী লোগো এবং স্বাক্ষর লাইন আপনার ইমেল সম্মুখের একটি পেশাদারী ইমেজ প্রজেক্ট করতে পারেন।

04 সময়মত উত্তর পাঠান

মানুষ তাদের ইমেইল সময়মত উত্তর দেওয়ার জন্য অপেক্ষা করবেন না। একটি স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত বার্তা সঙ্গে অবিলম্বে প্রতিক্রিয়া। যদি আপনি কোনও উত্তর খোঁজার জন্য বা আরো তথ্য সংগ্রহ করার জন্য আরও বেশি সময় চান তবে আপনার ইমেল প্রেরককে যখন তারা একটি উত্তর আশা করতে পারে তখন বলুন।

05 অফ অফিস অফ উত্তর টুল ব্যবহার করুন

আপনি যদি অফিস থেকে দূরে থাকবেন এবং আপনার ইমেল পড়তে না পারছেন তবে আপনার সাথে যোগাযোগ করার চেষ্টাকারী যে কেউ স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিক্রিয়া জানানোর জন্য ইমেল সিস্টেম অফ অফ অফ অফিস সরঞ্জামটি ব্যবহার করুন। আপনার স্বতঃ-উত্তর প্রেরকেরা যখন প্রতিক্রিয়া জানার প্রত্যাশা করতে পারে তখন সেগুলি জানতে দেয় তা নিশ্চিত করুন।

06 উচ্চ অগ্রাধিকার পতাকা সঙ্গে উল্লাস কান্না করবেন না

বেশিরভাগ ইমেল সিস্টেম আপনাকে "উচ্চ অগ্রাধিকার" বা "রাশ" হিসাবে একটি ইমেল পতাকাঙ্কিত করার অনুমতি দেয়। এই আপনার ডিফল্ট ইমেল পতাকা না। এটি sparingly ব্যবহার করুন, অথবা আপনার প্রাপক অগ্রাধিকার পতাকা উপেক্ষা করা হবে। আপনি অবশেষে একটি সত্যিকারের গুরুত্বপূর্ণ ইমেল পাঠাতে হলে, এটা মনোযোগ এটি প্রাপ্য হবে না।

07 "সব উত্তর দিন" কিনা তা বিবেচনা করুন

একাধিক প্রেরক বা প্রাপক আছে এমন প্রতিটি ইমেলের জন্য স্বাভাবিকভাবেই "সমস্ত উত্তর দিন" বোতামে ক্লিক করবেন না। বিষয় বিবেচনা করুন এবং আপনার উত্তর পড়তে হবে কে সিদ্ধান্ত নিতে। অপ্রয়োজনীয়ভাবে অব্যাহতভাবে সাড়া দেওয়ার জন্য সর্বদা আপনাকে "ব্যবসায় স্প্যামার" হিসাবে একটি খ্যাতি অর্জন করবে এবং লোকেরা আপনার ইমেলগুলি সম্পূর্ণভাবে উপেক্ষা করতে শুরু করবে।

08 পৃথক ব্যবসা এবং ব্যক্তিগত ইমেইল অ্যাকাউন্ট

এটি একটি জরুরী না হওয়া পর্যন্ত ব্যক্তিগত চিঠিপত্রের জন্য আপনার ব্যবসায়িক ইমেলটি ব্যবহার করবেন না। এমনকি আপনি যদি নিজের ব্যবসায়ের মালিক হন তবে দুটি আলাদা ইমেল অ্যাকাউন্ট থাকা ভাল ধারণা। এটি আপনাকে আপনার ইমেলগুলিকে অগ্রাধিকার দিতে এবং ব্যবসায়িক নেটওয়ার্কের বাইরে সম্পর্কযুক্ত ব্যক্তিগত বার্তাগুলি রাখার অনুমতি দেবে।

09 পেশাদার ইমেইল অ্যাকাউন্ট নাম ব্যবহার করুন

কোনও ব্যবসায়িক ইমেল ঠিকানা অংশ হিসাবে আপনার নিজের নাম ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ [email protected], অথবা [email protected]। ডাকনাম, হ্যান্ডলগুলি, monikers বা অস্পষ্ট রেফারেন্স এড়িয়ে চলুন। উদাহরণস্বরূপ, [email protected] বা [email protected] ব্যবহার করবেন না।

10 এই প্রতিক্রিয়ার জন্য সেরা ইমেল?

আপনার একমাত্র যোগাযোগের হাতিয়ার হিসাবে ইমেইল ব্যবহার করবেন না। সমস্ত বার্তা ইমেল যথাযথ নয়, এবং এমন সময় আসবে যখন একটি সংক্ষিপ্ত টেলিফোন কল বা সংক্ষিপ্ত অফিসের দর্শন একটি বার্তা প্রকাশের জন্য আরও কার্যকর উপায় হতে পারে। ফোনটি নিয়ে মিটিং বা কথাবার্তাটি একটি মানব উপাদানকে ইন্টারেকশনগুলিতে পরিচয় করিয়ে দিতে পারে এবং যখন আপনি কিছু ব্যাখ্যা করার চেষ্টা করছেন তখন এটি সমস্ত পার্থক্য তৈরি করতে পারে, অথবা আপনি কাউকে পদক্ষেপ নেওয়ার জন্য সন্তুষ্ট করতে চান।

11 সংবেদনশীল এবং অ্যাক্সেসযোগ্য হতে

একটি সম্পর্ক বা চুক্তি বাতিল করতে ইমেইল ব্যবহার করবেন না। পেশাদার ব্যবসায়ের চিঠিপত্রের মধ্যে সর্বদা একটি স্বাক্ষর লাইন রয়েছে যা আপনাকে যোগাযোগ করার বিকল্প উপায় সরবরাহ করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার অফিস, ফ্যাক্স এবং মোবাইল ফোন নম্বর এবং আপনার অফিসের মেইলিং ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।

12 ব্যাপক সংযুক্তি ইমেল এড়াতে

আপনার প্রাপক তাদের ইমেল অ্যাক্সেস করবে কিভাবে এবং কোথায় আপনি জানেন না। ব্যবহারকারীরা ডাউনলোড নিশ্চিত করার আগে মোবাইল ডিভাইস ফাইল ডাউনলোড শুরু করতে পারে। এটি একটি দীর্ঘ সময় নিতে পারে এবং ব্যান্ডউইথটি গ্রহণ করতে পারে যে প্রাপকের জন্য অর্থ প্রদান করতে হবে। 50 এমবি অধীনে সংযুক্তির সম্মিলিত আকার রাখুন।

যদি আপনাকে একটি বড় ফাইল পাঠাতে হয় তবে প্রথমে প্রাপকদের সাথে যোগাযোগ করুন এবং তারা কীভাবে ফাইলটি পেতে চান তা জিজ্ঞাসা করুন। আপনি ফাইল পাঠানোর জন্য একটি ফাইল স্থানান্তর পরিষেবা ব্যবহার করুন।

13 আপনি যে ইমেল পাঠানোর আগে চিন্তা করুন

অবশেষে, একটি মুহূর্ত নিন এবং আপনি "পাঠান" বোতামটি টিপুন আগে আপনি কী লিখেছেন তা বিবেচনা করুন। একটি ইমেইল পাঠানো উচিত নয় যে কিছু? এটি একটি ব্যক্তিগত প্রকৃতি এবং কোম্পানির ইমেল সিস্টেম ব্যবহার করা উপযুক্ত নয়? রাগ করার সময় আপনি কি ইমেলটি লিখেছেন এবং পরে সেগুলি অন্তর্ভুক্ত করেছেন যা আপনি পরে অনুশোচনা করতে পারেন? যদি তাই হয়, "মুছে দিন" বোতাম টিপুন।