আপনি কি প্রাক কাউন্সিল মিটিং সম্পর্কে জানতে হবে

সভা এবং ইভেন্ট পরিকল্পনাকারীরা সম্মেলন সেবা ব্যবস্থাপকের সাথে হোটেল, কনফারেন্স সুবিধা, সম্মেলন কেন্দ্রে এবং নির্ধারিত কনফারেন্সের আগে অন্যত্র একটি "প্রাক-কনফারেন্স" সভা করার প্রত্যাশিত। সম্মেলনের আগে এটি অবশ্যই মূলত সম্মেলন।

যারা ঘন ঘন মিটিংয়ের পরিকল্পনা করতে পারে না তাদের জন্য, প্রাক-সম্মেলন সভা প্রথমতে অস্বস্তিকর বা অদ্ভুত বলে মনে হতে পারে কারণ এটিতে নতুন পদ বা ভাষা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে যেমন "ইভেন্ট সারসংকলন" বা "ভোজ ইভেন্টের অর্ডার।"

ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী প্রাক প্রাক্তন থেকে কি আশা করা উচিত?

প্রি-কন একটি ইভেন্ট যা ইভেন্ট বিক্রেতাদের এবং সরবরাহকারীদের সাথে অনুষ্ঠিত হয় যেখানে ইভেন্ট বা প্রোগ্রামটি নির্ধারিত হয়। এটি সাধারণত প্রকৃত ইভেন্টের এক বা দুই দিন আগে অনুষ্ঠিত হয় এবং ইভেন্টের দিনে ঘটে যাওয়া হাঁটার পথ থেকে আলাদা।

কিছু মানুষ বড় কনফারেন্স, সম্মেলন, কংগ্রেস এবং উত্সাহ প্রোগ্রামের পরিকল্পনা নিয়ে প্রাক-কন সভায় যোগ দিতে পারে। যাইহোক, সেমিনার এবং অন্যান্য বিশেষ ইভেন্টের জন্য একটি প্রাক-কনফারেন্স সভা করাও সাধারণ।

একটি প্রাক কনন মিটিং সময় কি আশা করা

প্রি-কন মিটিংটি ইভেন্ট প্ল্যানারকে প্রোগ্রামে জড়িত সরবরাহকারী পরিচালন দলের সাথে প্রদত্ত প্রোগ্রামের জন্য সমস্ত চূড়ান্ত সরবরাহ পর্যালোচনা করার সুযোগ দেয়।

সাধারণত, একটি প্রাক কাউন্সিল মিটিং সমন্বয় এবং venue এর কনফারেন্স সেবা ব্যবস্থাপক দ্বারা নির্ধারিত হয়। ইভেন্টে জড়িত বিভিন্ন এলাকার ম্যানেজারকে তিনি একটি ইভেন্টের জন্য তাদের বিশেষ ভূমিকা পর্যালোচনা করার জন্য আমন্ত্রণ জানান। এই জড়িত প্রত্যেকের সাথে একটি সম্পর্ক স্থাপন করার জন্য সভায় বা ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী জন্য একটি চমৎকার সময়।

প্রাক-কনফারেন্সের সময় ইভেন্ট পরিকল্পনাকারীর ইভেন্টের কিছু গুরুত্বপূর্ণ উদ্দেশ্যগুলি হাইলাইট করা, ইভেন্টটি হোস্ট করা সংস্থার গুরুত্বপূর্ণ তথ্য, ইভেন্টে কী বার্তা পৌঁছানো হচ্ছে এবং গুরুত্বপূর্ণ ভিআইপিগুলি অন্তর্ভুক্ত করার জন্য এটি উপযুক্ত।

প্রি-কন ইভেন্টটি পুনরায় শুরু করার সঠিক সময়

একটি ইভেন্ট সারসংকলন ইভেন্ট উল্লেখ হিসাবে পরিচিত হয়। এতে প্রোগ্রাম সম্পর্কে বিস্তারিত তথ্য সহ একটি অনুষ্ঠান বা ইভেন্টের অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। এই আইটেমগুলির মধ্যে কিছু বা সমস্তগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে: তারিখ, সময়, পরিচিতি, অংশগ্রহণকারী প্রোফাইল, জরুরী পরিচিতি, খাদ্য ও পানীয়, পরিবহন, শিপিং তথ্য, বিলিং, অডিও / চাক্ষুষ এবং অন্যান্য বিশেষ প্রয়োজন।

প্রতিটি বিভাগ ম্যানেজার প্রাসঙ্গিক বিবরণ এবং তাদের সাধারণ অপারেটিং পদ্ধতি সহ ঘটনা সম্পর্কে তার বোঝার পর্যালোচনা করবে। তারা ইভেন্ট ইভেন্ট চুক্তি এবং পূর্বে ভোজ ইভেন্ট আদেশে ভাগ করা তথ্য তাদের বোঝার পর্যালোচনা করবে।

মিটিং এবং ইভেন্ট পরিকল্পনাকারীরা এই সময় ইভেন্টের উল্লেখগুলির সাথে সম্পর্কিত বিস্তারিত প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে হবে, যেমন স্টাফিং স্তর এবং প্রতিনিধিত্বকারী সমস্ত এলাকার প্রকৃত ইভেন্টের সময় কী পরিচিতিগুলির নাম। প্রাক-আলোচনা আলোচনার মূল উপাদানগুলির মধ্যে একটি পর্যালোচনা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে:

• খাদ্য এবং পানীয় প্রয়োজনীয়তা
• অতিথি রুম তালিকা তালিকা (যদি উপযুক্ত)
• সম্মেলন এবং বাণিজ্য প্রদর্শন প্রদর্শনী প্রয়োজনীয়তা
• মিটিং রুম এবং ট্রেড শো স্পেস প্রয়োজনীয়তা (মেঝে পরিকল্পনা)
• যেমন বৈদ্যুতিক এবং টেলিযোগাযোগ হিসাবে প্রযুক্তিগত প্রয়োজনীয়তা ,.
• Signage বসানো সম্পর্কে বিবরণ

এই শেষ মিনিট পরিবর্তন করতে আদর্শ সময়। যদিও তারা সবসময় এটি পছন্দ করতে পারে না তবে বেশিরভাগ বিক্রেতারা এবং সরবরাহকারীরা যুক্তিসংগত (এবং অযৌক্তিক) পরিবর্তনগুলি প্রত্যাশা করে। অবশ্যই, যদি সেট-আপটি অগ্রগতির সময়ে প্রি-কন নির্ধারিত হয় তবে সবকিছু ঠিকঠাক চলছে কিনা তা নিশ্চিত করতে প্রাথমিক ঘরের পরিদর্শন পরিচালনা করুন।