কর্মক্ষেত্রে ইমেল শিষ্টাচার জন্য নিয়ম

যদিও আপনি একবার যেমনটি একবার করেছিলেন তেমন সামাজিক যোগাযোগের জন্য ইমেল ব্যবহার করতে পারেন না তবে আপনি সম্ভবত পেশাদার চিঠিপত্রের জন্য এটি ব্যবহার করতে পারেন। আপনি যদি আপনার সহকর্মী, বস, ক্লায়েন্ট, এবং গ্রাহক এবং সম্ভাব্য নিয়োগকর্তাদের সাথে এইভাবে যোগাযোগ করেন তবে যথাযথ ইমেল শিষ্টাচারের জন্য এই ছয়টি নিয়ম অনুসরণ করতে ভুলবেন না।

1. আপনার বিনীত মন

এমনকি এমন একটি বিশ্বের যেখানে আমরা যত তাড়াতাড়ি সম্ভব পরবর্তী কাজ করতে যাওয়ার জন্য জিনিসগুলি সম্পন্ন করতে যাচ্ছি, আপনার ইমেলে ভাল আচরণের জন্য সময় নিন। "অনুগ্রহ করে" এবং "আপনাকে ধন্যবাদ" বলতে অবহেলা করবেন না।

যখন লোকেদের সম্বোধন করা হয় তখন আপনি ভাল জানেন না, অথবা যাদের সাথে আপনার কেবল একটি আনুষ্ঠানিক সম্পর্ক রয়েছে, তাদের শিরোনাম এবং শেষ নাম অনুসারে তাদের ঠিকানা দিন, যদি না তারা আপনাকে অন্যথায় জিজ্ঞাসা না করে। উদাহরণস্বরূপ, বলুন "প্রিয় মিঃ হোয়াইট" বা "প্রিয় মিস গ্রে।" আপনি যদি কোনও ইমেলের উত্তর দিচ্ছেন এবং মূল বার্তা প্রেরকের কেবলমাত্র তার প্রথম নাম দিয়ে স্বাক্ষরিত হয়েছেন তবে আপনি নিরাপদে এটি ঠিক করতে পারেন যে ঠিক একইভাবে সেগুলি ঠিক করতে ঠিক আছে।

2. আপনার টোন দেখুন

টোন আপনি একজন লেখক হিসাবে কীভাবে একটি ইমেল বার্তাতে আপনার মনোভাব প্রকাশ করতে পারেন। এটি প্রভাবিত হয় কিভাবে প্রভাবিত করে। আপনি সাধারণত প্রাপকের কাছে শ্রদ্ধাশীল, বন্ধুত্বপূর্ণ, এবং অভিগম্য হিসাবে আসা নিশ্চিত করতে চান। আপনি বাজ শব্দ বা দাবি করতে চান না। পাঠানো আঘাত করার আগে আপনার বার্তার অনেক বার পুনর্ব্যবহৃত।

যাদের সাথে আপনি আগে যোগাযোগ করেছেন তাদের কাছে লেখার সময়, কিছু বন্ধুত্বপূর্ণ বলার মাধ্যমে শুরু করুন "আমি আশা করি আপনি ভাল আছেন।" ইমোজিস আপনাকে স্বতঃস্ফূর্তভাবে স্বর প্রকাশ করতে সহায়তা করতে পারে, তবে আপনি যদি এমন কোনও ব্যক্তির কাছে লেখালেখি না করেন যার সাথে আপনার খুব অনানুষ্ঠানিক সম্পর্ক থাকে তবে তা পেশাদার ইমেলগুলিতে ব্যবহার করা থেকে বিরত থাকুন। একটি সম্ভাব্য নিয়োগকর্তা লেখার সময় তাদের ব্যবহার করবেন না।

এটি সর্বদা অপ্রচলিত অক্ষরে একটি ইমেল বা এক অংশ লেখার জন্য দরিদ্র ইমেল শিষ্টাচার বলে মনে করা হয়। এটা আপনি চিৎকার করা হয় মত চেহারা হবে।

3. সংক্ষিপ্ত হতে

ব্যস্ত ব্যক্তিদের একটি পৃথক ইমেল পড়ার এক মিনিটেরও বেশি সময় ব্যয় করার সময় বা ঝোঁক নেই। আপনি যদি আপনার প্রাপককে দ্রুত আপনার বার্তাটি পড়তে অনুমতি দেন এবং তা এখনও বুঝতে পারেন তবে আপনাকে এটি সংক্ষিপ্ত রাখতে হবে।

প্রাসঙ্গিক বিবরণ, যদিও ছেড়ে না। নিশ্চিত করুন যে আপনার বার্তাটি প্রথম স্থানে এটি লেখার জন্য আপনার কারণটি স্পষ্টভাবে প্রকাশ করেছে। আপনি যে বিবরণগুলি বাদ দিয়েছিলেন তা ব্যাখ্যা করার চেষ্টা করার সময় যদি আপনি পিছনে থাকার সময় শেষ না করেন তবে কেউই সময় বাঁচায় না।

4. টেক্সটিং সংক্ষেপ ব্যবহার করে এড়িয়ে চলুন

আপনি সময় বাঁচাতে চাইলেও, আপনার পেশাদারী ইমেলগুলিতে পাঠ্য সংক্ষেপ ব্যবহার করা উচিত নয়। আপনি যদি অনেক পাঠ করেন, অনেক লোক যেমন করেন, আপনি আপনার বন্ধুদের সাথে কথা বলতে শর্ট্যান্ড ব্যবহার করতে অভ্যস্ত হতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি "আপনি," "আপনার," এবং "দয়া করে" এর পরিবর্তে "u," "ur," এবং "plz" ব্যবহার করতে পারেন। এই সংক্ষেপে ব্যবসার চিঠিপত্রের কোন স্থান নেই যতক্ষণ না প্রাপক এমন ব্যক্তির সাথে যার সাথে আপনার একটি নৈমিত্তিক সম্পর্ক থাকে।

5. একটি পেশাদারী ইমেইল ঠিকানা ব্যবহার করুন

আপনার বর্তমান কাজের সাথে সম্পর্কিত বার্তাগুলির জন্য, আপনার নিয়োগকর্তা আপনাকে নিযুক্ত ইমেল ঠিকানাটি সর্বদা ব্যবহার করুন। যাইহোক, আপনি কখনই এটি ব্যবহার করতে পারবেন না যা আপনার কাজের সাথে সম্পর্কযুক্ত বার্তা প্রেরণ করতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি নতুন সন্ধান করেন। পরিবর্তে একটি ব্যক্তিগত ইমেইল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করুন।

যদি আপনার ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট না থাকে, উদাহরণস্বরূপ, আপনার ইন্টারনেট পরিষেবা সরবরাহকারী যখন পরিষেবা দেওয়ার জন্য সাইন আপ করেন তখন আপনাকে প্রদান করা হয়, একটি বিনামূল্যে ইমেল অ্যাকাউন্ট পান। পেশাদার শোনা এমন একটি ঠিকানা সেট আপ করতে Gmail বা অন্য পরিষেবা ব্যবহার করুন। মূর্খ বা পরামর্শমূলক কিছু ব্যবহার করবেন না।আপনার প্রথম প্রাথমিক এবং শেষ নাম বা আপনার পুরো নাম উপযুক্ত পছন্দ।

6. বানান এবং ব্যাকরণ গণনা ভুলবেন না

এটি জরুরি যে আপনি সাবধানে আপনার ইমেল প্রমাণিত। আপনি যে ব্যস্ত তা না, এই সমালোচনামূলক ধাপ উপেক্ষা না। জিনিসগুলি আপনি সচেতন হতে চান সঠিক বানান এবং সঠিক ব্যাকরণ। সাধারণ শব্দের বানান সঠিকভাবে ছাড়াও, আপনি আপনার প্রাপকের এবং তার সংস্থার নাম সহ, সঠিকভাবে মানুষের নামগুলি বানান করতে চান।

বানান পরীক্ষক খুব ভারী উপর নির্ভরশীল সম্পর্কে সতর্ক থাকুন। ভুলভাবে ব্যবহৃত হলে তারা শব্দগুলির ভুল বানানগুলি লক্ষ্য করতে পারে না। উদাহরণস্বরূপ, একটি বানান পরীক্ষক বাক্যে "to" শব্দটি পতাকাঙ্কিত করবে না, "আমার কাছে আপনার কাছে প্রশ্ন আছে", যদিও এই প্রসঙ্গে, এটি "দুই" হওয়া উচিত। মেরিরাম-ওয়েবস্টারের মতো একটি বিনামূল্যের অনলাইন অভিধান ব্যবহার করে আপনি নিশ্চিত হন না যে ডাবল চেক বানানগুলি নিশ্চিত।