একটি চালান এবং এটি কি অন্তর্ভুক্ত করা হয়?

একটি চালান, কখনও কখনও একটি বিক্রয় চালান বলা হয়, ক্রেতাকে কোনও পণ্য বা পরিষেবা প্রদানকারীর দ্বারা প্রেরিত একটি দস্তাবেজ। চালান প্রাপকের অংশে একটি দায়বদ্ধতা তৈরি করে, একটি অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য তৈরি করে। অন্য কথায়, চালান পণ্য বা পরিষেবাগুলির ক্রেতা এবং বিক্রেতার মধ্যে চুক্তির লিখিত যাচাইকরণ।

চালানগুলি আপনার ব্যবসায়ের হিসাবরক্ষণ এবং অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডকিং সিস্টেমের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ কারণ তারা বিক্রয় লেনদেন রেকর্ড করে।

একটি চালান কি অন্তর্ভুক্ত করা হয়?

একটি চালানের স্বাভাবিক বিভাগগুলিতে অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:

• তারিখ চালান তৈরি করা হয়েছিল। এই ভুলবেন না। চালান তারিখ গ্রাহকের উপর ঘড়ি ঘড়ি শুরু হয়। আপনার যদি শর্ত থাকে (পেমেন্টের জন্য সময় সীমা), আপনি তারিখটি অন্তর্ভুক্ত করতে চান যাতে প্রত্যেকে জানে পেমেন্টটি কবে হয়।
• নাম এবং ঠিকানা গ্রাহক এবং সরবরাহকারীর। আপনি যদি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারে চালান তৈরি করেন তবে আপনাকে কেবলমাত্র গ্রাহকের ইমেল ঠিকানাটি প্রয়োজন হতে পারে তবে প্রকৃত ঠিকানা বা দস্তাবেজ পাঠানোর প্রয়োজন থাকলেও প্রকৃত ঠিকানা সংগ্রহ এবং অন্তর্ভুক্ত করা ভাল ধারণা।

• যোগাযোগ নাম দুই ব্যবসায়ের ব্যক্তিদের (বা ব্যবসা এবং ব্যক্তি)। আপনি সঠিকভাবে নাম বানান নিশ্চিত করতে এটি একটি ভাল গ্রাহক সম্পর্ক নিয়ম।
• কেনা আইটেম বর্ণনা, পণ্য বা পরিষেবা, মূল্য সহ এবং পরিমাণ। প্রায়ই আপনি মান আইটেম বিবরণ এবং জায় নম্বর থাকবে। তবে আপনি যখন চালানটি তৈরি করেন তখন নির্দিষ্ট এবং যতটা সম্ভব বিশদ হোন। এই বিভ্রান্তি এড়ানো এবং "আমি জানি না" বিষয়।
• অর্থ প্রদানের শর্ত সমুহ. উদাহরণস্বরূপ, সরবরাহকারী "নেট 30 দিন" নির্দিষ্ট করতে পারে, যার মানে পুরো অর্থ 30 দিনের মধ্যে।

কিভাবে একটি গ্রাহক চালান

আপনি অনলাইন ব্যবসায় অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারটি ব্যবহার করছেন, অথবা আপনি সম্পূর্ণভাবে প্রিন্ট করা চালান ব্যবহার করছেন। প্রক্রিয়া চালান প্রক্রিয়া উভয় জন্য একই ভাবে কাজ করে।

আপনি প্রেরণ বা গ্রাহক পণ্য বা সেবা বিতরণ করার পরে শুধুমাত্র একটি চালান প্রস্তুত করতে হবে।

• দ্বারা শুরু গ্রাহক চিহ্নিত করা। কিছু ক্ষেত্রে, আপনি সেই গ্রাহকের ফাইলের মধ্যে একটি উপ-গ্রাহক বা চাকরি সনাক্ত করতে চাইতে পারেন।
• অন্তর্ভুক্ত করা পূর্ববর্তী নথি সংখ্যা কোনও ক্রয় অর্ডার বা বিক্রয় চুক্তি বা অনুমান সহ এই বিক্রয় সম্পর্কিত।
• সনাক্ত করুন আইটেম বিক্রি এবং বিতরণ করা। সাধারণত, আপনি পণ্য বা পরিষেবাটির নাম, পরিমাণ (বা সময়, পরিষেবাগুলির জন্য) এবং হার (প্রতি আইটেম বা প্রতি ঘন্টা) অন্তর্ভুক্ত করবেন। আপনি অনলাইন সফ্টওয়্যার ব্যবহার করছেন, প্রতিটি আইটেমের জন্য মোট গণনা করা হয়। এটি এমন একটি জায়গা যেখানে আপনাকে একটি আইটেমকে "ব্যাক অর্ডার" হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করতে হতে পারে।
• প্রতিটি আইটেম তার নিজস্ব লাইন পায়, এবং সমস্ত লাইন যোগ করা হয়।
• পরবর্তী, আপনি কোন তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা হবে আমানত ইতিমধ্যে গ্রাহক বা যে কোন দ্বারা তৈরি ডিসকাউন্ট এই চালান প্রয়োগ।
• আপনি সম্ভবত ক্রেতাদের বিভিন্ন পেমেন্ট পদ্ধতিগুলি দিতে চান, সম্ভবত নগদে পরিশোধের জন্য ছাড় দিচ্ছেন।
• অন্তর্ভুক্ত করুন গ্রেপ্তার পদ পণ্য প্রেরিত জন্য। দুটি ধরনের আছে: FOB শিপিং পয়েন্ট বা FOB গন্তব্য। (FOB "বিনামূল্যে বোর্ডে" এর জন্য দাঁড়িয়েছে।) যদি শর্তগুলি FOB শিপিং বিন্দু হয়, জাহাজী বিক্রেতা (যে বিক্রেতা) শিপিং প্রদান করে। শর্তাবলী FOB গন্তব্য হয়, ক্রেতা গ্রেপ্তার বহন করেনা। গ্রাহক আইটেমটি বা আইটেমগুলি বাছাই করলে আইটেমটি সম্পর্কে কোন প্রশ্ন থাকে কিনা তাও মনে রাখা ভাল।
• অন্তর্ভুক্ত করুন বিক্রয় শর্তাবলী. অর্থাৎ, আপনি কখন ক্রেতা দিতে চান এবং আপনি প্রাথমিক অর্থ প্রদানের জন্য কোন ছাড় দেবেন? পদ এই 2/10 নেট / 30 মত প্রকাশ করা হয়। অর্থাত 10 দিনের মধ্যে পেমেন্ট পাওয়া গেলে আপনি 2% ছাড় দেবেন এবং সম্পূর্ণ ব্যালেন্স 30 দিনের মধ্যে দেওয়া হবে।

চালানগুলি কোনও গ্রাহকের কাছে মেইল ​​করা বা ইমেল করা বা ফ্যাক্স করা যেতে পারে।

গ্রাহক যখন অর্থ প্রদান করেন, তখন চালান নম্বরটি বিক্রয় প্রাপ্তিটিতে উল্লেখ করা উচিত এবং আপনার অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারের বিক্রয় প্রাপ্তির সাথে মিলিত হওয়া উচিত, সুতরাং এটি পরিষ্কার যে চালানটি প্রদান করা হয়েছে। পেমেন্ট আপনার অ্যাকাউন্ট প্রাপ্তি অ্যাকাউন্টের অসামান্য পরিমাণ লাগে।

চালান বনাম ক্রয় আদেশ

চালান কখনও কখনও ক্রয় আদেশ সঙ্গে বিভ্রান্ত হয়। ক্রয়ের আদেশ (POs) লেনদেনের আগে হয় এবং লেনদেনের পরে চালানগুলি হয়। ক্রয় আদেশ একটি বিক্রেতা বা সরবরাহকারী একটি গ্রাহকের দ্বারা একটি আদেশ রেকর্ড। অন্যদিকে, একটি চালান, পণ্য বা পরিষেবা প্রাপ্তি এবং উপরের হিসাবে উল্লিখিত পেমেন্ট শর্তাদি রেকর্ড করে। ক্রয় আদেশ একটি অনুমোদন প্রক্রিয়া অংশ হিসাবে অনেক কোম্পানি দ্বারা ব্যবহৃত হয়। কিছু কোম্পানি একটি নির্দিষ্ট পরিমাণে পণ্য বা পরিষেবা জন্য ক্রয় আদেশ প্রয়োজন।

চালান বনাম বিল

একটি চালান এবং একটি বিল মধ্যে পার্থক্য ফোকাস এবং দৃষ্টিকোণ। চালানটি সরবরাহকারী দ্বারা তৈরি করা হয় এবং এটি এমন একটি পরিষেবা বা পণ্য যা একটি গ্রাহকের কাছে উত্পাদিত এবং প্রদান করা হয়, যার মধ্যে অর্থের পরিমাণ রয়েছে। একটি চালান পণ্য বা পরিষেবা প্রাপ্তির আগে বা পরে তৈরি করা যেতে পারে। পণ্য চালানোর সাথে একটি চালান অন্তর্ভুক্ত করা সাধারণ, সুতরাং প্রাপক আইটেমগুলি সেগুলি নিশ্চিত করতে পারে যাতে তারা সেখানে থাকে।

একটি বিল পরিশোধের জন্য একটি অনুরোধ। একটি বিল সাধারণত গ্রাহকের দৃষ্টিকোণ থেকে বিবেচনা করা হয়। একটি রেস্টুরেন্ট বা খুচরো দোকান হিসাবে, একটি চালান ছাড়া একটি বিল গ্রহণ সাধারণ। একটি বিল অবিলম্বে অবিলম্বে পেমেন্ট প্রত্যাশিত সঙ্গে দেওয়া হয়।

চালান কিছু উদাহরণ

এই নমুনা চালান কানাডিয়ান তথ্য অন্তর্ভুক্ত, কিন্তু এটি একটি চালান অন্তর্ভুক্ত কি একটি ধারণা দেবে.

এখানে একটি চালান তৈরির জন্য কয়েক ধাপে ধাপে নির্দেশাবলী রয়েছে।