অ্যাকাউন্টিং তথ্য সিস্টেমের ধরন

অ্যাকাউন্টিং তথ্য সিস্টেম সংগ্রহ এবং প্রক্রিয়া লেনদেন তথ্য এবং আগ্রহী পক্ষের আর্থিক তথ্য যোগাযোগ। অনেক ধরনের অ্যাকাউন্টিং তথ্য সিস্টেম রয়েছে এবং এর ফলে, তারা ব্যাপকভাবে পরিবর্তিত হয়। বেশিরভাগ কারণগুলি এই পদ্ধতিগুলিকে প্রভাবিত করে যেমন ব্যবসার ধরন, ব্যবসার আকার, ডেটা ভলিউম, ডেটা পরিচালনার প্রয়োজনীয়তাগুলির ধরন এবং অন্যান্য বিষয়গুলি।

ইলেক্ট্রনিক ডেটা প্রসেসিং (ইডিপি) সিস্টেম

সবচেয়ে কম, কম্পিউটারাইজড সিস্টেমগুলি ব্যবহার করে বেশিরভাগ ব্যবসাই ইলেক্ট্রনিক ডেটা প্রসেসিং (ইডিপি) সিস্টেম নামে পরিচিত। এই সিস্টেমগুলি আর্থিক বিবৃতি প্রস্তুত করার জন্য আর্থিক লেনদেন রেকর্ডিং থেকে অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়ার প্রতিটি পদক্ষেপ পরিচালনা করে। প্রতিযোগিতামূলক থাকা এবং ২00২-এর সার্বজন-অক্সলে অ্যাক্টের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ থাকার জন্য ব্যবসায়গুলি ক্রমাগত তাদের সিস্টেম প্রযুক্তি উন্নত করছে। এমনকি ছোট ব্যবসাগুলিও কুইকবুকগুলির মতো সিস্টেমগুলি ব্যবহার করতে পারে।

ব্যবসা লেনদেন এবং ব্যবসা প্রক্রিয়া মূলসূত্র

এই অ্যাকাউন্টিং তথ্য সিস্টেমগুলি কীভাবে কাজ করে তা বোঝার জন্য, আপনাকে মৌলিক অ্যাকাউন্টিং শর্তাদি "ব্যবসায় লেনদেন" এবং "ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি" বুঝতে হবে। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো, আর্থিক প্রতিবেদনগুলি তৈরি করতে ব্যবসায়িক লেনদেন এবং প্রক্রিয়াগুলি কীভাবে একত্রিত হয় তা আপনাকে বুঝতে হবে। অ্যাকাউন্টিং তথ্য সিস্টেমের বিষয়ে, ব্যবসায়িক লেনদেনগুলি বিভিন্ন ধরণের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিতে বিভক্ত করা যেতে পারে:

1. রাজস্ব এবং রিটার্ন প্রসেস, সিস্টেম, এবং নিয়ন্ত্রণ

ব্যবসায়ের লেনদেনগুলি এই ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার অধীনে পড়ে যা দৈনিক বিক্রয়, আয় এবং নগদ প্রবাহ লেনদেনগুলির বৃহৎ পরিমাণ।

2. ব্যয় এবং রিটার্ন প্রসেস, সিস্টেম, এবং নিয়ন্ত্রণ

ব্যবসায়ের লেনদেনগুলি এই ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার অধীনে পড়ে যা ব্যয়, আয় এবং নগদ বহিঃপ্রবাহ লেনদেনগুলির বৃহৎ পরিমাণ। Payroll এবং স্থায়ী সম্পদ ক্রয় লেনদেন এই বিষয়শ্রেণীতে অন্তর্ভুক্ত।

3. রূপান্তর প্রক্রিয়া, সিস্টেম, এবং নিয়ন্ত্রণ

এই বিভাগের অধীনে ব্যবসায়িক লেনদেন কাঁচামাল এবং কার্য-অগ্রগতি লেনদেন।

4. প্রশাসনিক প্রক্রিয়া, সিস্টেম, এবং নিয়ন্ত্রণ

প্রশাসনিক লেনদেন হচ্ছে বিনিয়োগ, ঋণ, এবং মূলধন লেনদেন।

এই সমস্ত ব্যবসায়িক লেনদেনের ফলে জেনারেল লেজার প্রসেস, সিস্টেম এবং নিয়ন্ত্রণগুলিতে টি-অ্যাকাউন্ট সেট আপ হয়। সাধারণ লেজার থেকে, অভ্যন্তরীণ এবং বহিরাগত আর্থিক বিবৃতি উভয় উন্নত হয়। অভ্যন্তরীণ আর্থিক প্রতিবেদন অ্যাকাউন্ট প্রাপ্তির জন্য বা একটি বিক্রয় তালিকা স্থিতি রিপোর্টের জন্য একটি সুপরিণতি সময়সূচী হতে পারে। বহিরাগত আর্থিক প্রতিবেদন আয় বিবৃতি, ব্যালেন্স শীট, এবং নগদ প্রবাহ বিবৃতি হবে।

অ্যাকাউন্টিং তথ্য সিস্টেমের ধরন

অ্যাকাউন্টিং তথ্য সিস্টেম একাধিক ধরনের বা বিভাগ আছে। ব্যবসায়ের কোন ফার্ম ব্যবহার করে ব্যবসায়ের ধরন, ব্যবসায়ের আকার, ব্যবসার প্রয়োজনীয়তা এবং ব্যবসায়ের পরিশীলিততার উপর নির্ভর করে:

ম্যানুয়াল সিস্টেম

ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং তথ্য সিস্টেম বেশিরভাগ ছোট ব্যবসা এবং বাড়িতে ভিত্তিক ব্যবসা দ্বারা বেশিরভাগ ক্ষেত্রে ব্যবহার করা হয়। যদি সিস্টেম সম্পূর্ণরূপে ম্যানুয়াল হয় তবে এটিতে নিম্নলিখিতগুলির প্রয়োজন হবে: উত্স দস্তাবেজ, সাধারণ লেজার, সাধারণ জার্নাল এবং বিশেষ জার্নাল বা সহায়ক পত্রিকা যা আপনার প্রয়োজন হতে পারে।

লিগ্যাসি সিস্টেম

লিগ্যাসি সিস্টেমগুলি বর্তমানে বিদ্যমান ব্যবসায়িক সংস্থাগুলির মধ্যে থাকে এবং তথ্য প্রযুক্তিটি আজকের মতো অত্যাধুনিক হিসাবে পাওয়া যায়।যদিও লিগ্যাসি সিস্টেমগুলি পুরানো আকারের মনে হতে পারে তবে তাদের দৃঢ় সুনির্দিষ্ট সুবিধা রয়েছে। তারা ফার্ম সম্পর্কে মূল্যবান ঐতিহাসিক তথ্য রয়েছে। দৃঢ় কর্মীরা কীভাবে সিস্টেমটি ব্যবহার করতে এবং এটি বুঝতে পারে তা জানায়। একটি উত্তরাধিকার সিস্টেম সাধারণত একটি পৃথক দৃঢ় নির্দিষ্ট চাহিদা কাস্টমাইজ করা হয়েছে। জেনেরিক অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্যাকেজগুলিতে আপনি এই ধরণের কাস্টমাইজেশন পাবেন না।

দুর্ভাগ্যবশত, উত্তরাধিকার সিস্টেম এছাড়াও উল্লেখযোগ্য অসুবিধা আছে। প্রায়শই, তাদের কোন ডকুমেন্টেশন নেই। প্রতিস্থাপন অংশগুলি সাধারণত কঠিন কারণ হার্ডওয়্যার এবং সফ্টওয়্যার অপ্রচলিত হতে পারে। এমনকি লিগ্যাসি সিস্টেমগুলি যে কম্পিউটার ভাষা ব্যবহার করে তাও সাধারণত একটি পুরানো ভাষা। অধিকাংশ উত্তরাধিকার সিস্টেম স্ক্র্যাচ থেকে নির্মিত হয়েছে।

লিগ্যাসি সিস্টেম প্রতিস্থাপন

আপনি পুরোপুরি একটি নতুন, আপ টু ডেট সিস্টেমের সাথে আপনার উত্তরাধিকার সিস্টেম প্রতিস্থাপন করতে পারেন। যে বেশ ব্যয়বহুল সমাধান। আপনি আপনার উত্তরাধিকার সিস্টেম আপডেট করতে পারেন। আপনি স্ক্রিন স্ক্র্যাপিং নামক একটি পদ্ধতি ব্যবহার করতে পারেন, এটি এমন একটি কৌশল যা কম্পিউটার স্ক্রীনে প্রদর্শিত তথ্য গ্রহণ করে এবং এটি অনুবাদ করে যাতে একটি নতুন অ্যাপ্লিকেশন এটি পড়তে পারে। আপনি একটি এন্টারপ্রাইজ অ্যাপ্লিকেশন ইন্টিগ্রেশন সিস্টেম সেট আপ করতে পারেন। এই ধরনের সিস্টেম নেটওয়ার্ক আপনার উত্তরাধিকার সিস্টেমের বিভিন্ন অ্যাপ্লিকেশন, যেমন জায়, বেতন, এবং অন্যদের।

আপনি যদি ছোট্ট, হোম-ভিত্তিক বৈচিত্র না হন তবে আপনি আপনার শিল্পের মধ্যে প্রতিযোগিতামূলক রাখতে আপনার অ্যাকাউন্টিং তথ্য সিস্টেমটি আপ টু ডেট থাকতে চান। থেকে পছন্দ করে নিন অনেক অপশন আছে।