একটি প্রকল্পের সুযোগ দস্তাবেজ কি

যখন আপনি একটি নতুন উদ্যোগ বন্ধ করে দিচ্ছেন, তখন প্রকল্পের সুযোগ দস্তাবেজ আপনার সমগ্র দলের জন্য তথ্যগুলির একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। এটি গ্রাহকের কাছে বিতরণ করা শেষ পণ্য, যখন এটি বিতরণ করা হবে এবং কোনও মূল্যে সংজ্ঞায়িত করা হবে।

মূলত, এই দস্তাবেজ কাজের সীমানা সংজ্ঞায়িত করে, যাতে প্রতিটি দলের সদস্য এবং গ্রাহক প্রকল্পটি কীভাবে জড়িত তা বুঝতে পারে। ঠিক যেমন গুরুত্বপূর্ণ, তারা কি করে তা বোঝে না ফলস্বরূপ ঘটা।

সুবিধা

একবার প্রকল্পের প্রতিটি প্রকল্প এবং প্রকল্পটির গ্রাহকদের সাথে ভাগ করা একটি প্রকল্প সুযোগ বিবৃতি, প্রকল্প পরিচালনার একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ। এর সুবিধাগুলির মধ্যে:

• প্রকল্পটির প্রত্যাশিত বৈশিষ্ট্য, গুণমান এবং সময় সম্পর্কিত সকলের মধ্যে একটি সাধারণ বোঝা
• তাদের সমর্থন এবং জড়িত থাকার জন্য প্রকল্পে অন্যান্য স্টেকহোল্ডারদের সাথে যোগাযোগ করার একটি উপায়
• গ্রাহকের প্রয়োজনীয়তা পূরণের জন্য প্রয়োজনীয় কাজের বিষয়ে টিমের প্রচেষ্টাগুলি ফোকাস করার জন্য একটি সরঞ্জাম

তাছাড়া, যদি পরিবর্তনগুলি প্রস্তাব করা হয় যে মূল সুযোগের সীমানা অতিক্রম করা হয়, তবে বিবৃতিগুলি অনুমান এবং পরিবর্তনের প্রস্তাবের ভিত্তি হয়ে দাঁড়িয়েছে। পরিবর্তনগুলি সকল স্টেকহোল্ডারদের দ্বারা গৃহীত হলে, সুযোগ বিবৃতি সংশোধন করা যেতে পারে।

শুরু হচ্ছে

প্রকল্প পরিচালক থেকে প্রয়োজনীয় আউটপুট বোঝার এবং বর্ণনা করার জন্য প্রকল্প পরিচালককে টিম সদস্যদের, গ্রাহকদের, নির্বাহী স্পনসর এবং অন্যান্য কী স্টেকহোল্ডারদের কাছ থেকে ইনপুট চাইতে হবে। এই প্রায়ই deliverable বলা হয়।

বিতরণযোগ্যতার বিবরণটি অবশ্যই প্রকল্পের জন্য একটি ব্যয় বা গ্রহণযোগ্য খরচ পরিসীমা অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। এটি অন্তর্ভুক্ত করা কী বৈশিষ্ট্য এবং প্রসবের জন্য সময়-ফ্রেম সংজ্ঞায়িত করে।

একবার গ্রাহক কর্তৃক সম্মত হন, প্রকল্প পরিচালক, প্রকল্প দল এবং নির্বাহী স্পনসর, প্রকল্প বিবৃতিতে যে কোনও পরিবর্তনগুলি সাবধানে নিয়ন্ত্রিত এবং নথিভুক্ত পরিবর্তন প্রক্রিয়া ব্যবহার করে তৈরি করা উচিত।

একটি ক্যাসকেডিং প্রভাব

একবার সুযোগ বিবৃতি বা দলিলের উপর একমত হয়ে গেলে, দলের প্রতিটি অংশটি তাদের কাজের, সময় এবং ব্যয়গুলির নিজস্ব অনুমানের ভিত্তিতে এটি একটি ভিত্তি হিসাবে ব্যবহার করে। সুযোগ বিবৃতি আরো সুনির্দিষ্ট এবং সঠিক, কাজ দলগুলি সঠিক অনুমান এবং সম্পদ প্রয়োজনীয়তা উত্পাদন করবে সম্ভবত।

বর্জন গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে

কোনও প্রকল্পের সুযোগ দস্তাবেজটি বিতরণযোগ্য থেকে বাদ দেওয়া নির্দিষ্ট আইটেমগুলি তালিকাভুক্ত করা অসাধারণ নয়। উদাহরণস্বরূপ, একটি ঘর নির্মাণের জন্য ঠিকাদারের সুযোগ দস্তাবেজটি মালিকের দ্বারা পরিবেশগত অনুমতি গ্রহণ করতে পারে এবং বাড়িটির ঠিকাদার নির্বাহকের দায়িত্ব নয়।

কি ভুল হতে পারে?

স্বচ্ছতার অভাব প্রকল্প চাপ এবং ব্যর্থতার একটি সাধারণ উৎস। একটি অস্পষ্ট বা অস্পষ্ট সুযোগ দস্তাবেজ বিতর্ক এবং অননুমোদিত রায় কল খোলা অনেক সমস্যা ছেড়ে। এই প্রকল্পের বৈশিষ্ট্য, গুণমান, সময় এবং খরচ প্রভাবিত করতে পারে।

এড়ানো আরেকটি pitfall হিসাবে পরিচিত হয় "সুযোগ ক্রিড়া।" সুযোগ বিবৃতি অস্পষ্ট হলে, গ্রাহক মূল পরিকল্পনাগুলির অভিপ্রায় বা সীমানা অতিক্রমের দাবিগুলি করতে প্রলুব্ধ হয়।

সুযোগ সামঞ্জস্য করা

ঘন ঘন পরিবর্তনগুলি প্রকল্পটির সমাপ্তি বিলম্বিত করবে এবং উল্লেখযোগ্য খরচ যুক্ত করতে পারে, তবে তা কখনও কখনও প্রয়োজনীয় এবং যুক্তিসংগত। প্রকল্প পরিচালকরা একটি "পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা" প্রক্রিয়াটির উপর নির্ভর করে যা অনুরোধকৃত পরিবর্তনের শনাক্ত করে, সংশ্লিষ্ট সংশ্লিষ্ট সময়, খরচ এবং কর্মের আনুমানিক হিসাবগুলি সংশোধন করে এবং নতুন ঝুঁকিগুলির জন্য প্রকল্পটির পুনঃপ্রকাশ করে।

প্রকল্প পরিচালক এবং নির্বাহী স্পনসর সাধারণত পরিস্থিতি সম্পূর্ণরূপে বিশ্লেষণ করা হয় যখন শুধুমাত্র সুযোগ পরিবর্তন করার চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত। পরিবর্তন একটি সিদ্ধান্ত লগ নথিভুক্ত করা হয় এবং তারপর বড় প্রকল্প দল থেকে যোগাযোগ করা হয়।