পেমেন্টযোগ্য অ্যাকাউন্ট optimizing জন্য কৌশল

অনেক ব্যবসার জন্য, অ্যাকাউন্টটি প্রদেয় বিভাগটি কিছুটা ভুল না হওয়া পর্যন্ত অনেক বেশি মনোযোগ দেয় না। যাইহোক, অ্যাকাউন্টে প্রদেয় বিভাগের কাছ থেকে অনেক কিছু পাওয়া যায় যা ভালভাবে চালানো হয়। বিপরীতভাবে, এমন অনেক সমস্যা রয়েছে যা একমাত্র নিরবচ্ছিন্নভাবে আসে। এই বিভাগটি প্রায়শই একটি ব্যবসায়ের নগদ প্রবাহের উপর ব্যাপক প্রভাব ফেলে এবং সরবরাহকারীদের সাথে পেমেন্ট চুক্তির সুবিধা গ্রহণ করে এমন সুযোগগুলি লাভ বা হারিয়ে যেতে পারে।

ভাল পরিচালিত একাউন্টে প্রদেয় বিভাগটি ভলিউম ডিসকাউন্ট এবং প্রারম্ভিক পেমেন্ট ডিসকাউন্ট এবং অন্যান্য খরচ এবং বিনিয়োগের জন্য ব্যবসার জন্য উপলব্ধ সর্বাধিক নগদ রাখার সর্বোত্তম উপায় নির্ধারণের সুবিধা নিতে সক্ষম হওয়া উচিত। সরবরাহকারীরা চুক্তি ও চুক্তির উপর ভিত্তি করে তাদের দায়বদ্ধতা পূরণ করছে কিনা তা নিশ্চিত করতে এই বিভাগটিও সক্ষম হওয়া উচিত, তাই যদি ভলিউম বা মানের মান পূরণ না হয় তবে সমস্যাগুলি সমাধান করা হয় এবং যথাযথ সংশোধনমূলক পদক্ষেপ গ্রহণ করা হয়।

সাধারণ অ্যাকাউন্ট প্রদেয় সমস্যা

খরচ কাটা এবং নগদ মুক্ত করার জন্য অসংখ্য সুযোগ থাকলেও, এই লক্ষ্যে পৌঁছানোর চেষ্টা করার সময় ব্যবসায়গুলির মুখোমুখি হওয়া বেশ কয়েকটি বাধা রয়েছে। ক্যানন এর 2014 অ্যাকাউন্ট পেয়েবল অপ্টিমাইজেশান স্টাডি পাওয়া গেছে যে কাগজ প্রক্রিয়াকরণটি অনেক সংস্থার সমস্যার সবচেয়ে বড় উত্সগুলির মধ্যে একটি ছিল, কাগজের মুদ্রা চালনার ক্ষেত্রে এটি সবচেয়ে বড় সমস্যা। উদ্বেগ অন্যান্য প্রধান উৎস ছিল:

• পেমেন্ট সময় উপর তৈরি করা হয় তা নিশ্চিত করা
• চালান অনুমোদন প্রক্রিয়া streamlining
• সরবরাহকারীদের সাথে সেরা পেমেন্ট শর্তাবলী এবং উভয় পক্ষের বাধ্যবাধকতা পূরণ করা হয় তা নিশ্চিত করা
• সরবরাহকারী অ্যাকাউন্টিং এবং চালান সিস্টেম বিভিন্ন সঙ্গে ডিলিং
• রেকর্ডিং এবং তথ্য এবং লেনদেনের নিরাপত্তা যাচাই

তালিকাভুক্ত বেশিরভাগ বিষয়গুলি কাগজের চালান সম্পর্কিত নির্ভরতা দ্বারা আরও খারাপ বা তৈরি করা হয়। লস্ট পেপার দেরী বা মিস পেমেন্ট নেতৃস্থানীয়, অনেক সংস্থা একটি ঘন সমস্যা। উপরন্তু, বেশিরভাগ ব্যবসাগুলি তাদের কাগজপত্র ডিজিটাইজ করার ক্ষেত্রে আগ্রহী হলেও অধিকাংশ সরবরাহকারী এখনও পেপার চালান মেলানো বা ফ্যাক্স দ্বারা প্রেরণ করছে।

বেশিরভাগ ছোট ব্যবসাগুলি তাদের নিজস্ব অ্যাকাউন্টগুলিকে প্রদেয় কাগজের কাজ পরিচালনা করে এবং এর বেশিরভাগই নিজে সম্পন্ন হয়। যেহেতু কয়েকটি সরবরাহকারী ইলেকট্রনিক বিলিংয়ে স্যুইচ করেছে, বেশিরভাগ প্রতিষ্ঠান ডেটা প্রবেশ করে এবং ডকুমেন্টেশনগুলির ডিজিটাল কপিগুলি তৈরি করে প্রচুর পরিমাণে জনশক্তি ব্যয় করে।

কপিরাইটগুলি ব্যবহার করে কপিরাইটগুলি তৈরি করা এবং পর্যালোচনায়ের জন্য উপযুক্ত সদস্যদের কাছে বিতরণ করার পরে চালানের অনুমোদন প্রক্রিয়াটি ক্রমাগত হ্রাস করে। কাগজপত্রটি সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য বা ডিজিটাল ফর্ম্যাটে উপলব্ধ না হলে ডেটা বিশ্লেষণ করা এবং সেরা পেমেন্ট চুক্তিগুলি গ্রহণ করা এবং দায়বদ্ধতাগুলি পূরণ করা হচ্ছে তা নিশ্চিত করা একটি চ্যালেঞ্জ। সময় এবং প্রাথমিক পেমেন্ট ডিসকাউন্ট চুক্তিগুলি সহজেই হারিয়ে যেতে পারে যদি ব্যবসায়গুলি তাদের প্রয়োজনীয় অর্থ প্রদান করতে সক্ষম না হয় তবে কাগজপত্র সম্পর্কিত বিষয়গুলি ব্যয়বহুল হতে পারে।

উন্নতি এবং অপ্টিমাইজেশান

অ্যাকাউন্টের যথাযথ চলমান অ্যাকাউন্টগুলির সাথে সম্পর্কিত অনেকগুলি সমস্যা একই মূল কারণগুলির কারণে স্থির হয়ে থাকে, একই সাথে সংগঠনগুলি কয়েকটি সমন্বয়ও করতে পারে যা একই সময়ে অনেকগুলি উদ্বেগের যত্ন নেবে। ব্যবসায়গুলি তাদের অ্যাকাউন্টগুলিকে সুনিশ্চিত করতে পারে এমন তিনটি কার্যকরী উপায়ে প্রদেয় বিভাগের প্রক্রিয়াগুলি হল:

• কাগজপত্র ডিজিটাইজ করার জন্য বস্তু চরিত্র স্বীকৃতি ব্যবহার করুন
• সরবরাহকারী অ্যাক্সেসযোগ্য অনলাইন পোর্টাল সুবিধা নিন
• ব্যবস্থাপনা ওয়ার্কফ্লো তৈরি করুন

OCR করুন

যদিও অনেক কোম্পানি নিয়মিতভাবে কাগজের কাজগুলির ডিজিটাল কপি তৈরির জন্য স্ক্যানারগুলির সদ্ব্যবহার করেন তবে এটি সাধারণত কেবল একটি কম্পিউটারে সংরক্ষিত নথির একটি চিত্র তৈরি করে। এর মানে হল তথ্যটি এখনও ডাটাবেসের মধ্যে প্রবেশ করতে হবে, তাই রেকর্ডগুলি হারাতে সমস্যাটি কম হলেও এটি এখনও সময়সাপেক্ষ।

অবজেক্ট চরিত্র স্বীকৃতি, বা ওসিআর, একটি নথি স্ক্যান এবং এটি থেকে তথ্য পুনরুদ্ধার জড়িত। এই তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ডাটাবেস বা স্প্রেডশীটে যোগ করা যেতে পারে। ওসিআর পদ্ধতি ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি ত্রুটিগুলির সমস্যা হ্রাস করতে সহায়তা করে এবং যত তাড়াতাড়ি কাগজপত্র প্রাপ্ত হয় তা তথ্য প্রবেশ করতে দেয়। একটি ফাইল ফাইল তৈরির জন্য একটি দস্তাবেজ স্ক্যান করার মতো একজন কর্মচারীর জন্য ওসিআর প্রায় একই সময় নেয় এবং এটি সাধারণত কোনও অতিরিক্ত পদক্ষেপের প্রয়োজন হয় না। প্রতি গার্টনারের, এমন সংস্থাগুলি রয়েছে যারা কোনও কর্মচারীকে সরাসরি জড়িত থাকার জন্য 80% বা তার বেশি চালান পোস্ট করতে সক্ষম।

সরবরাহকারী পোর্টাল

একটি কেন্দ্রীভূত সিস্টেমের মধ্যে চালান এবং তথ্য প্রবেশ করার প্রক্রিয়াটি স্ট্রিমলাইন করা ব্যবসায়গুলিকে একটি অনলাইন পোর্টাল তৈরি করতে বা গ্রহণ করতে সক্ষম করতে পারে যা একটি ব্যবসা এবং সরবরাহকারীকে অর্ডারগুলি ট্র্যাক করতে, চালানগুলি দেখতে এবং অর্থ প্রদানের সময় দেখতে দেয়। প্রতিষ্ঠানের বেশিরভাগ ব্যক্তিকে এই তথ্যটি উপলব্ধ করাতে এই অ্যাকাউন্টটি প্রদেয় বিভাগের যথাযথ তত্ত্বাবধানে থাকা নিশ্চিত করতে সহায়তা করতে পারে এবং এটি চালান অনুমোদনের জন্য যে সময় লাগে তা দ্রুত করতে সহায়তা করে। সরবরাহকারীরা পোর্টাল অ্যাক্সেস করার অনুমতি দেয় এই ব্যবসায়গুলিকে চালান জমা এবং ট্র্যাক পেমেন্ট এবং সেইসাথে প্রাপ্ত সরবরাহ বা চালান সমস্যাগুলির সাথে যে কোনও সমস্যা সম্পর্কে সচেতন হতে সক্ষম করে।

ওয়ার্কফ্লো এবং প্রসেস স্থাপন করুন

তবে একটি প্রতিষ্ঠান তাদের ডেটা পরিচালনার প্রচেষ্টাকে পরিচালনা করার সিদ্ধান্ত নেয়, এটি অ্যাকাউন্ট এবং অর্থ প্রদান পরিচালনার জন্য একটি প্রতিষ্ঠিত প্রক্রিয়া রয়েছে। এটি ব্যবসাগুলিকে কার্যকর করার জন্য ব্যবসাগুলিকে সক্ষম করে এবং তারা যদি গুরুতর হয় বা ত্রুটি বা বিলম্বের দিকে নেতৃত্ব দেয় তবে বিকল্পগুলি খুঁজে বের করে।ডেলয়েটের মতে, এই প্রক্রিয়াগুলি অ্যাকাউন্টের প্রদেয় বিভাগের কী পরিমাণ ইনভয়েস, তথ্য কীভাবে ইনপুট এবং শেয়ার করা হয় এবং চালান পাওয়ার জন্য প্রক্রিয়াটি কী অনুমোদিত তা কী করে তা বিস্তারিতভাবে বর্ণনা করা উচিত।

বিভিন্ন ধরণের সরবরাহকারীদের অর্থ প্রদানের সাথে মোকাবিলা করার সেরা উপায়গুলি নির্ধারণের জন্য নির্দেশিকাগুলিও থাকতে হবে।

যদিও অনেক সরবরাহকারী 30 বা 90 দিনের মধ্যে অর্থের জন্য ডিসকাউন্ট অফার করে তবে এটি একটি সংস্থার নগদ প্রবাহকে বাধা দেয় যদি এটি ছাড়ের মূল্য নাও হতে পারে। কোম্পানি এবং সরবরাহকারী উভয় চুক্তি বা চুক্তির প্রেসক্রিপশন পূরণ করছে কিনা তা যাচাই করার একটি উপায় রয়েছে। এই সমস্যাগুলির সাথে মোকাবিলা করার জন্য কার্যপ্রণালী স্থাপন করা সংস্থার সঠিক পছন্দগুলি করতে সহায়তা করতে পারে।

যখন সরবরাহকারীরা পর্যাপ্ত পরিমাণে বা পর্যাপ্ত পরিমাণে স্টক সরবরাহ না করে, তখন সংস্থাগুলি এই বিষয়গুলি সমাধান না হওয়া পর্যন্ত চালান দিতে চায় না। এই সমস্যাগুলি উত্থাপিত হলে কী করা উচিত তা নির্ধারণে একটি কার্যপ্রবাহ সমালোচনামূলক হতে পারে। উপরন্তু, সরবরাহকারীদের প্রদানগুলি সময়সীমা হ্রাস হারানো বা দেরী পেমেন্টের জন্য দন্ডপ্রাপ্ত জরিমানা করার সময়ও করা দরকার। প্রতিটি সরবরাহকারী চুক্তির বিষয়গুলি পরিবর্তন হিসাবে নথিভুক্ত করা এবং আপডেট করা প্রয়োজন এবং প্রক্রিয়াগুলি যথাযথভাবে পরিচালনা করা উচিত তা নিশ্চিত করতে হবে।

ওয়ার্কফ্লো তৈরি করাও একটি সংস্থাকে সহায়তা করতে পারে:

আউটসোর্সিং

রেকর্ডগুলি ডিজিটাইজ করা, ওসিআর বাস্তবায়ন এবং সরবরাহকারীরা অ্যাক্সেস করতে পোর্টাল ব্যবহার করে এমন কিছু হতে পারে যা ছোট ব্যবসার জন্য প্রয়োজনীয় নাও হতে পারে, তবে সংস্থাগুলি অনুমান করতে পারে না যে খরচটি ব্যবসায়কে তাদের সুবিধা নিতে সক্ষম হতে বাধা দেবে। ইলেকট্রনিক সিস্টেম স্থাপনের এবং বজায় রাখার খরচ অনেক ছোট এবং মাঝারি আকারের প্রতিষ্ঠানগুলির জন্য নিষিদ্ধ হতে পারে, যদিও অন-হাউস এগুলি প্রায়ই প্রয়োজন হয় না। তৃতীয় পক্ষের প্রদানকারীর বিভিন্ন সংস্থাগুলি এই কাজগুলিকে আউটসোর্স করতে পারে।

সংস্থাগুলি সরবরাহকারী চুক্তির বিশ্লেষণের জন্য ওয়ার্কফ্লো তৈরি করতে সহায়তা করার জন্য একটি ওসিআর প্রক্রিয়া সেট আপ করতে সবকিছু থেকে আউটসোর্স সহায়তা পেতে পারে।

যদিও প্রতিষ্ঠানগুলি তাদের নিজস্ব আইটি সিস্টেমগুলি বাস্তবায়নের খরচ বহন করতে পারে না, ততক্ষন তৃতীয় পক্ষের হ্যান্ডেলগুলি প্রায়ই তাদের পক্ষে খুব সাশ্রয়ী। সম্ভাব্য সঞ্চয় এবং নগদ মুক্ত করার মূল্যের বিরুদ্ধে এই সিস্টেমগুলি বিকাশের জন্য বাইরের পক্ষগুলি ব্যবহার করার জন্য ব্যবসার খরচ তুলনা করতে হবে, কিন্তু আউটসোর্সিং সংস্থাগুলিকে প্রযুক্তি ও সিস্টেমগুলির সুবিধা নিতে দেয় যা সাধারণত খুব ব্যয়বহুল হবে।

• প্রতিটি নতুন আদেশের জন্য ক্রয় আদেশ তৈরি করা হয়েছে তা নিশ্চিত করুন
• চালান মেলে পণ্য যাচাই এবং চুক্তিমূলক চুক্তি পূরণ করুন
• পেমেন্ট তৈরি করা হয় তা নিশ্চিত করার জন্য রেকর্ডগুলি পরীক্ষা করুন, যেগুলি সময়মত তৈরি করা হয়েছে এবং তারা সদৃশ নয়
• ফি হ্রাস করার জন্য চালান প্রদানের সেরা পদ্ধতিটি যেমন EFT বা ক্রেডিট কার্ডের মাধ্যমে নির্ধারণ করুন