একটি সেমিনার পরিকল্পনা জন্য চেকলিস্ট এবং গাইড

01 ইভেন্টের উদ্দেশ্য নিশ্চিত করুন

ঘটনাস্থল নির্বাচনে কোনও গবেষণা পরিচালনা করার আগে, ইভেন্টের মৌলিক উদ্দেশ্যগুলির সাথে আপনি পরিচিত কিনা তা নিশ্চিত করুন:

• শ্রোতা কে?
• সেমিনার বিষয় কি?
• কোথায় অবস্থিত করা উচিত?
• কেন মানুষ উপস্থিত হবে?
• সেমিনার এর এজেন্ডা কি?

02 শীর্ষ ইভেন্ট বিশেষ উল্লেখ গাইড পর্যালোচনা

কনভেনশন ইন্ডাস্ট্রি কাউন্সিলের এমন একটি সরঞ্জাম তৈরি করা হয়েছে যা সর্বোত্তম অনুশীলনগুলির একটি চমৎকার উত্স হিসাবে দেখা উচিত যা ইভেন্ট বা মিটিং পরিকল্পনাকারীর পরিকল্পনাগুলির ইভেন্টগুলি সম্পর্কে বিস্তারিত জানার জন্য সহায়তা করবে। বিনামূল্যে ডাউনলোড সরঞ্জাম দিয়ে, এটি প্রাসঙ্গিক বিবরণ তালিকা তৈরি করতে কোনও ইভেন্ট প্ল্যানারকে সহায়তা করবে। এই অন্তর্ভুক্ত, কিন্তু সীমাবদ্ধ নয়:

• ইভেন্ট প্রোফাইল (তারিখ, সময়, অবস্থান, পরিচিতি, ইত্যাদি)
• ইভেন্ট সংগঠক / হোস্ট যোগাযোগ তথ্য
• সরবরাহকারী যোগাযোগের তথ্য
• অংশগ্রহণকারী প্রোফাইল
• স্থান প্রয়োজন
• খাদ্য ও পানীয়
• একটি / ভি প্রয়োজনীয়তা
• ফাংশন / রুম সেটআপ

03 একটি ইভেন্ট প্রোফাইল তৈরি করুন

একবার পরিকল্পনাকারীর ইভেন্টটি সম্পর্কে কিছু প্রাথমিক প্রশ্ন থাকলে, মিটিংয়ের জন্য সম্ভাব্য স্থানগুলি অনুসন্ধানের সময় হয়। অনুষ্ঠানের আয়োজক / হোস্টের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করা এবং যেখানে সংগঠক এবং অতিথি উভয়ের জন্য সেমিনারটি সর্বাধিক সুবিধাজনক হতে পারে তা নির্ধারণ করতে (ধারণাগুলির তালিকা অবিরাম হতে পারে) নির্ধারণ করতে গুরুত্বপূর্ণ:

• স্থানীয় হোটেল
• স্থানীয় সম্মেলন সুবিধা
• ব্যক্তিগত রেস্টুরেন্ট স্থান
• ব্যক্তিগত ক্লাব জাদুঘর / আর্ট গ্যালারি

04 রূপরেখা সেমিনার প্রয়োজন এবং Reeuuest স্থান প্রস্তাব।

সর্বাধিক স্থান সম্ভাব্য সেমিনারের জন্য একটি অনুমান প্রদান খুশি। খাদ্য সরবরাহ বা বিক্রয় যোগাযোগ নিম্নলিখিত BEO তথ্য প্রয়োজন হবে:

• ইভেন্টের জন্য সম্ভাব্য তারিখ (গুলি)
• উপস্থিতি সংখ্যা
• রুম সেটআপ স্টাইল (শ্রেণীকক্ষ, u- আকৃতি, ইত্যাদি)
• ইভেন্টের সময় (সেটআপের জন্য অ্যাকাউন্ট / টিয়ার ডাউন)
• খাদ্য এবং পানীয় প্রয়োজনীয়তা
• একটি / ভি প্রয়োজন (স্ক্রিন, mics, ইত্যাদি সহ)
• রুম সেটআপ

টিপ: হোটেল থেকে আপনার ইভেন্টে উৎসর্গ করা একটি এ / ভি প্রযুক্তিবিদ ভাড়া।

05 নিশ্চিত করুন এবং / অথবা এজেন্ডা বিকাশ

অনুষ্ঠান পরিকল্পক ইভেন্ট ইভেন্ট অর্গানাইজার / হোস্টের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করার জন্য এটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ ইভেন্ট ইভেন্টটি প্রায়শই ইভেন্টের আসল কথোপকথন পর্যন্ত প্রাথমিক কথোপকথন থেকে পরিবর্তিত হবে। ইভেন্ট প্ল্যানারটি প্ল্যানটি সামঞ্জস্য করতে এবং অবশ্যই সবকিছু স্থিরভাবে চালানোর জন্য ঘটনাস্থলের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করার জন্য প্রস্তুত থাকতে হবে।

06 BEO চুক্তি নিশ্চিত করুন

একবার পরিকল্পকটি সেমিনারের অংশগ্রহণকারীদের এবং লজিস্টিক প্রয়োজনীয়তার লক্ষ্যযুক্ত নম্বর জানেন, সে ইভেন্ট ইভেন্ট এবং সম্পর্কিত প্রয়োজনীয়তাগুলি সুরক্ষিত করতে পারে। বেশিরভাগ চুক্তি ইভেন্টটির আগে নির্দিষ্ট কিছু দিন পর্যন্ত খাদ্য ও পানীয়ের প্রয়োজনীয়তাগুলি হ্রাস / বৃদ্ধি করার জন্য পরিকল্পকের অনুমতি দেয়। যাইহোক, অনেক চুক্তি তারা একটি গ্রুপ পরিমাণ হ্রাস করতে পারবেন কত পরিমাণ ক্যাপ হবে, তাই ভাল অনুমান।

07 ইভেন্ট কমিউনিকেশনস এবং উপকরণ তৈরি করুন

এটি এমন একটি আইটেম যা কিছু পরিকল্পনাকারী জড়িত হতে পারে, অন্যেরা তা নাও করতে পারে। মূলত, কিছু মিটিং পরিকল্পনাকারী নিম্নলিখিত প্রতিটি জন্য দায়ী করা হবে:

• ইভেন্ট আমন্ত্রণ তৈরি করা হচ্ছে
• মুদ্রণ এজেন্ডা এবং অন্যান্য উপাদান
• অংশগ্রহণকারী উপহার / raffles সুরক্ষিত
• নাম ব্যাজ উত্পাদন
• শিপিং ইভেন্ট signage এবং প্রদর্শন

08 লজিস্টিককে চূড়ান্ত করার জন্য ইভেন্ট হোস্টের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণভাবে কাজ করুন

ইভেন্টের আগে, একটি গুরুত্বপূর্ণ পরিকল্পনা রয়েছে যা একটি মিটিং প্ল্যানার ইভেন্টের আগে সম্পন্ন হয়। এই নিম্নলিখিত নিশ্চিত করা রয়েছে:

• ঘটনা স্পিকার
• ঘটনা একটি / ভি প্রয়োজনীয়তা
• ইভেন্ট অংশগ্রহণকারী গণনা
• হোস্ট ভূমিকা এবং দায়িত্ব
• ইভেন্ট উপকরণ প্রয়োজন (একাধিক বার চেক)

09 ইভেন্ট সেটআপ

ইভেন্ট সেটআপের জন্য BEO সময়সূচীতে সময় দেওয়ার জন্য নিশ্চিত হোন এবং ইভেন্টের প্রায় দু ঘন্টা আগে এটির সুপারিশ করা হবে।

টিপ: স seminar সকালে নির্ধারিত হয়, আপনার গ্রুপ রাতে সেট আপ করার অনুমতি দিতে ঘটনাস্থল বিক্রয় যোগাযোগ জিজ্ঞাসা করুন (কিন্তু পাবলিক সাইটের মধ্যে মূল্যবান কিছু ছেড়ে না)।

সমস্ত ইভেন্ট উপকরণ, হ্যান্ডআউট, signage, প্রদর্শন, উপহার, নিবন্ধন টেবিল, নাম ব্যাজ এবং আরো ঘটনা জন্য প্রস্তুত করা আবশ্যক।

সতর্কতা: স্পিকাররা কখনও কখনও রাতের আগে স্লাইডগুলি পরিবর্তন করে এবং নতুন উপস্থাপনাগুলি প্রদান করে যা ইভেন্টটির 10 মিনিটের পূর্বে পাওয়ার পয়েন্টে যোগ করতে হবে।

10 ইভেন্ট এক্সিকিউশন

আপনি প্রস্তুত করার পরে, সেমিনার জন্য সময়। নিম্নলিখিত প্রত্যাশা:

• কিছু অংশগ্রহণকারীদের সবসময় প্রাথমিকভাবে পৌঁছাতে হবে।
• কিছু অংশগ্রহণকারীরা সবসময় দেরি হবে।
• ঘন ঘন কিছু প্রযুক্তিগত ত্রুটি আছে।