সেরা ইভেন্ট প্ল্যানার বা প্রযোজক নিয়োগের টিপস

বাইরে ইভেন্ট প্ল্যানার বা প্রযোজককে নিয়োগ করা একটি কঠিন কাজ নয়, তবে আপনার কোম্পানির ইভেন্টের জন্য একটিতে সম্মতি দেওয়ার আগে আপনি সেরা ইভেন্ট পরিকল্পকগুলি সোর্স করার সময় এবং সতর্কতার সাথে স্ক্রীনিং করার সময় ব্যয় করুন।

আপনার নির্বাচন করার সময় বিবেচনা করার জন্য পরিবর্তনশীল আছে। এর মধ্যে আপনার ইভেন্টের লক্ষ্য, আপনি যে বাজেটটি দিয়ে কাজ করছেন, বাইরের নিয়োগের আপনার কারণ, এবং চাকরির জন্য উপলব্ধ প্রার্থী এবং সৌভাগ্যক্রমে, কিছু চমৎকার সংস্থান সংস্থাগুলি সেরা ইভেন্ট প্ল্যানার বা প্রযোজক বাছাই করতে ব্যবহার করতে পারে তাদের কোম্পানির ইভেন্ট তৈরি করতে সাহায্য করুন।

আপনার পরবর্তী কোম্পানির ইভেন্টের জন্য কোনও ইভেন্ট প্ল্যানার প্রয়োজন কিনা তা নির্ধারণ করতে এবং আপনি যদি কাজ করেন তবে কীভাবে চাকরির সেরা প্রার্থী নির্বাচন করবেন তা নির্ধারণ করতে নিম্নলিখিত নির্দেশিকাটি ব্যবহার করুন।

ইভেন্ট প্ল্যানারের জন্য আপনার ইভেন্ট উদ্দেশ্য এবং প্রয়োজন নির্ধারণ করুন

বেশিরভাগ লোকেরা মনে করেন যে ইভেন্টের বাজেট নির্ধারণ করে একটি বাইরে ইভেন্ট প্ল্যানার বা ক্যাটারার নিয়োগ করা শুরু হয়, তবে সত্য যে এটি কেন আপনি প্রথম স্থানে একটি ইভেন্ট রাখতে চান তা নির্ধারণের মাধ্যমে শুরু করা আরও গুরুত্বপূর্ণ। আপনি কোনও বহিরাগত বা অভ্যন্তরীণ সংস্থার কাছে পৌঁছানোর আগে যে ইভেন্টটির পরিকল্পনা করতে আপনাকে সহায়তা করবে, আপনি ইভেন্টটির গুরুত্বপূর্ণ লক্ষ্যগুলি ভাগ করে নিতে চান। কে, কি, কোথায়, কখন, কেন এবং কিভাবে-পরে সমন্বয়গুলি করার জন্য প্রচুর সময় থাকবে তার সম্পর্কে আপনার প্রাসঙ্গিক প্রশ্নের উত্তর দিন।

একবার আপনি আপনার উদ্দেশ্যগুলি সংজ্ঞায়িত করলে, আপনার ইভেন্টে আপনি কোন থিম এবং বার্তাটি প্রকাশ করতে চান তা সম্পর্কে কয়েকটি স্পষ্ট ধারণা উদ্দীপিত হতে শুরু করবে, তবে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, আপনি নির্ধারণ করতে চান যে কোন ক্রিয়াকলাপ এবং পরিষেবাদিগুলি আপনার পরিচালনা করার জন্য বাহ্যিক সংস্থান আপনার পক্ষ থেকে.

পরিকল্পনাকারীর জন্য আপনার কাছে কত বাজেট আছে তা নির্ধারণ করতে চান এবং যদি তারা স্থানটি নির্বাচন করতে, মেনুগুলি তৈরি করতে এবং খাদ্য ও পানীয় বিকল্পগুলিতে সুপারিশ করতে, উৎস উত্স এবং বিনোদনের জন্য, প্রতিদিনের উৎপাদন চাহিদার জন্য, এবং / অথবা আমন্ত্রণ এবং গেস্ট তালিকা মত গুরুত্বপূর্ণ যোগাযোগ নথি তৈরি করতে সাহায্য করুন। আপনি যদি কেবল আপনার ইভেন্টটি পরিকল্পনা করে থাকেন এবং এখনও এগুলির মধ্যে কোনটি অযত্নের প্রয়োজন হয়, তবে আপনি এই কাজগুলি এবং দায়িত্বগুলি পরিচালনা করার জন্য একটি ইভেন্ট প্ল্যানার ভাড়া নিতে পারেন।

একটি যোগ্যতাসম্পন্ন ইভেন্ট পরিকল্পক খুঁজে স্থানীয় সোর্স ব্যবহার করুন

প্রায়শই, লোকেরা মনে করে যে মুখের কথাটি তাদের বার্ষিকী দল, সকালের নাস্তা সভা, সপ্তাহান্তে প্রত্যাবর্তন, বা অন্য কোন ইভেন্টের জন্য ইভেন্ট প্ল্যানার ভাড়া করার সেরা উপায় এবং এটি অবশ্যই সহায়তা করে, এটি সম্ভবত সবচেয়ে কার্যকরী পদ্ধতি নয়।

আপনি যদি আপনার সম্পর্কের জন্য সেরা ইভেন্ট প্ল্যানারটি খুঁজে বের করার চেষ্টা করছেন, তবে ইভেন্ট প্ল্যানারদের সম্প্রদায়ের মধ্যে অভিজ্ঞ ব্যক্তিদের মধ্যে দৃঢ় খ্যাতি অর্জনের জন্য গবেষণা করা ভাল। মুখের শব্দটি নতুন ক্লায়েন্টদের সন্ধান করতে ইচ্ছুক প্ল্যানারের সহজ বিক্রয় করার সুযোগ দেয়, তবে সহকর্মী খ্যাতি খুব কার্যকর।

এটি একটি সামাজিক ইভেন্ট বা কর্পোরেট মিটিংয়ের কথা, তা সত্ত্বেও, কোনও ইভেন্ট প্ল্যানার বা ক্যাটারার নিয়োগের নিয়ম একই থাকে: আপনি এমন কাউকে ভাড়া দিতে চান যার আপনার ইভেন্টের ইভেন্ট তৈরিতে দক্ষতা রয়েছে।

পেশাদার সদস্যপদ গোষ্ঠীর অধ্যায়গুলি বিবেচনা করুন অথবা সভাপতি ইন্টারন্যাশনালের জাতীয় বা স্থানীয় অধ্যায় ইন্টারন্যাশনাল, ইন্টারন্যাশনাল স্পেশাল ইভেন্টেজ সোসাইটি, জাতীয় সমিতির ক্যাটারিং এক্সিকিউটিভের সাথে যোগাযোগ করুন। এটি তাদের শিল্পে নিবন্ধ প্রকাশ যারা খুঁজে বের করতে প্রাসঙ্গিক।

আপনি যদি জানতে চান কোন বিশেষ বাজারে পরিষেবা বা দক্ষতা প্রদানের জন্য কোন খ্যাতি আছে তবে স্থানীয় কনভেনশন এবং দর্শকদের ব্যুরো চেক করুন যেহেতু অনেক ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী সক্রিয় সদস্য এবং তারা স্থানীয় চেম্বারস কমার্সের সাথে সম্পর্ক বজায় রাখে; উৎস বিশেষজ্ঞদের আরেকটি উপায় হল হোটেল কনভেনশন বিক্রয় বিভাগে পৌঁছাতে-তারা বিশ্বাস করে আপনার সাথে ভাগ করে নেবে।

সাক্ষাত্কার এবং আবেদনকারীদের সঙ্গে ইভেন্ট প্রয়োজন আলোচনা

বেশিরভাগ ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী আপনার নির্দিষ্ট ইভেন্ট সম্পর্কে শুনতে আগ্রহী হবেন, তবে প্রথমে তাদের সংক্ষিপ্ত বিবরণ দিন এবং সাক্ষাতকারের প্রাথমিক পর্যায়ে তাদের দক্ষতার উপর একটু বেশি মনোযোগ দিন, যার সময় আপনি প্রার্থীদের সংখ্যা কমিয়ে আনতে হবে তিন শক্তিশালী আবেদনকারীদের।

প্রতিটি ইভেন্ট প্ল্যানার বা তাদের ফার্ম সম্পর্কে তাদের ব্যবসা, অতীতের ঘটনাগুলির অভিজ্ঞতা এবং কিভাবে তারা আক্রমনের পরিকল্পনা করে, আবেদনকারীর প্রতিক্রিয়া পদ্ধতির উপর সাবধানে মনোযোগ প্রদান করে এবং তার অনুসরণযোগ্য কোনও অনুসরণ সংক্রান্ত প্রশ্নগুলি ভাগ করে নেওয়ার জন্য প্রতিটি ইভেন্ট পরিকল্পনাকারীকে জিজ্ঞাসা করতে হবে। আপনার কোম্পানির জন্য, ঘটনা, বা তার লক্ষ্য।

ভাল পরিকল্পনাকারী আপনার ইভেন্টের সামগ্রিক উদ্দেশ্য, সময়রেখা, বাজেট, অতিথি গণনা এবং ব্যক্তিগত পছন্দগুলি সম্পর্কে জানতে একটি আলোচনার মাধ্যমে হাঁটবে। ভাল পরিকল্পনাকারী আপনার প্রতিষ্ঠান সম্পর্কে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করবে এবং আপনার উদ্দেশ্যগুলি এবং আপনার বিশেষ ইভেন্টটি সম্পর্কে শিখবে- বাকিদের কাছ থেকে দাঁড়িয়ে থাকা প্রার্থীদের খুঁজে বের করার জন্য সাক্ষাত্কারে এই লক্ষণগুলির সন্ধান করুন।

সাক্ষাতকারের প্রথম রাউন্ডে, বিশেষ করে যদি আপনার প্রোগ্রামটি শহরের বাইরে থাকে তবে ব্যক্তিগতভাবে কাউকে দেখা সম্ভব নয় তবে আপনার ইভেন্ট এবং কোম্পানির জন্য সঠিক পরিকল্পনাকারী বা প্রযোজক চয়ন করতে এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ হতে পারে।

মুখোমুখি মিটিংগুলি পরিকল্পনাকারীর দক্ষতার বাইরে অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করে অথবা আপনার কোম্পানির টিমের সাথে তার সম্পর্কের অভিজ্ঞতা দেয় যা এই ইভেন্টটি তৈরি করতে সহায়তা করবে - আপনি এমন একজন প্রার্থীকে বেছে নিতে চান যার জন্য শুধুমাত্র একটি দুর্দান্ত ট্র্যাক রেকর্ড নেই মানের ইভেন্ট উত্পাদন, কিন্তু আপনার দলের সাথে বরাবর পায়।

অপশন নিরসন এবং একটি নির্বাচন করা

আপনার অন্তঃসত্ত্বা, আপনার বন্ধুদের পরামর্শ বা সহকর্মী এবং সহকর্মীদের পরামর্শ, অথবা একা সাক্ষাত্কারে যাওয়া যথেষ্ট নয় - এটি আপনার ইভেন্ট এবং তোমার নাম এবং আপনার খ্যাতি এর সাথে যুক্ত হবে-আপনার প্রার্থীদের রেফারেন্সগুলিও চেক করতে হবে। প্রার্থীদের নামগুলি আগে থেকেই কাজ করেছেন কিনা তা নিশ্চিত করতে ভুলবেন না, তবে প্রতিটি পরিকল্পনাকারীর ইতিহাসে তিনি যা উল্লেখ করেছেন তা খুঁজে বের করার জন্য খনন করতে পারেন-আপনি হয়তো জানতে পারেন যে তিনি কোনও নির্দিষ্ট ক্লায়েন্টের সাথে কয়েকটি ইভেন্টের সাথে জড়িত ছিলেন তার বা তার সারসংকলন করতে না।

একবার আপনার প্রার্থী আপনার কোম্পানির সাথে ভালভাবে জিম্মি করে, ক্ষেত্রের দক্ষতা প্রদর্শন করে এবং আপনার সাথে যে ইভেন্টটি তৈরি করতে চান সে সম্পর্কে তার খুব ভাল বোঝার পরে, আপনার নির্বাচনকে একীভূত করার এবং এটি শোনার সময় ঘটনা সম্পর্কে তার ধারণা। আপনার লক্ষ্য এবং ধারনাগুলির উপর ভিত্তি করে, একটি ভাল ইভেন্ট প্ল্যানার আপনাকে এমন একটি পরিকল্পনা দিয়ে উপস্থাপন করবে যা আপনার থিম অর্জনে সহায়তা করবে-যদি এটি একটি ব্যক্তিগত সন্ধ্যায় এবং ঘনিষ্ঠ গোষ্ঠীর লোকদের জন্য ডিনার হয় তবে পরিকল্পনাকারী আপনার কাছে আসা উচিত এমন ধারণাগুলির সাথে আপনার প্রোগ্রামের জন্য বিস্তারিত।

এই মুহুর্তে, ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী আপনাকে এমন ধারনা দিয়ে উপস্থাপন করতে হবে যা আপনাকে আপনার বাজেট গ্রহণ করে এবং এর মান দ্বিগুণ করে তুলবে। তারা আপনার ইভেন্টের জন্য তাদের দৃষ্টি pitch উপায় স্পষ্ট হওয়া উচিত।

ইভেন্ট প্ল্যানার এর আপনার বাজেট তুলনা

আপনার ইভেন্টের উদ্দেশ্যগুলির উপর ভিত্তি করে, আপনার প্রোগ্রামের বিভিন্ন উপাদানগুলির জন্য এটি কতটা খরচ হবে তার একটি সাধারণ ধারনা তৈরি করা সম্ভব, যা হোস্টিং ইভেন্টের প্রকারের উপর ভিত্তি করে পরিবর্তিত হবে এবং এতে কী অন্তর্ভুক্ত। প্রথমবারের মতো একটি অনুষ্ঠান সংগঠিত করে এমন অনেক লোক বিয়ার বিয়ার বাজেটে একটি শ্যাম্পেন ইভেন্টের পরিকল্পনা করতে চাইলে ফাঁদে পড়তে থাকে, যার ফলে অনেক লোক সাহায্যের জন্য তাদের ইভেন্ট প্ল্যানারে ফিরবে।

একটি আদর্শ প্রার্থী আপনি যে বাজেটটি উপস্থাপন করেন তা গ্রহণ করবেন এবং এটি যাদুকরী কিছু রূপে পরিণত করবেন, তবে সেই ধারনাগুলি মূল্যের সাথে আসবে এবং আপনার কাছে তার পরিকল্পনার সমস্ত খরচ এবং সম্ভাব্য উত্সগুলি কীভাবে এই ফি প্রকাশ করতে হবে তা আপনার কাছে গুরুত্বপূর্ণ। আচ্ছাদিত এবং সামগ্রিক বাজেটে অন্তর্ভূক্ত করা হবে - ইভেন্ট প্ল্যানার ফি পরিকল্পক থেকে পরিকল্পনাকারী বা ইভেন্ট কোম্পানির ইভেন্ট কোম্পানির পরিবর্তিত হবে।

আপনার ইভেন্টের প্রকৃতির উপর নির্ভর করে, আপনাকে ইভেন্ট প্ল্যানার এবং ইভেন্টের স্থান এবং পরিষেবাগুলি প্রদানের জন্য আমানত, কাগজপত্র এবং চুক্তি সরবরাহ করতে বলা হবে। এটি ব্যবসা পরিচালনা করার সম্পূর্ণরূপে গ্রহণযোগ্য উপায়, তবে এই সময়ে সেরা উপদেশটি পেশাদার উপদেশ খোঁজার এবং কোনও চুক্তিতে স্বাক্ষর করতে হবে না যা আপনার নিজের আইনি পরামর্শ দ্বারা পর্যালোচনা করা হয় না - বিশেষত যখন এমন ব্যক্তিগত ব্যক্তিদের সাথে আচরণ করা হয় যাদের কাছে থাকতে পারে না একটি বড় ফার্ম একই সম্পদ।

আপনার পরিকল্পনাকারী সাথে থাকুন এবং আগুন এবং রিয়ারে প্রস্তুত করা

ঘটনা পরিকল্পনার সাথে সম্পর্কিত সবচেয়ে খারাপ গল্প সাধারণত অনুসরণ-এর অভাবের ফলস্বরূপ। ইভেন্ট পরিকল্পনার জন্য সরবরাহের কার্যকরী সমন্বয় প্রয়োজন এবং তৃতীয় পক্ষের ব্যক্তিদের কাছে এটি নির্ধারণ করা হলে আপনি যে ইভেন্ট পরিকল্পক ভাড়া করেছেন সেটি আপনার কোম্পানির লক্ষ্য এবং ইভেন্টের জন্য সম্পূর্ণরূপে দায়বদ্ধ নয়।

এই কারণে, নিয়োগকর্তা হিসাবে আপনি পরিকল্পনাকারী বা প্রযোজকের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করতে পারেন যাতে নিশ্চিত হোন যে উত্পাদনটির প্রতিটি উপাদান কোনও দ্বিধা ছাড়াই বন্ধ হয়ে যায় - নিশ্চিত করে যে স্থানগুলি এবং সরবরাহকারী প্রতিটি ইভেন্টে অর্থ প্রদান নিশ্চিত করার জন্য প্রস্তুত। বিক্রেতা আগে এবং পরে। বেশিরভাগ ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী তাদের প্রতিশ্রুত পরিষেবাদি প্রদান করতে না বলে এটি বলা হয় না; এটা কেবল আপনি নিশ্চিত করা উচিত যে সরবরাহ নিশ্চিত করা হয়েছে।

যদি সবকিছু পরিকল্পিত হয়ে যায় তবে ভবিষ্যতে আপনার একটি সফল ইভেন্ট এবং একটি চমৎকার ইভেন্ট প্ল্যানার সংস্থান হবে, তবে যদি লিখিতভাবে সম্মত পরিষেবাগুলির জন্য পরিকল্পনা প্রক্রিয়াটি সহজে চালানো না হয় তবে এটি পর্যালোচনা করা গুরুত্বপূর্ণ পরিকল্পক সঙ্গে একটি ভাল মাপসই।

লজিস্টিকের মাধ্যমে ধৈর্য ধরতে এবং কাজ করার পক্ষে যুক্তিসঙ্গত এবং পথের সাথে কোন সম্ভাব্য ভুল বোঝাবুঝি থাকা সত্ত্বেও, যদি আপনি চান এমন পরিষেবাগুলি পান না তবে আপনাকে কিছু গুরুতর আলোচনা করার জন্য প্রস্তুত থাকতে হবে। যদি আপনি অবশ্যই, একটি খারাপ পরিকল্পনাকারী আগুন প্রস্তুত করতে এবং সর্বদা একটি ব্যাকআপ বিকল্প আছে প্রস্তুত।