অবকাশ জন্য অফিস বন্ধ করার জন্য নির্দেশিকা

একটি অবকাশ বা অন্য কারণে কারণে অস্থায়ী বন্ধের জন্য আপনার অফিসের প্রস্তুতি এই চেকলিস্ট অনুসরণ হিসাবে সহজ। সঠিকভাবে সম্পন্ন, আপনার গ্রাহক, বিক্রেতা এবং কর্মচারী আপনার নির্ধারিত ব্যবসায় / অফিস বন্ধের বিষয়ে সচেতন থাকবেন এবং আপনি আপনার প্রত্যাশার উপর রাগ গ্রাহকদের এবং অসন্তুষ্ট কর্মচারীদের এড়াতে পারেন। উপরন্তু, আপনি কিছু টাকা সংরক্ষণ করতে পারেন। গ্রাহকরা ব্যবসা বন্ধ থাকার সময় জানার জন্য কৃতজ্ঞ হবে যাতে তারা দূরে থাকার সময় আপনার ব্যবসার প্রতিক্রিয়ার জন্য অপেক্ষা করে হতাশ হয় না।

অফিস অবকাশ বন্ধ: কর্মচারী, গ্রাহক, এবং বিক্রেতাদের অবহিত

নিশ্চিত করুন যে আপনি কমপক্ষে দুই থেকে চার সপ্তাহ আগে আপনার কোম্পানির মূল স্টেকহোল্ডারদের অবহিত করুন। কর্মীদের তাদের paycheck একটি সন্নিবেশ ব্যবহার করে অবহিত / স্মরণ করা যেতে পারে। গ্রাহকদের আপনার ওয়েবসাইট এবং আপনার ফোন সিস্টেমে আপনার স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যা বার্তা মাধ্যমে অবহিত করা যেতে পারে। বিক্রেতারা (বিশেষ করে যারা পুনঃক্রয় প্রদানের সময়সূচী সহ) ইমেল বা নিয়মিত পোস্টাল মেলের মাধ্যমে বিজ্ঞাপিত করা যেতে পারে।

নিরাপত্তা কর্মী / সেবা অবহিত

আপনার নিরাপত্তা কর্মীদের বা বন্ধের তারিখগুলি তাদের অবহিতকারী নিরাপত্তা পরিষেবায় একটি মেমো পাঠান। আপনার জরুরি যোগাযোগ তালিকাটি কী কর্মচারী ফোন নম্বরগুলির সাথে আপ টু ডেট আছে তা নিশ্চিত করুন।

স্বয়ংক্রিয় অভিযোজিত অভিবাদন পরিবর্তন করুন

অফিস বন্ধ করা প্রতিফলিত আপনার ফোন সিস্টেমের উপর আপনার স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যা অভিবাদন নির্ধারণ করুন। অফিস পুনরায় চালু হবে যখন আপনি রাষ্ট্র নিশ্চিত করুন। আপনি যদি জরুরী পরিষেবাদি সরবরাহ করেন (যেমন হিমিং এবং কুলিং, প্লাম্বিং, ইত্যাদি) আপনার কলকারীদের শাটডাউনয়ের সময় আপনার উত্তর দেওয়ার পরিষেবা বা আপনার সেলফোনে কীভাবে পৌঁছাতে হবে তা নিশ্চিত করুন।

উত্তর প্রদান সেবা অবহিত

আপনি যদি উত্তর দেওয়ার পরিষেবাটি ব্যবহার করেন তবে অফিসটি বন্ধ হয়ে যাওয়ার তারিখগুলি সম্পর্কে তাদের অবহিত করা নিশ্চিত করুন এবং নিশ্চিত করুন যে আপনার যোগাযোগের তালিকাটি ফোন নম্বরগুলির সাথে ফোন নম্বরগুলির সাথে আপ টু ডেট আছে কিনা তা নিশ্চিত করুন।

ভয়েসমেইল গ্রিটিংস পরিবর্তন করুন এবং স্বয়ংক্রিয় উত্তর ইমেল তৈরি করুন

যদি আপনার ফোন সিস্টেমটি আপনার কর্মীদের ডেস্কগুলিতে সরাসরি রিং করার অনুমতি দেয়, তবে আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে তারা একটি অস্থায়ী বা "আউট অফ অফিস" ভয়েসমেইল অভিবাদন ব্যবহার করে যা কলকারীকে জানায় যে তারা অফিসে নেই। আপনার কর্মীদের কলকাতাকে জানাতে হবে যে তারা কখন ফিরে আসবে এবং যদি তারা ছুটির জন্য অফিস বন্ধ থাকে তবে তাত্ক্ষণিক সহায়তার প্রয়োজন হলে কী করা উচিত। উপরন্তু, স্বয়ংক্রিয়ভাবে অফিস ইমেইল আউট একটি আউটপুট তৈরি করতে ভুলবেন না।

থার্মোস্ট্যাট হ্রাস

শাটডাউন সময় আপনার অফিস থার্মোস্ট্যাট ফিরে (অথবা reprogramming) সেটিং দ্বারা কিছু শক্তি এবং কিছু টাকা সংরক্ষণ করুন।

সার্ভার ব্যাকআপ

আপনার যদি জটিল কম্পিউটার এবং সার্ভার থাকে, তবে নিশ্চিত করুন যে ব্যাকআপ চক্র শাটডাউন আগে এবং পরে সঠিকভাবে সঞ্চালিত হয়। ছুটি শাটডাউন শেষ হওয়ার অপেক্ষা করার পরিবর্তে আপনার অফসাইট ব্যাকআপকে পূর্বের পিকআপের সময় নির্ধারণ করে একটি দুর্যোগের আপনার এক্সপোজারটি হ্রাস করুন।

অফিস সরঞ্জাম বন্ধ করুন

• ডেস্ক লাইট
• অনুলিপিকর
• ক্যালকুলেটর
• ওভারহেড লাইট
• shredders

কম্পিউটার এবং পেরিফেরাল বন্ধ করুন

• কম্পিউটার
• মনিটর
• স্ক্যানার
• মুদ্রাকর

বন্ধ েকারনা

• ফ্যাক্স মেশিন
• ফোন সিস্টেম
• সার্ভার কম্পিউটার
• উষ্ণ মাছ ট্যাংক জন্য Heaters / লাইট