ইভেন্ট পরিকল্পনা তথ্য প্রবাহ পরিচালনার টিপস

একই পৃষ্ঠায় একাধিক গোষ্ঠী রাখা একটি ইভেন্ট-পরিকল্পনাকারী প্রতিদিনের ভিত্তিতে সবচেয়ে বড় চ্যালেঞ্জগুলির মধ্যে একটি। কোনও ইভেন্টের সাথে জড়িত থাকা সত্ত্বেও যোগাযোগের জন্য সংজ্ঞায়িত পথ ছাড়া এটি সফল হতে চায়, তবে ক্র্যাকগুলির মাধ্যমে বিশদ বিবরণের জন্য সর্বদা একটি সুযোগ থাকবে। খুব প্রারম্ভ থেকে একটি তথ্য প্রবাহচিহ্ন স্থাপন করে oversights প্রতিরোধ এড়ানো যায়। একই দিক দিয়ে কাজ করে সকল পক্ষকে রাখার জন্য নিচের নির্দেশিকাগুলি অনুসরণ করুন।

প্রধান হতে

বেশিরভাগ ঘটনা বিভিন্ন বিভাগের মধ্যে যৌথ প্রচেষ্টা, কিন্তু দিনের শেষে, সমগ্র উৎপাদন তত্ত্বাবধানে একজন নেতা হতে হবে। দলের প্রতিটি ব্যক্তির তাদের বিশেষত্ব উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করা উচিত, এবং তাদের সীমানা গুরুত্ব বুঝতে। প্রকল্পটির শুরু থেকে সীসা পরিকল্পনাকারী হিসাবে নিজেকে সনাক্ত করুন। আপনার সহকর্মীদের তথ্য প্রবাহের গুরুত্ব ব্যাখ্যা করুন এবং প্রোটোকলগুলি উপেক্ষা করা হলে কী ঘটবে তা ব্যাখ্যা করুন। কোনও সমস্যা তৈরি করার জন্য কেউই দায়ী হতে চায় না, প্রথম দিনে অভ্যন্তরীণ সংলাপের জন্য নিয়মগুলি ব্যাখ্যা করুন।

কমিটি সংগঠিত করুন

এখানে লক্ষ্য এমন যে শ্রমিকদের দায়িত্বগুলি কোনভাবে ছিন্ন করা যাচ্ছে। উদাহরণস্বরূপ, সমস্ত গ্রাফিক্স এবং লোগো সঠিকভাবে প্রদর্শিত হয় কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য বিপণন বিভাগটি একই কমিটিতে থাকা উচিত। স্বাভাবিকভাবেই একসাথে কাজ করার প্রয়োজন এমন দলগুলি তৈরি করা শামুকের মধ্যে হেরে যাওয়ার মতো অপ্রয়োজনীয় ইমেলগুলি অনেকগুলি মুছে ফেলবে। সাম্প্রতিক বিকাশের সাথে আপনাকে প্রতিবেদনের জন্য প্রতিটি কমিটির একটি পরিচিতি চয়ন করুন।

সময়সীমা

আগাম পোস্ট সময়সীমা পোস্ট জড়িত সবাই জন্য চাপ মাত্রা কমাতে হবে। আপনি আপনার নির্দিষ্ট সময়সীমার মানকে আরও শক্তিশালী করতে পারেন যা প্রবাহচিহ্ন তৈরি করে যা প্রতিটি কমিটির কাজকে একত্রিত করার জন্য কীভাবে ব্যবহার করা হবে তা ব্যাখ্যা করে। অন্য বিভাগ তাদের প্রতিক্রিয়া জন্য অপেক্ষা করছে জানি যখন কর্মচারীরা সাধারণত ভাল প্রতিক্রিয়া। এই তথ্য ভাগ করে প্রক্রিয়া স্বচ্ছ রাখে এবং নেতিবাচক পদক্ষেপ ব্যবহার না করে দায়িত্ব জোরদার করে।

নির্বাহী কর্মকর্তা অবগত রাখুন

যতক্ষণ না আপনি আপনার নির্বাহী নেতাদের কাছে ধারণাগুলি উপস্থাপন করতে প্রস্তুত না হওয়া পর্যন্ত আপনি সবচেয়ে বড় ভুলগুলির একটি দৃশ্যগুলি পিছনে কাজ করতে পারেন। কদাচিৎ, যদি কখনও, আপনি তাদের অফিসে পদব্রজে ভ্রমণ এবং আপনার ইভেন্ট কিছু দৃষ্টিভঙ্গি পরিবর্তন ছাড়া ছেড়ে চলে যেতে হবে। পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার সময় নিয়মিত সময়ের শেষে তাদের সঙ্গে সাক্ষাত করে তাদের এই হতাশাকে রক্ষা করুন। শেষ পর্যন্ত বৃত্তান্তের বিরোধিতায় আপনার প্রকল্পের মাঝামাঝি পরিবর্তনগুলি করা অনেক সহজ।

আপনার বিক্রেতাদের সাথে যোগাযোগ করুন

ঘটতে পারে যে অন্য আপাতদৃষ্টিতে নির্দোষ ভুল বিক্রেতাদের সঙ্গে সেকেন্ড যোগাযোগ। এটি এমন ঘটে যখন কোনও সহকর্মী পরিকল্পনাকারীর বিবরণ ভাগ করে নেওয়ার জন্য সরাসরি একজন বিক্রেতা সাথে যোগাযোগ করার উদ্যোগ নেয় যা আপনি সচেতন নন। এই পার্শ্ব কথোপকথন ফলাফল ঘটনা একসাথে আসে কিভাবে একটি বড় প্রভাব থাকতে পারে। এটি প্রতিরোধ করার একমাত্র উপায় হল আপনার বিক্রেতাকে অন্যান্য কর্মচারীদের কাছ থেকে অর্ডারগুলি সীমাবদ্ধ করা। আপনি প্রথমে এটি কঠোর শব্দ মনে হতে পারে, কিন্তু আপনি আপনার মাধ্যমে সমস্ত তথ্য প্রবাহ জানার জন্য অনেক সহজ ঘুম হবে।

প্রতিক্রিয়াশীল আপডেট

একটি ইভেন্টের জন্য সীসা পরিকল্পক হওয়ার কারণে আপনি যত বেশি তথ্য পাবেন তা ভাগ করে নিতে হবে। ইভেন্টটির বিশদ বর্ণনা করে এমন একটি মাস্টার প্ল্যানিং নথি রাখুন এবং আপনার সমস্ত কমিটির সদস্যদের সাপ্তাহিক আপডেট পাঠান। আপনার যোগাযোগ সংক্ষিপ্ত এবং বিন্দু রাখুন। আপনি প্রত্যেকে আপনার সাপ্তাহিক ইমেল আপডেটগুলিতে নোটগুলি পড়তে চাইছেন, কিন্তু যদি আপনি অবিরাম রাজি হন, তবে আপনি দ্রুত তাদের মনোযোগ হারাবেন।

আপনার ইভেন্টগুলির তথ্য প্রবাহ পরিচালনা করে আন্তঃবিভাগীয় যোগাযোগের মতো একই পদ্ধতির প্রয়োজন। প্রত্যেকে তাদের দায়িত্ব সম্পর্কে সচেতন থাকুন এবং জড়িত সমস্ত পক্ষের সাথে গুরুত্বপূর্ণ আপডেটগুলি ভাগ করুন। সমালোচনামূলক পার্থক্য হচ্ছে আপনি এই প্রকল্পের সিইও। আপনার ভূমিকাটি সমস্ত বিভাগের প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করে এমন সমস্ত বিশদ পরিচালনা করতে এবং তাদের ভাগ করা দর্শনে অনুবাদ করতে হয়। সাফল্য জন্য ভিত্তি সব তথ্য একই দিক প্রবাহ নিশ্চিত করা হয়।