প্রকল্প পরিচালক সব দিন কি

অনেকেই নিজেকে প্রকল্প পরিচালক বলে কিছুটা বিভ্রান্ত করে কারণ ভূমিকা এত বিস্তৃত। সংক্ষেপে, প্রকল্প পরিচালক সফলভাবে নকশা, নকশা, পরিকল্পনা, নিয়ন্ত্রণ, নির্বাহ, পর্যবেক্ষণ এবং বন্ধ করার প্রধান দায়িত্ব গ্রহণ করে।

একটি প্রকল্পের ম্যানেজারের কাজের জন্য এমন অনেক লোকের প্রয়োজন যারা অনেকগুলি হাট পরতে পারে এবং যাদের দক্ষতার সাথে কাজ করে এমন ব্যক্তিদের একটি দলের পরিচালনা করে দক্ষতা অর্জনের ক্ষমতা আছে, কারন অনেকগুলি প্রকল্প সাধারণত একজন ব্যক্তির চেয়ে বেশি কাজ করতে পারে।

বিগ আইডিয়া বিকাশ

প্রকল্প পরিচালকের প্রথম কাজটি একটি ধারণা তৈরি করে প্রকল্পটি শুরু করা। ঐতিহাসিকভাবে, প্রকল্প পরিচালকগণ সম্পূর্ণরূপে একটি সম্পূর্ণ ব্যবসায়িক ধারণা বাছাই করার প্রত্যাশিত ছিল, সম্ভবত একটি সম্পূর্ণ ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে এবং এটি কার্যকর করা যেতে পারে এমন একটি প্রকল্প পরিকল্পনায় রূপান্তরিত হবে। তবে, প্রকল্প ব্যবস্থাপকের ভূমিকাটি কিছুটা উন্নত হয়েছে এবং আপনি প্রকল্প পরিচালক হিসাবে নিজেকে সম্পূর্ণ প্রকল্পে পরিণত হওয়ার আগে প্রকল্প পর্যায়ে নিজেকে যুক্ত করতে পারেন।

আপনি সম্ভবত প্রকল্পটির পৃষ্ঠপোষকের সাথে কাজ করবেন, প্রায়শই এমন একটি উচ্চ-স্তরের কর্মচারী যা প্রকল্পটি সমর্থন করে এবং প্রকল্পটি সম্পন্ন করার জন্য সংস্থানগুলি এবং সংস্থার কেনাকাটার জন্য পর্যাপ্ত শক্তি থাকে। আপনি প্রকল্পটির একটি প্রাথমিক চিত্র তৈরি করতে এবং এটি কার্যকরী কিনা তা নিয়ে কাজ করার ধারণাটি বের করতে আপনি একসাথে কাজ করবেন।

প্রকল্পের কাজ সংগঠিত করা

প্রকল্প শুরু এবং প্রাথমিক স্টার্ট-আপ পর্যায়ে, আপনি কী করতে হবে তা ঠিক করতে আপনার টিমের সাথে কাজ করবেন। এতে কর্মক্ষেত্রের সুযোগ এবং প্রত্যাশিত ফলাফলকে স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করা হয়েছে এবং সেখানে পৌঁছাতে প্রয়োজনীয় সমস্ত উদ্দেশ্যগুলিও বিশদভাবে উল্লেখ করা হয়েছে।

ব্যবসায়ের মান বা সুবিধাগুলির ক্ষেত্রে এই সমস্ত শব্দকে অর্থায়ন এই প্রক্রিয়ার সময় স্বচ্ছতা অর্জনে সহায়তা করে। অন্য কথায়, কেন আপনি এই নতুন টুকরো কাজ শুরু করছেন এবং আপনি এর থেকে কী বের করতে চান তা ব্যাখ্যা করুন।

টিম জড়ো করা

আপনার বড় ধারণাটি সম্ভাব্য বিবেচিত হলে, আপনি এমন একটি দলকে একত্রিত করতে এগিয়ে যাবেন যা প্রকল্প ধারণাটি বাস্তবায়নে সহায়তা করতে পারে। আপনার প্রোজেক্ট টিমের বিভিন্ন ভূমিকা পূরণ করতে আপনাকে অনেকগুলি লোকের দরকার হবে।

আদর্শভাবে, প্রকল্পের প্রতিটি কার্যকরী এলাকায় বিষয় বিষয়ক বিশেষজ্ঞদের সন্ধান করুন, কিন্তু বিবেচনায় প্রাপ্যতা গ্রহণ করুন। প্রকল্প পরিচালকদের সবসময় তারা একটি দলের জন্য চান কর্মীদের পেতে পারেন না কারণ যারা বিশেষজ্ঞ পরামর্শদাতাদের ক্ষেত্রে অন্যান্য প্রকল্পে বা তাদের কোম্পানির কর্মচারীদের ক্ষেত্রে অন্যান্য, নিয়মিত কাজ কর্তব্য সঙ্গে খুব ব্যস্ত হতে পারে। আপনি যদি তাদের জন্য উপলব্ধ হওয়ার জন্য অপেক্ষা করতে না পারেন তবে উপলব্ধ ব্যক্তিদের সাথে আপনার যথাসাধ্য করতে হবে।

সবাই জড়িত সবাই দলের ব্যস্ত হবে না। আইনজীবী বা প্রেস অফিসারগণের মতো কিছু কার্যকারী বিশেষজ্ঞরা অবশ্যই সংশ্লিষ্ট বিষয়গুলিতে দলের সাথে যোগদান করতে হবে। প্রকল্পের ব্যবস্থাপনা এবং সম্পদ ব্যবস্থাপনা দক্ষতার অংশটি নিশ্চিত করা হচ্ছে যে আপনি তাদের কাজগুলি সম্পর্কে জানতে দিন এবং তাদের দক্ষতা যত তাড়াতাড়ি তাদের প্রয়োজন হয় ততপর প্রকল্পে তাদের গতিতে আনতে হবে।

স্টেকহোল্ডার Engaging

প্রকল্পের ব্যবস্থাপনা সাহিত্য অতীতে 'স্টেকহোল্ডার ব্যবস্থাপনা' সম্পর্কে কথা বলেছে। আজ এটি স্বীকৃত যে আপনি কোনও স্টেকহোল্ডারকে পরিচালনা করতে পারবেন না। এটা অসভ্য বলে মনে হয় এবং কিছুটা অপমানজনক বলে মনে করা হয়, তাই প্রকল্প ব্যবস্থাপনা আলাপের পরিবর্তে তাদের 'আকর্ষক' কেন্দ্রগুলি কেন্দ্র করে।

স্টেকহোল্ডারের প্রবৃত্তি মানে সেই প্রকল্পগুলির দ্বারা প্রভাবিত ব্যক্তিদের সাথে কাজ করার অর্থ যাতে তারা আসন্ন পরিবর্তনগুলি বুঝতে পারে এবং কোন পরিবর্তনগুলি যদি তাদের কোনও প্রভাব ফেলতে পারে।

বাস্তব শর্তাবলীতে, জড়িত সরঞ্জামগুলি পরিবর্তিত হয়নি-এটি কেবল বর্ণমালা এবং ভিন্ন মনোভাব। আপনি স্টেকহোল্ডারদের প্রকল্পে কারা আছেন এবং আপনার প্রকল্পের কাজ সম্পর্কিত বিশেষ করে শক্তিশালী বা প্রভাবশালী কিনা তা এখনও আপনি চক্রান্ত করবেন। একটি যোগাযোগ পরিকল্পনা বিকাশ এবং অনুশীলন মধ্যে এটি করা।

আপনার ধৈর্য বিকাশ করা বিজ্ঞতার কারণ কারণ আপনাকে কিছু কঠিন স্টেকহোল্ডারের সাথে মোকাবিলা করতে হবে কারণ কিছু পরিবর্তন করার প্রতিরোধী এবং অন্যদের সাথে কাজ করার একটি চ্যালেঞ্জ হতে পারে কারণ তারা প্রকল্পে বিশ্বাস করে না।

টাকা ব্যবস্থাপনা

প্রকল্পগুলি অর্থ খরচ করে এবং একটি প্রকল্প পরিচালক এর সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, কোর দক্ষতা একটি প্রকল্প বাজেট একত্রিত করতে সক্ষম হচ্ছে। আপনার ভূমিকাটি এখানে শেষ হয় না, কারণ আপনি ব্যয়বহুল অর্থ পরিচালনা করতে এবং প্রকল্পটি এগিয়ে যাওয়ার জন্য খরচ নিয়ন্ত্রণ করতে হবে। আপনি যদি কোনও ক্লায়েন্টের পরামর্শের ভিত্তিতে কাজ করেন তবে আপনাকে প্রতি মাসে বিস্তারিত অগ্রগতি চালান বা প্রকল্পটির নির্দিষ্ট পর্যায়ে বা মাইলফলকগুলি তৈরি করতে হবে।

প্রকল্পটির অর্থ পরিচালনা করে:

• প্রয়োজনীয় সমস্ত প্রকল্পের কাজ এবং সংস্থানগুলি কভার করার অনুমান রয়েছে এমন একটি মাস্টার বাজেট বিকাশ।
• বাজেট ব্যাপক এবং সম্পূর্ণ নিশ্চিত করার জন্য আপনার বিষয় বিশেষজ্ঞ বিশেষজ্ঞদের সঙ্গে কাজ।
• প্রজেক্ট স্পনসরকে প্রকল্প খরচ এবং কর্তব্যগুলি দেখানোর জন্য এবং আপনার টিম বর্তমানে যেখানে বসে আছে সে বিষয়ে স্বচ্ছতা প্রদানের জন্য আপনার বাজেট ব্যবহার করে, যেমন প্রকল্পটি কখন সম্পন্ন হবে তার কোন পর্যায়ে বা টাস্ক।

তারপর, প্রকল্প জুড়ে, আপনি সঠিক খরচ ট্র্যাকিংয়ের মাধ্যমে আপনার খরচ পরিচালনা করতে পারেন। আপনি বাস্তব জীবনে কী ব্যয় করছেন তা তুলনামূলকভাবে এবং আপনি যে প্রকল্প বাজেটটি একসাথে রেখেছেন তার সাথে এটি জড়িত।

ভাল পরিচালনার সাথে, তারা খুব বেশি দূরে না থাকা উচিত, কিন্তু যদি আপনি অত্যধিক ব্যয় বা ভুল অনুমানের দিকে একটি প্রবণতা লক্ষ্য করেন, তাহলে আপনি খুব বেশি ক্ষতি হওয়ার আগে এটি সংশোধন করতে সক্ষম হবেন।আপনি কেবলমাত্র বিজ্ঞপ্তিটি ঠিক করতে পারেন, তাই ভাল খরচ নিয়ন্ত্রণ এবং তত্ত্বাবধান গুরুত্বপূর্ণ।

বিশেষজ্ঞ টিপ: ভাল খরচ নিয়ন্ত্রণ শুধু ব্যয় ট্র্যাকিং এর চেয়ে বেশি জড়িত। প্রকল্পের পাশাপাশি কাজ করা পরিমাণের উপর নজর রাখুন, কারণ এটি অর্থের সম্পৃক্ততা এবং কাজগুলি সম্পন্ন করে যা প্রকল্পটি তার অর্থের বাইরে ব্যয় করে কিনা তা সম্পর্কে আপনাকে একটি ধারণা দেয়।

লিড দ্য টিম

এখন আপনি আপনার প্রকল্প ডিজাইন করেছেন, আপনার দলকে একত্রিত করেছেন, একটি বাজেট সম্পন্ন করেছেন এবং আপনার স্টেকহোল্ডারদের বোর্ডে পেয়েছেন। আপনারা সবাই জানেন যে আপনি একসাথে অর্জন করতে যাচ্ছেন, এবং প্রকল্প পরিচালক এটির কাজটি নিশ্চিত করার জন্য কাজ করে যাচ্ছেন।

সফলভাবে একটি দলকে নেতৃত্ব দেওয়ার অর্থ হচ্ছে দ্বন্দ্ব, দ্বন্দ্ব, এবং সর্বদা যোগাযোগের শীর্ষে থাকা চ্যালেঞ্জগুলি নিয়ে আলোচনা করা। আপনাকে অবশ্যই একটি দুর্দান্ত কাজ করতে আপনার টিমকে অনুপ্রাণিত করতে হবে, বিশেষ করে যদি কঠিন হয়ে থাকে।

আপনি প্রকল্পে কাজ করে এমন লোকেদের কোচিং, প্রশিক্ষণ, পরামর্শ এবং উন্নয়নও করতে পারেন, এমনকি যদি তারা সরাসরি আপনার জন্য কাজ না করে। এটি প্রকল্প দলবদ্ধতার প্রায়শই ভুলে যাওয়া অংশ, কিন্তু তারা যখন সম্মানিত এবং উত্সাহিত হয় তখন তারা মনে করে যে তারা ভাল কাজ করে। আপনি যদি আপনার প্রকল্পটি এমন একটি জায়গা তৈরি করতে পারেন যেখানে লোকেরা বৃদ্ধি পায় এবং নতুন দক্ষতা বিকাশ করে তবে লোকেরা আপনার জন্য তাদের সেরা কাজ করতে চায়।

দলের নেতৃস্থানীয় এছাড়াও দলের উপর সহযোগিতা সেট আপ এবং পরিচালনা জড়িত থাকে। এটি অনলাইন প্রকল্প পরিচালনার সরঞ্জামগুলি বা মুখোমুখি টিম মিটিংয়ের মাধ্যমে বা এর মধ্যে কিছু হতে পারে। সহযোগিতা এবং 'টিমের' ধারণা গড়ে তোলার ফলে প্রকল্পে সংঘর্ষ বা কঠিন সময়গুলি যেমন হঠাৎ করে আনা হয়েছে এমন সময়সীমার সময় সংঘটিত হয় তখন আপনার প্রকল্পের সংস্থানগুলি মোকাবিলা করতে সহায়তা করবে।

ন্তজ

প্রকল্পটির ব্যয়বহুল সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য আপনাকে প্রকল্প পৃষ্ঠপোষকতার প্রয়োজন হলেও, প্রকল্প ব্যবস্থাপকের অধিকাংশ সিদ্ধান্তের জন্য প্রকল্প পরিচালকের দায়িত্ব আপনার কাছে রয়েছে। এমনকি আপনি যখন সরাসরি সিদ্ধান্ত নিচ্ছেন না তখনও আপনি স্পনসরকে যে সিদ্ধান্ত নিতে চান তার জন্য সুপারিশ পেশ করবেন, কারণ আপনি প্রকল্পে নিমজ্জিত হয়েছেন এবং সিদ্ধান্তের পিছনে সমস্ত বিশদ বুঝেছেন, যখন তারা হয়ত বুঝতে একই স্তরের না।

প্রকল্প এর উদ্দেশ্য প্রদান করুন

আপনি আপনার টিমের জড়িত থাকার সাথে এটি করবেন, এবং এ পর্যন্ত সমস্ত কাজ এগিয়ে চলেছে।

আপনি প্রতিশ্রুতিবদ্ধ উপর কার্যকর প্রদান করতে সক্ষম হচ্ছে যে কি হওয়া উচিত সম্পর্কে খুব স্পষ্ট হচ্ছে উপর নির্ভর করে। ডকুমেন্ট কী সাফল্যের কারণ এবং প্রকল্পগুলি যা আপনি প্রকল্পে করতে সেট করেছেন তা অর্জনের জন্য মূল্যায়ন করার জন্য ব্যবহার করা হবে।

এটি প্রকল্পটির ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে বা প্রকল্পের সূচনা ডকুমেন্টে (অথবা উভয়, বিস্তারিত স্তরের বিবরণে) পেশ করা উচিত। এটি প্রকল্পটির উদ্দেশ্যগুলি সনাক্ত করতে তুলনামূলকভাবে সহজতর হওয়া উচিত, যদিও আপনি তাদের সরবরাহ করছেন তা নিশ্চিত করতে এটি সহজতর নয়।

হস্তান্তর পরিচালনা করুন

প্রকল্প বাস্তবায়নের পর্যায়ে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল দলটিকে একটি স্পষ্ট এবং সম্পূর্ণ হস্তান্তর প্রদান করা যা এগিয়ে যাওয়ার প্রকল্প পরিচালনা করবে, অথবা আপনার এবং আপনার টিমের দ্বারা সরবরাহিত আউটপুটটির সাথে কাজ করবে।

একটি ভাল হস্তান্তর মানে আপনি একটি পদক্ষেপ ফিরে নিতে পারেন। আপনি প্রকল্পটিতে 'যান' ব্যক্তিটি আর থাকবেন না এবং আপনি আপনার পরবর্তী প্রকল্পে যেতে সক্ষম হবেন যা জানার জন্য যে ব্যবসায়িক দলটি আপনি তাদের কাছে যা প্রদান করেছেন তার সর্বোত্তমটি করতে সক্ষম।

জ্ঞান শেয়ার করুন

'শেখা পাঠ' ভবিষ্যতে অন্যান্য উদ্যোগগুলিতে ব্যবহৃত হতে পারে এমন প্রকল্প থেকে কী শিখতে হয়েছিল তা বর্ণনা করে। প্রজেক্ট ম্যানেজার প্রজেক্টের শেষে একটি পাঠ্য-শিক্ষিত সভা পরিচালনা করতে পারেন। এটি দলটিকে সংগঠিত জ্ঞান বজায় রাখতে এবং সংগঠিত জ্ঞান বজায় রাখতে সাহায্য করে, একই সাথে একই ভুল থেকে কোম্পানির প্রতিরোধও করে।