একটি পেশাদার ভয়েসমেইল শুভেচ্ছা বিজনেস রীতি

আপনার কোম্পানি ইনকামিং কলগুলির জন্য বিভাগীয় ভয়েসমেইল বক্স ব্যবহার করে, আপনি একটি পেশাদার শব্দকোষ বিভাগ ভয়েসমেইল অভিবাদন রেকর্ড করতে চান। এই ধরনের ভয়েসমেল অভিবাদন ব্যক্তিগত ভয়েসমেইল অভিবাদনের চেয়ে আলাদা আলাদা যা একজন ব্যক্তির ভয়েসমেইল বক্সের সাথে যুক্ত। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার টেলিফোন সিস্টেম সমস্ত সাধারণ অ্যাকাউন্টিং কলগুলির জন্য একসঙ্গে টেলিফোন এক্সটেনশনগুলির "পুলযুক্ত" হওয়ার অনুমতি দেয় তবে অ্যাকাউন্টিং বিভাগের সমস্ত এক্সটেনশান অ্যাকাউন্টিং বিভাগের সাধারণ সম্প্রসারণের অধীনে জমা করা যেতে পারে।

যখন স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যাকারী সেই এক্সটেনশনটিতে একটি কল স্থানান্তরিত হয়, তখন পরবর্তী উপলব্ধ এক্সটেনশানটি কল পাবে। সমস্ত অ্যাকাউন্টিং বিভাগ এক্সটেনশানগুলি ব্যস্ত বা অনুপলব্ধ থাকলে, কলটি বিভাগের ভয়েসমেইল বাক্সে স্থানান্তর করা হবে।

ভয়েসমেইল অভিবাদন বিকল্প

আপনি আপনার কোম্পানির কাছে টেলিফোনে সিস্টেমের উপর নির্ভর করে, আপনাকে রচনা করার অনুমতি দেওয়ার জন্য ভয়েসমেল অভিবাদনগুলির বিভিন্ন ধরণের বিকল্প থাকতে পারে। এই অন্তর্ভুক্ত:

• • সাধারণ ভয়েসমেইল অভিবাদন: অন্য কোন অভিবাদন টাইপ সেট করা হয়, তাহলে ডিফল্ট ভয়েসমেইল অভিবাদন হিসাবে ব্যবহৃত।
  • অভ্যন্তরীণ ভয়েসমেইল অভিবাদন: আপনার নিজের কোম্পানির মধ্যে থেকে আপনার বিভাগকে কল করা ব্যক্তিদের স্বাগত জানাতে ব্যবহৃত হয় (যেমন অন্য এক্সটেনশন থেকে)। সাধারণত, এটি শুধুমাত্র খুব বড় কোম্পানিগুলিতে প্রযোজ্য।
  • বাহ্যিক ভয়েসমেইল অভিবাদন: আপনার কোম্পানির বাইরে থেকে কল যারা জন্য অভিনয়। আপনার টেলিফোন সিস্টেমের স্বয়ংক্রিয় পরিচারক সমস্ত বহিরাগত কলার শুনতে পাবে এমন একটি সাধারণ কোম্পানী খেলতে পারে। যদি আপনার কোম্পানির নামটি সেই অভিবাদনটিতে উল্লেখ করা হয়, তবে আপনার বিভাগীয় অভিবাদনটিতে এটি আবার বলতে হবে না।
  • অস্থায়ী বা অফিস ভয়েসমেইল অভিবাদন আউট: এই নির্দিষ্ট সময় নির্দিষ্ট সময়ের জন্য অনুপলব্ধ হবে যখন সেট করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, বিভাগটি শুধুমাত্র সকাল সাড়ে 8 টা থেকে সন্ধ্যা 5.00 টা পর্যন্ত কর্মরত থাকে অথবা একটি বাধ্যতামূলক বিভাগের সভা রয়েছে যা সমস্ত লোককে টেলিফোনের উত্তর থেকে সরিয়ে দেয়। বেশিরভাগ ভয়েসমেইল সিস্টেম আপনাকে মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ এবং সময় নির্ধারণ করতে দেয় যাতে আপনার বিভাগ স্বাভাবিক ক্রিয়াকলাপগুলিতে ফিরে আসে তা বন্ধ করার কথা মনে রাখে না।
  • ফোনে (ব্যস্ত) ভয়েসমেইল অভিবাদন: এই অভিবাদনটি কলকারীদের জানাতে ব্যবহৃত হয় যে বিভাগটি পাওয়া যায় তবে কেউ তাদের কলটি অবিলম্বে নিতে পারে না কারণ বিভাগ পুলের সমস্ত এক্সটেনশানগুলি অন্যান্য কলকারীদের সাথে ব্যস্ত।

একটি ভাল ডিপার্টমেন্ট ভয়েসমেইল গ্রিটিংস এর উপাদান

• বিভাগ নাম
• বিবৃতি যে আপনি এখন তাদের কল নিতে না পারেন
• একটি বার্তা ছেড়ে আমন্ত্রণ
• তারা একটি রিটার্ন কল আশা করতে পারেন
• উপলব্ধ অতিরিক্ত বিকল্পগুলি (যেমন "ফিরে যাওয়ার জন্য পাউন্ড কী টিপুন …")
• ওয়েবসাইট ঠিকানা যদি এটি অর্থপূর্ণ তথ্য প্রদান করতে পারেন
• 20 থেকে 25 সেকেন্ডের বেশি নয় (নিয়ম-শৃঙ্খলা)
• "আপনার কল আমাদের কাছে খুবই গুরুত্বপূর্ণ …" অভিবাদন শুরু করবেন না। এই ফ্রেজ overused হয় এবং সাধারণত কল করার জন্য একটি "বন্ধ করুন"।
• অত্যধিক তথ্য প্রদান এবং একটি অত্যধিক দীর্ঘ অভিবাদন তৈরীর এড়িয়ে চলুন।

নমুনা গুড ডিপার্টমেন্ট ভয়েসমেইল শুভেচ্ছা

• আপনি অ্যাকাউন্টিং বিভাগে পৌঁছেছেন। আমাদের প্রতিনিধি সব অন্যান্য কলিং সেবা ব্যস্ত। আপনার মূল্যবান সময়কে হোল্ড করার পরিবর্তে, আমরা আপনার কলটি দুই ব্যবসায়িক ঘন্টার মধ্যে ফেরত দিতে চাই। আপনি পূর্ববর্তী মেনুতে ফিরে যেতে চাইলে এখন তারকা টিপুন। অন্যথায়, আপনার নাম এবং নম্বর দিয়ে আমাদের একটি বিস্তারিত বার্তা দিন। আপনার বার্তাটি রেকর্ড করার পরে, আপনি আরো বিকল্পের জন্য পাউন্ড কী চাপতে পারেন। ফোন করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ.
• আপনি অপারেশনস টেক, ইনকর্পোরেটেডের বিক্রয় বিভাগে পৌঁছেছেন। আমাদের সমস্ত বিক্রয় প্রতিনিধি অন্যান্য গ্রাহকদের সেবা করতে ব্যস্ত রয়েছেন তবে আমরা যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনার কল ফেরত দিতে চাই। বর্তমান মূল্যের তথ্যের জন্য বা আপনার অর্ডারের স্থিতি পরীক্ষা করতে, দয়া করে ওয়েবে আমাদের সাথে পরিদর্শন করুন। অন্যথায়, দয়া করে আমাদের নাম এবং স্বর পরে নম্বর সহ একটি বার্তা দিন। আপনি পূর্ববর্তী মেনুতে ফিরে যেতে চাইলে এখন তারকা কী টিপুন।
• আপনি অপারেশনস টেক, ইনকর্পোরেটেড অ্যাকাউন্টিং বিভাগে পৌঁছেছেন। বিভাগটি বর্তমানে বন্ধ। সোমবার থেকে শুক্রবার রাত 8 টা থেকে সকাল 5 টা পর্যন্ত অপারেশনগুলির স্বাভাবিক ঘন্টা আমাদের। আমরা শনিবার এবং রবিবার বন্ধ করা হয়। পূর্ববর্তী মেনুতে ফিরে যাওয়ার জন্য আপনি যে কোনো সময় তারকা কী টিপতে পারেন। অন্যথায়, দয়া করে আমাদের নাম এবং নম্বর দিয়ে একটি বার্তা দিন এবং অফিস পুনরায় চালু হলে আমরা আপনার কলটি ফিরিয়ে দেব। আপনি আপনার বার্তাটি ছেড়ে দেওয়ার পরে ঝুলতে পারেন বা অতিরিক্ত বিকল্পগুলির জন্য পাউন্ড কী চাপুন। ফোন করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ.

খারাপ ভয়েসমেইল শুভেচ্ছা

• আপনি বিক্রয় বিভাগে পৌঁছেছেন। আমাদের একটি বার্তা ছেড়ে দিন।
• হ্যালো. আপনি XYZ.com এ অ্যাকাউন্টিং বিভাগে পৌঁছেছেন। সমস্ত হিসাবরক্ষক বর্তমানে একটি বাধ্যতামূলক বিভাগের সভায় যোগদান করছে এবং আপনার কল নিতে কেউ উপলব্ধ নেই। আপনার কল আমাদের কাছে খুবই গুরুত্বপূর্ণ এবং আমরা যত তাড়াতাড়ি ফিরে আসার জন্য আপনার কলটি ফিরতে চাই। তবে, এটি বছরের শেষ এবং আমাদের কল ব্যাকলগ খুব দীর্ঘ। আপনি যদি অতিরিক্ত মেয়াদের অ্যাকাউন্টে অর্থ প্রদান সম্পর্কে কল করছেন তবে অনুগ্রহ করে আপনার বার্তাটিতে আমাদের জানাতে ভুলবেন না যাতে আমরা আপনাকে অবিলম্বে কল করতে পারি। অন্যথায়, অনুগ্রহ করে স্বর জন্য অপেক্ষা করুন এবং আমাদের একটি বিস্তারিত গোপন বার্তা ছেড়ে দিন।
• বিভাগ বন্ধ। স্বর পরে একটি বার্তা ছেড়ে দয়া করে।