কিভাবে RFPs এবং RFQs জন্য অনুরোধ লিখুন

এখন আপনি আপনার ব্যবসায়ের প্রয়োজনীয়তা বিশ্লেষণ করেছেন এবং আপনার বিক্রেতার অনুসন্ধান সম্পন্ন করেছেন, আপনি বিক্রেতার নির্বাচন প্রক্রিয়ার মাংস এবং আলু শুরু করতে প্রস্তুত। প্রস্তাবের জন্য একটি লিখিত অনুরোধ (আরএফপি) বা উদ্ধৃতির জন্য অনুরোধ (RFQ) আপনার কোম্পানির জন্য সেরা মূল্যের সেরা বিক্রেতা নির্বাচন করার চাবি। আপনি যদি নথির উদ্দেশ্যগুলি এবং ফাংশনটি বোঝেন তবে লেখার পক্ষে কঠিন নয়।

যা লিখতে সিদ্ধান্ত নিন

একটি RFP মান, সেবা, বা চূড়ান্ত পণ্য প্রতিক্রিয়া করা হয় যে প্রতিটি বিক্রেতা থেকে ভিন্ন হতে হবে ব্যবহার করা হয়।

একটি RFQ সাবস্ক্রাইব বিক্রেতাদের মধ্যে পণ্য বা পরিষেবা বৈষম্য জন্য সামান্য বা কোন রুম সঙ্গে পণ্য, সহজ সেবা, বা সহজবোধ্য / অসম্পূর্ণ অংশ জন্য ব্যবহার করা হয়। আলোচনা পয়েন্ট ডেলিভারি সময়সূচী, প্যাকেজিং অপশন, ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত হতে পারে

নথির উদ্দেশ্যগুলি অবশ্যই অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত:

• প্রতিটি বিক্রেতার প্রতিক্রিয়া মূল্যায়ন করার জন্য বিস্তারিত প্রস্তাবগুলি গ্রহণ করা যাতে আপনার কোম্পানির সেরা স্বার্থগুলি সমস্ত ফন্টগুলিতে পূরণ হয়।
• সম্ভাব্য সম্ভাব্য চুক্তিতে আলোচনার জন্য বিক্রেতার নির্বাচন প্রক্রিয়ার প্রতিযোগিতামূলক প্রকৃতির লিভারেজিং।
• আপনার কোম্পানির মধ্যে সমস্ত স্টেকহোল্ডারদের স্বার্থ পূরণ করা হবে এবং একটি সমঝোতা পৌঁছেছেন তা নিশ্চিত করা।
• আপনার বিক্রেতাকে সম্পূর্ণ বিক্রেতার নির্বাচন প্রক্রিয়ার নিয়ন্ত্রণে রাখুন এবং নির্বাচন নিয়মগুলি সামনে রাখুন।
• শুরু থেকে আপনি এবং বিক্রেতার মধ্যে অংশীদারিত্ব নির্মাণ।

RFP বা RFQ গঠন

RFP বা RFQ এমনভাবে সাজানো উচিত যা স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্তভাবে বিক্রেতার কাছে আপনার চাহিদাগুলি উপস্থাপন করে। প্রতিটি ডকুমেন্ট বিভিন্ন ধরণের এবং আপনি যে পণ্যটি অনুসন্ধান করছেন তার উপর নির্ভর করে ভিন্ন হতে পারে তবে কিছু আদর্শ বিভাগ রয়েছে যা কোনও সাধারণ RFP বা RFQ এ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। আপনার ব্যক্তিগত প্রয়োজনের জন্য প্রতিটি বিভাগ দরজার:

1. ভর্তি বিবরণ সময়সীমা, আপনার কোম্পানী মেইলিং ঠিকানা, এবং প্রশ্ন এবং ব্যাখ্যা জন্য একটি যোগাযোগ ব্যক্তি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
2. একটি ভূমিকা এবং নির্বাহী সারসংক্ষেপ সম্পূর্ণ নথির সমাপ্তির পরে লেখা শেষ অংশ হওয়া উচিত। এটি আপনার কোম্পানির সংক্ষিপ্ত সংক্ষিপ্ত বিবরণ এবং আপনার পণ্য বা পরিষেবাটির প্রয়োজনীয়তার সাথে সম্ভাব্য বিক্রেতাদের সরবরাহ করে।
3. একজন ব্যবসা ওভারভিউ এবং ব্যাকগ্রাউন্ড আপনার ব্যবসা, পণ্য, এবং বাজার খাত বর্ণনা করা উচিত। এই সম্ভাব্য বিক্রেতারা আপনি পূরণ করার চেষ্টা করছেন চাহিদা বুঝতে সাহায্য করবে।
4. দ্য বিস্তারিত বিবরণী নথির দীর্ঘতম অংশ হওয়া উচিত। একটি আরএফপি জন্য, এটি নির্বাচন সিদ্ধান্ত ড্রাইভ করবে গুণগত ব্যবস্থা এবং প্রয়োজনীয়তা থাকবে। একটি RFQ এর জন্য এই বিভাগটি বিক্রেতার প্রতিক্রিয়ার জন্য আপনি যে পরিমান পরিমাণে অনুসন্ধান করছেন তা সরবরাহ করতে হবে। উদাহরণ মাপকাঠি পণ্য অঙ্কন, প্রকৌশল সহনশীলতা, সেবা মাত্রা, মাইলস্টোন, deliverables এবং সময়সীমা, প্রযুক্তিগত বা ব্যবসায়িক প্রয়োজনীয়তা, সফ্টওয়্যার কার্যকারিতা, এবং হার্ডওয়্যার প্রয়োজনীয়তা অন্তর্ভুক্ত হতে পারে।
5. অনুমান এবং সীমাবদ্ধতা বিক্রেতা এই বিভাগে তালিকাভুক্ত করা আবশ্যক সচেতন করা প্রয়োজন। বিক্রেতার সাথে সরাসরি এবং অবিচ্ছিন্ন হতে ব্যর্থতা পরবর্তী তারিখে চুক্তির পুনঃবিবেচনার দরজা এবং আপনার বিক্রেতার সাথে আপনার সম্পর্কের ঝুঁকি নেওয়ার সম্ভাবনা উন্মুক্ত করবে। সম্ভাব্য বিষয়গুলি ভ্রমণ খরচ, আপগ্রেড / সংশোধন খরচ, লাইসেন্স অধিকার ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত।
6. কোন শর্তাবলী বিক্রেতা ন্যায্য এবং সৎ প্রতিক্রিয়া তৈরি করার জন্য তালিকাভুক্ত করা আবশ্যক। এই অর্থায়ন বিকল্প, চুক্তি দৈর্ঘ্য, পুনর্নবীকরণ বিকল্প, ওয়ারেন্টি, ডেলিভারি জরিমানা, সেবা মাত্রা, ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত হতে পারে।
7. চূড়ান্ত অধ্যায় একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ হতে হবে নির্বাচন মানদণ্ড আপনি আপনার সিদ্ধান্ত নিতে ব্যবহার করা হবে। কিছু সংস্থা এই তথ্যটিকে সম্পূর্ণ গোপনীয় রাখতে পছন্দ করে, অন্য কোম্পানিগুলি বিশ্বাস করে যে এটি সম্ভাব্য বিক্রেতাদের আপনার কোম্পানির কাছে গুরুত্বপূর্ণ কীভাবে ফোকাস করতে সহায়তা করবে।

বিক্রেতাদের বিতরণ

অবশেষে, একটি কভার লেটার রচনা করুন এবং আপনার অনুসন্ধান প্রক্রিয়া চলাকালীন আপনার নির্বাচিত প্রত্যেক বিক্রেতাকে আপনার RFP বা RFQ এর কপি প্রেরণ করুন। এটির প্রয়োজন এমন কোনও বিক্রেতাকে সহায়তা প্রদানের জন্য উপযুক্ত যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে তা নিশ্চিত করুন।