নিয়োগকর্তা কর্মীদের ফাইল রাখা উচিত নয় কি

নিয়োগকর্তা আপনার সাধারণ কর্মীদের রেকর্ডে নির্দিষ্ট আইটেম স্থাপন করা উচিত নয়। কিছু সংস্থাগুলিতে আপনার কর্মীদের ফাইল এবং রেকর্ডগুলি সাধারণত মানব সম্পদ কর্মী, কর্মচারী এবং কর্মচারীর পরিচালক এবং সুপারভাইজারের কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য।

অন্যদের মধ্যে, এক্সেস এইচআর কর্মীদের সীমিত এবং কর্মচারীরা তাদের রেকর্ড অ্যাক্সেস অনুরোধ করতে পারেন। আইনজীবী মামলা এবং সমান কর্মসংস্থানের সুযোগ কমিশন (ইইওসি) অভিযোগের জন্য কর্মীদের রেকর্ডের বিষয়বস্তুও দখল করতে পারে। একজন প্রাক্তন কর্মচারী তার কর্মীদের রেকর্ডগুলির একটি অনুলিপি অনুরোধ করতে পারেন।

এই সমস্ত সম্ভাব্য ব্যবহার এবং আপনার কর্মীদের রেকর্ডগুলির সম্ভাব্য দর্শকদের সাথে, একজন নিয়োগকর্তাকে আপনার কর্মীদের রেকর্ডগুলিতে কর্মচারীর কর্মসংস্থান ইতিহাসের নিরপেক্ষ, প্রকৃত নথিপত্র বজায় রাখতে যত্ন নিতে হবে। ফলস্বরূপ, আপনার সংস্থার কর্মীদের রেকর্ডগুলিতে আপনি যে নথিটি ধরে রেখেছেন তা এই সাধারণ নির্দেশিকাগুলি প্রয়োগ করুন।

কর্মচারী কর্মীদের ফাইল বিষয়বস্তু জন্য সাধারণ নির্দেশিকা

• কর্মীদের রেকর্ড তথ্য বাস্তব হতে হবে। সুপারভাইজার বা মানব সম্পদ কর্মীদের মতামত; র্যান্ডম নোট; পরচর্চা; নির্বোধ গুজব; প্রশ্ন, রিপোর্ট, বা অপ্রাপ্তবয়স্কদের যে কর্মচারী থেকে tattletale অভিযোগ; অভিযোগ অনুসরণ, তদন্ত, এবং উপসংহার; এবং অন্য কোন অননুমোদিত তথ্য, ভাষ্য, বা নোট কর্মচারী এর কর্মীদের ফাইল থেকে বাদ দেওয়া উচিত।একজন এইচআর ম্যানেজারের কর্মচারী রেকর্ডে দায়ের করা আপত্তিকর মন্তব্যের সবচেয়ে খারাপ উদাহরণগুলির মধ্যে একটি, নিয়োগকারীর ইন্টারভিউ নোটগুলির সাথে জড়িত। এক বিবৃতিতে বলা হয়েছে: "প্রয়োজনীয় হিসাবে সিঁড়ি নিচে এবং নিচে সম্ভবত খুব চর্বি।" এই মত মতামত পড়া কর্মচারী, একটি অ্যাটর্নি, এমনকি ভবিষ্যতে কর্মীদের এবং সুপারভাইজার কল্পনা।অন্য একটি সংস্থার ম্যানেজার ম্যানেজার এবং অন্যদের কর্মচারীদের ফাইলগুলি যেমন "মেরি রেগে গেলেন কারণ তিনি বেড়ে উঠেননি তাই তিনি তার ম্যানেজারের সাথেও কাজ করার উদ্দেশ্যে উদ্দেশ্যমূলকভাবে ধীর হয়ে পড়েছিলেন।" সমস্যা দেখুন?

• কেরিয়ার রেকর্ড তাদের যথাযথ ফাইল অবস্থানে বিবেচনা করা আবশ্যক। রাজ্য এবং ফেডারেল আইন, 1996 এর স্বাস্থ্য বীমা পোর্টেবিলিটি এবং জবাবদিহিতা আইন (এইচআইপিএএএ) এবং নিয়োগকর্তার সর্বোত্তম অনুশীলনগুলির উপর ভিত্তি করে আপনার কোম্পানির কর্মীদের রেকর্ডগুলির জন্য একটি প্রোটোকল নির্ধারণ করুন।তারপর, প্রোটোকল সঙ্গে লাঠি। আপনি মেডিকেল ফাইল অন্তর্গত যখন আপনি কর্মীদের ফাইল মধ্যে tucked র্যান্ডম ডাক্তার এর অজুহাত খুঁজে পেতে চান না। না, আপনি বেতন পল্লীতে একটি কর্মচারী এর প্রচারের জন্য যুক্তি এবং যুক্তি চাই।এছাড়াও আপনি ব্যাক্তিগত পরীক্ষার রেকর্ডগুলি বা কর্মচারী ফাইলের প্রাক্তন নিয়োগকর্তাদের সাথে আলোচনার নোটগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে চান না।

• সুপারভাইজার, ম্যানেজার এবং অন্যান্য কর্মচারী যারা কর্মীদের রেকর্ডগুলিতে ডকুমেন্টেশন রাখে তাদের যথাযথভাবে ডকুমেন্টেশন লিখতে প্রশিক্ষণ দেওয়া উচিত। একজন কর্মচারীকে বলছে যে কর্মচারী সম্পূর্ণ মৃতু্যর কারণে আপনার কর্মীদের কোনো পুরস্কার রেকর্ড করবে না, তবে অসংযত সুপারভাইজাররা একই বিবৃতি লিখতে পরিচিত।আরও ভাল, আপনার এইচআর স্টাফ ব্যক্তির কাছে রেকর্ডগুলির জন্য অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করুন যারা রেকর্ডের জন্য দায়ী এবং কোনও কর্মী ফাইলটিতে কী করা উচিত এবং কী করা উচিত তা জানেন না।
• আপনি ইতিবাচক এবং নেতিবাচক উভয় অন্তর্ভুক্ত কর্মীদের রেকর্ডে রাখা তথ্য ব্যালেন্স কর্মচারী এর কর্মসংস্থান ইতিহাস দিক। খুব প্রায়ই, কর্মীদের রেকর্ড প্রতি নেতিবাচক ঘটনার উপর জোর দেয় এবং ইতিবাচক উপাদান মিস্।
• একজন সুপারভাইজারের ব্যক্তিগত নোটগুলির মধ্যে তার রিপোর্টিং কর্মী এবং সরকারী সংস্থার রেকর্ড সম্পর্কে পার্থক্যটি সনাক্ত করুন। প্রকল্প এবং লক্ষ্য পূরণের লক্ষ্যে কর্মক্ষমতা উন্নতির জন্য এবং সুপারিশকারীর কর্মক্ষমতা উন্নয়ন পরিকল্পনাগুলি নিরূপণ করার জন্য সুপারভাইজারের নোটগুলি, উদাহরণস্বরূপ, একটি সুপারভাইজারের ব্যক্তিগত ফাইলের অন্তর্গত, কোম্পানির সরকারী কর্মচারীদের রেকর্ডগুলিতে নয়।এছাড়াও, তাদের পরিচালনার ফাইলগুলিতে নোটগুলি কীভাবে নেন এবং ডকুমেন্টেশন বজায় রাখতে সুপারভাইজারদের প্রশিক্ষণের প্রয়োজন তা স্বীকার করুন। তথ্য, মতামত, এবং নির্দিষ্ট উদাহরণের জন্য একই মাপদণ্ড, শ্রবণশক্তি নয়, ব্যক্তিগত নোটগুলিতে প্রযোজ্য।সুপারভাইজারের প্রাইভেট নোটগুলি মামলাটির মামলায় সোপর্দ করা যেতে পারে, তাই প্রাইভেট নোটগুলির জন্য সতর্কতাও সুপারিশ করা হয়। সুপারভাইজারদের প্র্যাকটিসগুলি তাদের ব্যবস্থাপনা ফাইলের অফিসিয়াল কর্মচারী কর্মীদের ফাইলগুলিতে থাকা রেকর্ডগুলির কপি রাখার পরামর্শ দেওয়া হয় না।
• নিয়োগের ডকুমেন্টেশন এবং ইন্টারভিউ নোট একটি quandary একটি বিট উপস্থিত। সর্বোত্তম অনুশীলন হল আপনার প্রতিটি অবস্থান পূরণের জন্য একটি পৃথক ফাইল বজায় রাখা, এতে রেফারেন্স চেকগুলিতে পোস্ট পোস্ট থেকে অবস্থান পূরণ করার সাথে সম্পর্কিত সমস্ত ডকুমেন্টেশন অন্তর্ভুক্ত। আবেদনকারীর সারসংকলন, কভার অক্ষর, এবং অ্যাপ্লিকেশনগুলি এই ফাইলের মধ্যে থাকা ছাড়াও কর্মচারী কর্মীদের ফাইলটিতে ভাড়া নেওয়া কর্মচারীর আবেদনটি সরানো উচিত।এই ফাইলটিতে অফিসিয়াল চেকলিস্ট এবং ফর্ম রয়েছে যা সম্ভাব্য কর্মীদের যোগ্যতার নিরপেক্ষ প্রতিনিধিত্বের জন্য সংগ্রাম করে এবং সর্বাধিক যোগ্য প্রার্থী নিয়োগের সিদ্ধান্তকে সমর্থন করে। নিয়োগকারীর সময় গৃহীত নিয়োগকারীর মতামত এবং নোট এই ফাইলে অন্তর্ভুক্ত নয়। কর্মসংস্থান সিদ্ধান্তে সম্পূর্ণ ডকুমেন্টেশন বজায় রাখার জন্য হিউম্যান রিসোর্স এই নোটগুলি সংগ্রহ করতে পারে, তবে সেগুলি কর্মীদের রেকর্ডগুলির অন্তর্গত নয়।
• কর্মসংস্থান সিদ্ধান্ত সম্পর্কে ঘটনাচক্রে ডকুমেন্টেশন যেমন প্রচার, একটি পার্শ্ববর্তী সুযোগ হস্তান্তর, এবং বেতন বৃদ্ধি কর্মীদের রেকর্ড অন্তর্গত। কর্মচারীর সম্পর্কে সুপারভাইজার বা এইচআর এর মতামত না। লিখিত সতর্কবার্তা যেমন অফিসিয়াল শাস্তিমূলক কর্ম ডকুমেন্টেশন কর্মচারী এর কর্মীদের ফাইল অন্তর্গত।

নথি রেকর্ডে থাকা উচিত না যে ডকুমেন্টেশন নির্দিষ্ট উদাহরণ

নিম্নলিখিত তথ্য কর্মচারী রেকর্ড স্থাপন করা উচিত নয়। ডকুমেন্টেশন একটি পৃথক ফাইল প্রয়োজন হতে পারে, তত্ত্বাবধানে বা ব্যবস্থাপনা নোট হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে, অথবা একটি নিয়োগকর্তা দ্বারা সব রাখা উচিত নয়।

• কোন চিকিৎসা বিষয়ক তথ্য মেডিকেল ফাইল অন্তর্গত।
• Payroll তথ্য Payroll ফাইল অন্তর্গত।
• কর্মচারী সামাজিক নিরাপত্তা নম্বর বা কর্মচারী এর সুরক্ষিত শ্রেণীবিভাগ সম্পর্কে তথ্য অন্তর্ভুক্ত নথি যেমন, বয়স, জাতি, লিঙ্গ, জাতীয় উত্স, অক্ষমতা, বৈবাহিক অবস্থা, ধর্মীয় বিশ্বাস এবং এগুলি আরও আগেও কর্মচারীদের ফাইলগুলিতে রাখা উচিত নয়।
• সুপারভাইজার ডকুমেন্টেশন একজন কর্মচারীর কাজ পরিচালনার উদ্দেশ্যে, লক্ষ্য নির্ধারণ, প্রতিক্রিয়া প্রদান করা এবং এগুলি আরও একটি ব্যক্তিগত, সুপারভাইজার বা পরিচালকের মালিকানাধীন ফোল্ডারে দাখিল করা উচিত।
• তদন্ত উপাদান কর্মচারী অভিযোগ, সাক্ষী সাক্ষাত্কার, কর্মচারী সাক্ষাত্কার, ফলাফল, অ্যাটর্নি সুপারিশ, এবং রেজোলিউশন সহ, কোন প্রতিশোধ নিশ্চিত করতে ফলো আপ-আপ সহ, কর্মীদের রেকর্ড থেকে আলাদা একটি তদন্ত ফাইলে থাকা উচিত।
• ফাইল কর্মচারী আই -9 ফর্ম একটি আই -9 ফাইল বা অবস্থান, কর্মীদের কর্মীদের রেকর্ড থেকে দূরে।
• ফৌজদারি ইতিহাস, ক্রেডিট রিপোর্ট, এবং আরও অনেক কিছু সহ ব্যাকগ্রাউন্ড চেক রাখুন, এবং একটি পৃথক ফাইলে ড্রাগ পরীক্ষার ফলাফল রাখুন যে সুপারভাইজার, ম্যানেজার, এবং কর্মচারী অ্যাক্সেস করতে পারবেন না। এসএআরআরএম এই পৃথক ফাইলটি সুপারিশ করে বা সুপারিশ করে যে এই তথ্য কর্মচারী এর মেডিক্যাল ফাইলেও দায়ের করা যেতে পারে।
• কর্মচারী সমান সুযোগ রেকর্ড যেমন স্ব-সনাক্তকরণ ফর্ম এবং সরকারী প্রতিবেদনগুলি কর্মচারী ফাইলে রাখা উচিত নয় এবং যে কোনও স্থানে সুপারভাইজারের অ্যাক্সেস নেই।

আপনি যদি এই নির্দেশিকাগুলি অনুসরণ করেন তবে আপনার সংস্থার কার্যকরী, সমর্থিত কর্মসংস্থান ইতিহাস এবং যথাযথ অবস্থানে কর্মীদের রেকর্ডগুলি সংরক্ষণ করা হয়।

দাবি পরিত্যাগী:অনুগ্রহপূর্বক নোট করুন যে, প্রদত্ত তথ্য, অথৈমিতিক, সঠিকতা এবং বৈধতার জন্য নিশ্চিত নয়। সাইটটি বিশ্বব্যাপী দর্শকদের দ্বারা পড়ানো হয় এবং কর্মসংস্থানের আইন এবং বিধিগুলি রাষ্ট্র থেকে রাষ্ট্র এবং দেশ থেকে দেশে পরিবর্তিত হয়। আপনার আইনি ব্যাখ্যা এবং সিদ্ধান্তগুলি আপনার অবস্থানের জন্য সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করতে দয়া করে আইনি সহায়তা, রাজ্য, ফেডারেল বা আন্তর্জাতিক সরকারী সংস্থার সহায়তার জন্য অনুসন্ধান করুন। এই তথ্য নির্দেশিকা, ধারনা, এবং সহায়তা জন্য।