কিভাবে পারফেক্ট ইভেন্ট স্থান খুঁজে পেতে

সেরা ঘটনা স্থান বা ঘটনাস্থল উপর সিদ্ধান্ত আপনার ইভেন্ট এর সামগ্রিক সাফল্য সমালোচনামূলক। ঘটনাস্থল পরিকল্পনা সময় লাগে যখন, এটা অপ্রতিরোধ্য বোধ করতে হবে না। অনেকের জন্য, পেশাদার ইভেন্ট পরিকল্পক এবং অপেশাদার একইভাবে, এটি একটি মজার চ্যালেঞ্জ হতে পারে।

আপনি যে পরিকল্পনাটি এবং পরিকল্পনাটির পরিকল্পনা করছেন তার ধরনটি ইতিমধ্যেই চিহ্নিত করেছেন, আপনি স্থানান্তরিত হওয়ার প্রক্রিয়াটি শুরু করার মতো অনেকগুলি কারণ বিবেচনা করতে হবে। নীচের এই রোডম্যাপটি নিখুঁত ইভেন্ট স্পেস চয়ন করতে পদক্ষেপগুলির মাধ্যমে আপনাকে গাইড করতে সহায়তা করবে।

আপনার লক্ষ্য শ্রোতা

যখন কোনও ইভেন্টের জন্য ঘটনাস্থল পরিকল্পনা করা হয়, তখন আপনাকে অবশ্যই জানাতে হবে এমন গুরুত্বপূর্ণ তথ্যগুলির মধ্যে একটি হল আপনার অতিথিরা এবং কতগুলি আপনি উপস্থিত হতে চান। ঘটনাটি অবশ্যই ঘটনাস্থলের পছন্দটি জানাবেন, ইভেন্ট ইভেন্টের জন্য সবচেয়ে সীমিত কারণগুলির মধ্যে একটি তার ক্ষমতা। আপনি অতিথির সংখ্যাগুলির কমপক্ষে একটি সঠিক অনুমান (এটি একটি পরিসীমা হতে পারে) নিশ্চিত করুন তা নিশ্চিত করুন যেহেতু এটি আপনার স্থানস্থলের বিকল্পগুলি অবিলম্বে সীমাবদ্ধ করবে। আপনি আপনার শ্রোতা বিবেচনা করা উচিত। ঘটনাস্থল শুধুমাত্র ইভেন্ট নিজেই কিন্তু অতিথি 'স্বাদ এবং প্রত্যাশা প্রতিফলিত করে যে নিশ্চিত করুন।

ঘটনা তারিখ

আপনার ক্যালেন্ডার পরীক্ষা করুন কারণ সময় আপনার পছন্দসই স্থান সহ অনেক সিদ্ধান্ত প্রভাবিত করবে। আপনার অতিথি তালিকা পরে, আপনার ইভেন্টের তারিখ পরবর্তী সীমিত ফ্যাক্টর হতে হবে। আপনি যে ধরনের ইভেন্টটি পরিকল্পনা করছেন তার উপর নির্ভর করে আপনি দেখতে পারেন যে আপনি আপনার ইভেন্টের তারিখের সাথে আপনার পছন্দসই স্থান পেতে লেনদেন করতে হবে অথবা আপনি যে তারিখটি পেতে চান তার জন্য আপনাকে আপনার স্থানের পছন্দ অনুসারে নমনীয় হতে হবে। আপনি বা ক্লায়েন্ট নমনীয় যেখানে আপনি বুদ্ধিমান পরিকল্পনা আরম্ভ করা উচিত। এখানে বিবেচনা কিছু প্রশ্ন আছে:

• আপনার গেস্ট সিস্টেম তাদের সময়সূচী উপর ভিত্তি করে উপস্থিত থাকার সম্ভবত উপলব্ধ?
• কি স্থান যথাযথ এবং সেই সময় জন্য উপলব্ধ স্থান আছে?
• আপনার ব্যবস্থাপনা দলের জন্য সেরা সময় কখন অনুষ্ঠিত হবে?

আপনার বাজেট গণনা

একটি খোলা শেষ বাজেটের সাথে, যে কেউ একটি দুর্দান্ত ইভেন্ট পরিকল্পনা করতে পারে এবং স্থানের পছন্দগুলির অসীম নির্বাচন করতে পারে। কিন্তু সম্ভবত, আপনার আর্থিক সংস্থানগুলি সীমাবদ্ধ, এবং আপনার আর্থিক সীমাবদ্ধতাগুলির শুরু থেকে আপনাকে সচেতন হওয়া উচিত - এমনকি আপনার ইভেন্ট বাজেটটি যদি একটি বলপার্ক অনুমান বা পরিসর সহজ হয়। একটি ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী সবসময় একটি যুক্তিসঙ্গত বাজেটের মধ্যে একটি মহান ঘটনা পরিকল্পনা করতে পারেন।

• স্থান, প্রযুক্তিগত এবং ক্যাটারিং খরচ জন্য আপনার বাজেট পরামিতি মধ্যে স্থান পড়ে না?
• আপনি সেবা জন্য একটি অনুকূল হার আলোচনা করেছেন এবং আপনার ভূমিকা মান প্রদর্শন?
• লাইন আইটেম খরচ পরিকল্পনা অতিক্রম ক্ষেত্রে আপনার বাজেটে নমনীয়তা অনুমতি আছে?

বিভিন্ন অবস্থানের সুযোগ আউট

একবার গেস্ট তালিকা সংখ্যা এবং সম্ভাব্য ইভেন্ট তারিখগুলি সংকীর্ণ হয়ে গেলে, ইভেন্টটি কোথায় অনুষ্ঠিত হতে পারে তা চিহ্নিত করা গুরুত্বপূর্ণ। হোটেল এবং ইভেন্ট বা কনফারেন্স সেন্টার কর্পোরেট ইভেন্ট এবং বিবাহের অভ্যর্থনাগুলির জন্য সবচেয়ে জনপ্রিয় ইভেন্ট স্পেসগুলির মধ্যে কিছু, তবে তারা একমাত্র বিকল্প নয়। এই আপনার চিন্তা সৃজনশীল হতে সময়। নিম্নোক্ত বিবেচনা কর:

• আপনার মিটিংয়ের থিমের উপর ভিত্তি করে, কোন তিনটি সেরা অবস্থান মনে আছে?
• কোথায় আপনার অতিথি এই সভায় উপস্থিত হতে চান?
• আপনার অতিথির জন্য সবচেয়ে সুবিধাজনক হবে কি?
• একটি হোটেলে ছাড়া, কোন অপ্রত্যাশিত অবস্থানে আরএসভিপি হার বাড়তে পারে?

স্পেস সঠিক রাইট খুঁজুন

আপনার চয়ন করা ইভেন্টটি আপনার পরিকল্পিত ইভেন্টটির জন্য উপযুক্ত স্থান থাকতে হবে।আপনার ইভেন্ট একটি নাচ মেঝে প্রয়োজন হবে? আপনি একটি পিএ সিস্টেম প্রয়োজন হবে? একটি স্পিকার এর পডিয়াম বা একটি প্রজেক্টর পর্দা সম্পর্কে কি? টেবিল সেটআপ কি ধরনের আপনি প্রয়োজন? এই ধরণের প্রশ্নগুলি বিবেচনা করার পাশাপাশি, এখানে শীর্ষস্থানীয় ঘটনাস্থল পরিকল্পনাগুলির কয়েকটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন:

• ইভেন্ট ঘটনাস্থল আপনার প্রোগ্রাম বা ইভেন্ট বিশেষ মানদণ্ড পূরণ করে?
• ঘটনাস্থল আপনার উত্পাদন, বিনোদন, A / V, শব্দ, এবং অন্যান্য প্রযুক্তিগত প্রয়োজন মিটমাট করতে পারেন?
• সুবিধাটি কি আপনার প্রতিষ্ঠানের উচ্চ মানকে প্রতিফলিত করে?

স্থান সেবা এবং নিষেধাজ্ঞা বিবেচনা করুন

ইভেন্টের সঠিক স্থানটি সন্ধান করার পাশাপাশি, আপনি ঘটনাস্থলের প্রস্তাবিত অন্যান্য পরিষেবাগুলির ধরনগুলি দেখতে এবং আপনার ইভেন্টের জন্য তাদের মূল্য নির্ধারণ করতে চাইবেন। কিছু স্থানগুলিতে একটি পছন্দের বিক্রেতার তালিকা থাকবে যা থেকে আপনি অন্য পরিষেবাদিগুলির জন্য বিক্রেতাদের বা সরবরাহকারীদের খুঁজে পেতে কাজ করতে হবে। অন্যান্য স্থানগুলিতে সজ্জা বা ইভেন্টের অন্যান্য দিকগুলির উপর বিধিনিষেধ রয়েছে। কিছু প্রশ্ন জিজ্ঞাসা অন্তর্ভুক্ত:

• এই ঘটনাস্থল ভাল পার্কিং অপশন বা Valet প্রস্তাব না?
• এই ঘটনাস্থল নিরাপত্তা প্রদান করে?
• এই ঘটনাস্থল কি খাদ্য সরবরাহ, ফুলের ব্যবস্থা, লিনেন এবং টেবিল ভাড়া ইত্যাদি, ইত্যাদি অতিরিক্ত সেবা প্রদান করে?
• এই ঘটনাস্থল একটি সেটআপ আছে এবং ক্রু পরিষ্কার আপ আছে?
• এই ঘটনাস্থল কি আপনি সঙ্গে কাজ অন্যান্য বিক্রেতারা সীমাবদ্ধ?
• এই ঘটনাস্থল খাদ্য এবং পানীয় minimums আছে?

সম্মাননা বিবেচনা করুন

সেবা জন্য একটি ঘটনাস্থল এর খ্যাতি সমালোচনামূলক। এটি প্রায়ই একটি ভাল ইভেন্ট এবং একটি মহান ইভেন্ট উত্পাদন মধ্যে পার্থক্য। একটি ঘটনাস্থল তার সুবিধা, স্টাফ এবং ক্লায়েন্ট পরিচালনার উপায় সবসময় মনে রাখা হবে। একটি ঘটনাস্থল এর খ্যাতি মান জন্য একটি ধারনা পেতে, এই প্রশ্ন বিবেচনা করুন:

• কনফারেন্স ম্যানেজার, ক্যাটারিং ম্যানেজার, বা নির্বাহী শেফের মেয়াদ কত?
• ম্যানেজমেন্টটি আপনাকে ভিআইপি ক্লায়েন্টের মতো আচরণ করবে নাকি একাধিক প্রোগ্রামের মতো?
• কত নমনীয়তা আপনি প্রসারিত করতে ইচ্ছুক ঘটনাস্থল?
• তারা প্রশংসাপত্র বা রিভিউ উপলব্ধ আছে?
• ঘটনাস্থল আপনার মত ঘটনা থেকে ফটোগ্রাফ প্রস্তাব?

একটি দর্শন সময়সূচী

যতক্ষণ না সরবরাহ ও সময় এটি রোধ করে, প্রতিটি ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী কোনও স্থানান্তরের আগে কোনও সাইট পরিদর্শন পরিচালনা করবে। ছবিগুলি অত্যন্ত সহায়ক হতে পারে, তবে কেবলমাত্র ব্যক্তির মধ্যে মূল্যায়ন করা যেতে পারে এমন অনেক দিক রয়েছে। পার্কিং থেকে প্রবেশপথ এবং ইভেন্টের স্থান বাথরুমে সবকিছু সহ স্থানান্তরের একটি সফরের জন্য জিজ্ঞাসা করুন। আপনি আনন্দিত হবে আপনি কি!

ক্লায়েন্ট পছন্দ অন্তর্ভুক্ত করুন

ইভেন্ট পরিকল্পনাকারীরা অবশ্যই তাদের ক্লায়েন্টকে তাদের স্থানের প্রস্তাবগুলি উপস্থাপন করতে হবে (এটি কোম্পানির কর্মকর্তা বা পরিচালন বা বহিরাগত ক্লায়েন্টের মতো একটি অভ্যন্তরীণ ক্লায়েন্ট হতে পারে) এবং অনুমোদন গ্রহণ করে। স্থানান্তরের পরিকল্পনা পর্যায়ে ক্লায়েন্টের সাথে নিজেকে জিজ্ঞাসা করার একমাত্র প্রশ্ন ক্লায়েন্ট কি আমার সুপারিশ অনুমোদন করবে? কিছু আত্মবিশ্বাসের সাথে সেই প্রশ্নের উত্তর দিতে, আপনি অবশ্যই নিশ্চিত হবেন যে আপনি ক্লায়েন্টের প্রত্যাশা এবং শুরু থেকে পছন্দগুলি বুঝতে পেরেছেন।