কিভাবে প্রস্তাব বা RFP জন্য একটি অনুরোধ লিখুন

প্রস্তাবের জন্য একটি অনুরোধ, কখনও কখনও একটি RFP বা RFQ ("উদ্ধৃতির জন্য অনুরোধ") বলা হয়, এটি একটি পণ্য যা যখন একটি পণ্য কিনতে চায় তখন এটি একটি দস্তাবেজ এবং এটি তার নির্দিষ্টকরণগুলি জনসাধারণের কাছে উপলব্ধ করতে চায়। এটি বেশিরভাগ সংস্থাগুলি কাজের উপর বিড করবে এবং RFP আরো প্রতিযোগিতামূলক মূল্য আমন্ত্রণ জানায়। কিন্তু, আপনি যদি সঠিকভাবে আরএফপিটি প্রস্তুত না করেন তবে আপনার প্রচেষ্টার সময়গুলি কোনও সময় বা খারাপ কোনও বিড তৈরি করতে পারে না। ভাল ফলাফল নিশ্চিত করার জন্য একটি RFP তৈরি করার জন্য কিভাবে যেতে হবে এখানে।

অসুবিধা: গড়

সময় প্রয়োজন: বেশ কিছু দিন

12 ধাপ

1. আপনার হোমওয়ার্ক করুন:আপনার যা দরকার তা চিত্র করুন, আপনি যা চান তা এবং আপনার RFP লেখা শুরু করার আগে কী সম্ভব। এমন মেশিনের জন্য কোনও RFP ইস্যু করবেন না যা আপনার মাসে এক মাসেরও বেশি বিক্রি না করে 1500 উইজেটগুলি তৈরি করতে পারে। কোনও মেসেঞ্জার কোনও সাইকেলে দ্রুত ট্র্যাফিকের মাধ্যমে পেতে পারেন এমন একটি উচ্চ-চালিত গাড়ীটির জন্য একটি RFP প্রদান করার কোনও কারণ নেই।
2. আপনার চাহিদা এবং চায় মধ্যে পার্থক্য: আপনি যদি এমন কোন অ্যাপ্লিকেশন ক্রয় করতে চান যা আপনার কাজের জায়গায় সদর দফতর এবং আপনার ভ্যানগুলির মধ্যে ছবি প্রেরণ করতে পারে তবে আপনি প্রতি সেকেন্ডে চিত্রগুলির সংখ্যা, আপনার প্রয়োজনীয় চিত্রগুলির সর্বাধিক আকার এবং প্রয়োজনীয় রেজোলিউশন নির্দিষ্ট করতে পারেন। রঙে সেই চিত্রগুলি থাকা ভাল হতে পারে তবে এটি সত্যিই প্রয়োজনীয় কিনা তা নির্ধারণ করুন। আপনি যদি সত্যিই একটি নির্দিষ্ট নির্দিষ্ট প্রয়োজন, "ইচ্ছা," "হবে," এবং "অবশ্যই" মত শব্দ ব্যবহার করুন। এই নির্দেশাবলীর এই নির্দেশ করে। নিছক "চায়" যে বিশেষণগুলি "মে," "ক্যান," এবং "ঐচ্ছিক" শব্দগুলির দ্বারা শনাক্ত করা উচিত।

1. বিজয়ী কি দেখতে হবে তা নির্ধারণ করুন: আপনি আপনার RFP প্রতিক্রিয়া পেতে পেতে প্রস্তাব ভিন্ন হবে। প্রতিটি সাড়া কোম্পানি বিভিন্ন শক্তি এবং দুর্বলতা থাকবে। কিছু সর্বনিম্ন খরচ ফোকাস করা হবে। অন্যদের ভাল মানের উপর ফোকাস করা হবে। এবং অন্যদের একটি সম্পূর্ণ বৈশিষ্ট্য সেট অফার করবে। আপনি যা খুঁজছেন তা সামনে নিন - সর্বনিম্ন খরচ, দ্রুততম ডেলিভারি, বা দুটি সমন্বয়।
2. নথি সংগঠিত করুন: ব্যবসায়ের জন্য যেকোন কিছু লিখতে হবে তা অবশ্যই চিন্তাভাবনা করে দেওয়া উচিত এবং সংগঠিত হওয়া উচিত। একটি রূপরেখা শুরু করার জন্য একটি ভাল জায়গা। সর্বনিম্ন সময়ে, আপনাকে একটি ভূমিকা, প্রয়োজনীয়তা, নির্বাচনের মানদণ্ড, সময়সীমা এবং প্রক্রিয়াগুলির জন্য বিভাগগুলির প্রয়োজন হবে। এই বিভাগের অনেক উপধারা থাকবে।

1. ভূমিকা লিখুন: এটি এমন যেখানে আপনি সম্ভাব্য দরদাতাদের ব্যাখ্যা করবেন কেন আপনি RFP প্রকাশ করছেন এবং আপনি কী করে এটি অর্জন করতে চান। ভূমিকা এছাড়াও নির্দিষ্ট তারিখ সহ অন্যান্য বিভাগ থেকে culled মূল পয়েন্ট সংক্ষিপ্ত বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করতে পারে। একটি ইমেজ ট্রান্সমিশন সিস্টেমের জন্য একটি আরএফপি প্রবর্তনের মতো কিছু পড়তে পারে: "এক্সওয়াইজেড কোম্পানি মহান নির্ভরযোগ্য, সহজে ব্যবহারযোগ্য সিস্টেমের জন্য প্রধান ফটোগুলি থেকে মেট্রোপলিটান এলাকায় যে কোন জায়গায় ভ্যান প্রেরণ করতে সক্ষম। সোমবার, 5 মার্চ, 2007, 8 টা পিএসটি এ প্রাপ্ত হবে। "
2. প্রয়োজনীয়তা ব্যাখ্যা করুন: এই বিভাগটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ একটি এবং এটি সাধারণত সবচেয়ে সময় লাগে। আপনি প্রেরিত ইমেজ আকার এবং স্বচ্ছতা এবং প্রয়োজনীয় গতি নির্দিষ্ট করতে হবে। নির্দিষ্ট থাকুন, তবে এটি অপরিহার্য না হওয়া পর্যন্ত আপনি কীভাবে কাজটি সম্পন্ন করতে চান সেই বিড্ডারকে বলবেন না। আপনি উপবিভাগে এই অংশ বিরতি করতে চান।উদাহরণস্বরূপ (ক) চিত্রের আকার এবং গুণমান (খ) সংক্রমণ, যা পছন্দসই গতি এবং কোন প্রয়োজনীয়তা যা সংক্রমণ সুরক্ষিত (সি) পছন্দসই বিকল্পগুলি উভয় অন্তর্ভুক্ত করতে পারে, যেখানে আপনি একটি পছন্দসই বিকল্প হিসাবে রঙ তালিকাভুক্ত করতে পারেন।
3. নির্বাচন মানদণ্ডএখানে আপনি কোথায় বিজয়ী বিড নির্বাচন করবেন বলছেন বলুন। আপনি পছন্দ হিসাবে আপনি যতটা বা একটু হিসাবে প্রকাশ করতে পারেন। মতামত অন্তর্ভুক্ত করা একটি ভাল ধারণা, "বিজয়ী দরকষাকষি, যদি থাকে, কেবল XYZ কোম্পানির রায় দ্বারা নির্বাচিত হবে।" আপনি একটি স্প্রেডশীট তৈরি করতে পারেন যা প্রতিটি বিড প্রতিটি বিডের নির্দিষ্ট বিন্দুর বিন্দুকে পুরষ্কার দেয়। তারপরে, শীর্ষস্থানীয় তিনটি স্কোর সহ একটি দলকে সেরা বিড চয়ন করুন।
4. অবরোধ: এই বিভাগে কোম্পানিগুলিকে কত দ্রুত তা কাজ করতে হবে এবং কতক্ষণ প্রক্রিয়াটি প্রত্যাশিত হওয়ার কথা বলে তা জানায়। আপনি আপনার নির্দিষ্ট সময় নির্ধারণ করা যখন যুক্তিসঙ্গত হতে হবে। জটিল সিস্টেমের প্রস্তাবের জন্য জিজ্ঞাসা করবেন না তখন উত্তরদাতাদের প্রতিক্রিয়া জানানোর জন্য মাত্র কয়েক দিন দিন। যদি আপনার আরএফপি বড় হয়, আপনার পছন্দসই ক্রয়টি জটিল হলে বা একটি খুব বিস্তারিত প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন হলে একটি বিড প্রস্তুত করার জন্য আরও সময় দিন। এটি এমনও যেখানে আপনি bidder বলতে পারেন যে কতক্ষণ মূল্যায়ন প্রক্রিয়া গ্রহণ করা হবে যখন তারা সফল হয়, এবং তারা কী প্রতিশ্রুতি দিয়েছে তা কত তাড়াতাড়ি তারা সরবরাহ করতে হবে।
5. প্রসেস: চুক্তিটি কীভাবে কাজ করবে তা ব্যাখ্যা করার জন্য এই বিভাগটি ব্যবহার করুন-চুক্তিটি প্রদান করার জন্য আরএফএফ পাঠানো থেকে এবং কখন কাজ শুরু হবে। এই বিভাগটি বলতে পারে, "বিডগুলি উপরের ধাপ 8 এ নির্দিষ্ট তারিখে নির্ধারিত। সমস্ত বিডগুলি পর্যালোচনা করা হবে যাতে তারা সমস্ত প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে এবং প্রতিক্রিয়াশীল হয়। সমস্ত প্রতিক্রিয়াশীল বিড এক্স বিভাগগুলিতে স্কোর করা হবে (যদি আপনি বিভাগগুলি নামতে পারেন তবে আপনি চান) এবং শীর্ষ তিনটি বিডের মূল্য বিজয়ী দরকষাকষি এবং অন্য বিকল্পের জন্য প্রস্তাব দলের দ্বারা মূল্যায়ন করা হবে। বিজয়ী দরপত্রের সাথে আলোচনা দুই সপ্তাহের মধ্যে চুক্তির পুরস্কার হিসাবে প্রত্যাশিত হবে। "
6. আরএফপি পাঠানোর সিদ্ধান্ত নিন: বেশিরভাগ RFP গুলি মেইল ​​করা হয়, কিন্তু তাদের হতে হবে না। আপনি ইমেল দ্বারা একটি RFP পাঠাতে পারেন, অথবা আপনি এটি আপনার কোম্পানির ওয়েবসাইটে পোস্ট করতে পারেন। শুধুমাত্র এমন নাম (বা বিড নম্বর) নির্দিষ্ট করতে ভুলবেন না যা দরকারিদের দ্বারা প্রতিক্রিয়া দেওয়া RFP সনাক্ত করতে ব্যবহার করা উচিত।
7. RFP কে গ্রহন করবে তা নির্ধারণ করুন: আপনি ইতোমধ্যেই সরবরাহকারীদের চিহ্নিত করেছেন যাদের কাছ থেকে আপনি ক্রয় করতে চান। আপনার কোম্পানী এমনকি গ্রহণযোগ্য বিক্রেতাদের একটি তালিকা থাকতে পারে। যদি না হয়, আপনি আপনার পেশাদার নেটওয়ার্কের মাধ্যমে, অনলাইনে অনুসন্ধানের মাধ্যমে, বা তাদের সুপারিশগুলির জন্য অন্যান্য উপকরণগুলির বিশ্বস্ত বিক্রেতাদের জিজ্ঞাসা করে সম্ভাব্য বিক্রেতাদের সন্ধান করতে পারেন। আপনার RFP কে শুধুমাত্র বড় কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠিত বিক্রেতাদের কাছে গ্রহণ করে এমন আপনার তালিকা সীমাবদ্ধ করবেন না। আপনি আরও ভাল ধারনা এবং ছোট বিক্রেতাদের থেকে আরও ভাল মূল্য খুঁজে পেতে পারেন যা প্রায়ই আপনার ব্যবসায় জিতে আরো আগ্রহী।
8. বিজয়ীকে অবহিত করুন: একবার আপনি উপরের সমস্ত পদক্ষেপ সম্পন্ন হলে, লিপ গ্রহণের সময় এবং বিজয়ী আরএফপিটিকে অবহিত করা যে সময়টির সাথে এগিয়ে যাওয়ার সময় জানাতে হবে।