অ্যাকাউন্টিং লেনদেনের জন্য উত্স নথি

প্রতিটি সময় একটি সংস্থা একটি আর্থিক লেনদেন করে, এটি কিছু ধরণের কাগজ প্রান্ত উত্পন্ন করে। হিসাবরক্ষক এই কাগজ কল একটি উৎস নথি বা নথি ট্রিল। যদি একটি ছোট ব্যবসা অফিসের সরবরাহের জন্য তার চেকিং অ্যাকাউন্ট থেকে একটি চেক লিখে, উদাহরণস্বরূপ, চেক এবং অফিসের সরবরাহের রসিদ উত্স নথি হয়ে ওঠে।

উত্স নথির গুরুত্ব

উৎস নথিটি হিসাবরক্ষণ এবং অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়ার জন্য অপরিহার্য কারণ এটি প্রমাণ করে যে আর্থিক লেনদেন ঘটেছে। অ্যাকাউন্টিং বা ট্যাক্স অডিটের সময়, উৎস নথিগুলি অ্যাকাউন্টিং জার্নাল এবং সাধারণ অ্যাকাউন্টারকে একটি অবিচ্ছেদ্য লেনদেনের পথ হিসাবে ব্যাক করে।

আপনি আপনার ব্যক্তিগত করের জন্য ট্যাক্স-ছাড়যোগ্য আইটেমগুলির জন্য রসিদগুলি রাখার মতো আপনার ব্যবসার জন্য উৎস নথি রাখবেন। আপনার ব্যক্তিগত করের অডিট করা হলে, উত্স দস্তাবেজগুলি প্রমাণ করে যে আপনি এই কেনাকাটাগুলি করেছেন। একইভাবে আপনার ব্যবসার জন্য সত্য, কিন্তু ব্যবসার ক্ষেত্রে, আপনি কেবলমাত্র দানশীল দান নয়, প্রতিটি আর্থিক লেনদেনের জন্য মূল নথি রাখেন।

গুরুত্বপূর্ণ তথ্য এবং ঘটনা

একটি সোর্স নথি লেনদেনের সমস্ত মৌলিক তথ্য যেমন লেনদেনের পরিমাণ, যাকে লেনদেন করা হয়েছিল, লেনদেনের উদ্দেশ্য এবং লেনদেনের তারিখ সম্পর্কে বর্ণনা করে।

সাধারণ উৎস নথি অন্তর্ভুক্ত:

• বাতিল চেক
• চালান
• ক্যাশ রেজিস্টার রসিদ
• কম্পিউটার উত্পাদিত রসিদ
• একটি গ্রাহক ফেরত জন্য ক্রেডিট মেমো
• কর্মচারী সময় কার্ড
• আমানত স্লিপ
• ক্রয় আদেশ

আপনার নথি সংরক্ষণ

সোর্স নথির তথ্য লেনদেনের পরে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব যথাযথ অ্যাকাউন্টিং জার্নালে রেকর্ড করা উচিত। রেকর্ডিংয়ের পরে, সমস্ত উত্স নথি কোন ধরণের সিস্টেমে দায়ের করা উচিত যেখানে প্রয়োজনে এবং পুনরুদ্ধার করা যেতে পারে। কিছু ক্ষেত্রে, এটি হ'ল হেফাজত শৃঙ্খলা প্রদানের পক্ষে এমনকি গুরুত্বপূর্ণ উত্স দস্তাবেজ আপনার নিয়ন্ত্রণে থাকা স্থির করতে সক্ষম হতে পারে।

অরিজিনস বনাম ফটোকপি

বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, উৎস নথির ফটোকপি আইনত গ্রহণযোগ্য। উদাহরণস্বরূপ, অভ্যন্তরীণ রাজস্ব পরিষেবাটি 1997 সাল থেকে প্রাপ্তির ফটোকপি গ্রহণ করেছে, যতক্ষণ না তারা সুস্পষ্ট, যতক্ষণ না তারা যথাযথভাবে উপস্থিত রয়েছে এবং স্ক্যানিং প্রক্রিয়ার সীমাগুলির মধ্যে, সেই তথ্যটি সমান একটি বিন্যাসে উপস্থিত রয়েছে মূল।

ক্রয়কৃত বস্তুগুলি নির্দিষ্ট করা এবং প্রদত্ত মূল্য নির্দিষ্ট করে এমন সামগ্রীর প্রাপ্তি, কিন্তু সরবরাহকারীর নাম ছাড়াই স্ক্যান করা হয়েছে তা যোগ্যতা অর্জন করবে না। মূল নথিতে সমস্ত তথ্য উপস্থাপন করে এমন একটি দস্তাবেজ, কিন্তু এটি Word বা Excel ফর্ম্যাটে পুনরায় টাইপ করাও যোগ্য নয়।

আইআরএস স্ট্যান্ডার্ডগুলি সম্পূর্ণ মূল, সুস্পষ্ট এবং সঠিক নথির সঠিক পুনঃপ্রবর্তনগুলিও অনেক ব্যবসা এবং সরকারী সংস্থার দ্বারা ব্যবহৃত হয়। অন্যান্য প্রতিষ্ঠান, তবে, এই সাধারণ প্রয়োজনীয়তা যোগ করুন।

উদাহরণস্বরূপ, ওয়াশিংটন ইউনিভার্সিটি শুধুমাত্র মূল নথির জন্য বিকল্প হিসাবে গ্রহণ করে, ফটোকপিগুলি সর্বনিম্ন 300 ডিট প্রতি ইঞ্চি (ডিপিআই) স্ক্যান করে এবং PDF বা TIFF ফর্ম্যাটে উপস্থাপিত হয়; এটি JPEG ফটোকপি গ্রহণ করে না।

আপনি যদি স্টোরেজটিকে সহজতর করার জন্য অ্যাকাউন্টিং বা আইনি নথি স্ক্যান করার পরিকল্পনা করেন তবে আপনি যে ফর্ম্যাটটি ব্যবহার করার পরিকল্পনা করছেন তাতে নথিগুলি গ্রহণ করবে তা নিশ্চিত করতে প্রাসঙ্গিক সংস্থার সাথে যোগাযোগ করুন।