একটি প্রকিউরমেন্ট কার্ড প্রোগ্রাম অপারেটিং

প্রকিউরমেন্ট কার্ড বা পি-কার্ডটি এমন একটি ক্রেডিট কার্ডের একটি ফর্ম যা ক্রেতাদের জারি করা হয়, যারা তখন কেনাকাটা এবং প্রক্রিয়াজাতকরণের অর্ডারগুলি ব্যবহার করে প্রথাগত ক্রয় পদ্ধতির মাধ্যমে লেনদেন প্রক্রিয়া না করে পণ্য ও পরিষেবাদি অর্জন করতে পারে।

বিভিন্ন ক্রয় কার্ড প্রোগ্রাম রয়েছে, কিছু কেবল কোম্পানি-অনুমোদিত বিক্রেতাদের ব্যবহার জড়িত, অন্যরা কোনও বিক্রেতাকে ব্যবহার করার অনুমতি দেয়। একটি ক্রয় কার্ড ব্যবহার করে একজন কর্মচারী দ্বারা নেওয়া কেনাকাটা সাধারণত ছোট এবং কম মান। ক্রয় কর্মসূচি সম্পর্কে অনেক নেতিবাচক প্রতিক্রিয়া কর্মীদের দ্বারা কার্ডের অপব্যবহারের দিকে বিশেষভাবে লক্ষ্যবস্তু করা হয়। তবে, প্রোগ্রাম পরিচালনার সাথে জড়িত ঝুঁকি এবং ব্যয়গুলির চেয়ে ক্রয় প্রোগ্রামগুলির সুবিধাগুলি অনেক বেশি।

প্রকিউরমেন্ট কার্ড উপকারিতা

মার্কিন যুক্তরাষ্ট্র সরকার জানায় যে ২500 ডলারেরও কম কেনাকাটা সামগ্রিক সরকারী ব্যয়ের ২ ভাগের মধ্যে রয়েছে, তবে 85 শতাংশেরও বেশি কেনাকাটা করার জন্য এটি ছিল। এই ছোট ক্রয়ের প্রশাসনিক খরচগুলি প্রকৃতপক্ষে প্রকৃত ডলার ব্যয় অতিক্রম করে, অনেক সরকারী বিভাগগুলিতে ক্রয় কার্ডগুলির ব্যবহার বৃদ্ধি পায়। বাণিজ্য বিভাগের একটি সরকারি সংস্থা, আনুমানিক হিসাব করে যে ক্রয় কার্ডগুলির ব্যবহার প্রতি বছর ২২ মিলিয়ন মার্কিন ডলার প্রশাসনিক ব্যয় এবং ক্রয় প্রক্রিয়াকরণের সময় হ্রাস করে।

কার্ডগুলির ব্যবহার মোট ক্রয় ব্যয়ের 98 শতাংশের জন্য মোট ক্রয় ব্যয়ের 15 শতাংশের মধ্যে তার প্রচেষ্টা মনোনিবেশ করার জন্য কেনার বিভাগগুলিকে অনুমতি দেয়।

অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ বাস্তবায়ন

ক্রয় কার্ডগুলির অপব্যবহার শিরোনাম সংবাদ তবে প্রায়ই এই অপব্যবহারগুলি, বিশেষ করে সরকারি বিভাগগুলিতে, সাধারণত একটি উচ্চ ডলার মূল্য প্রদর্শন করে তবে প্রায়শই মোট ব্যয়ের এক শতাংশেরও কম। তবে অপব্যবহার ঘটে কিন্তু বর্জ্য এবং অপব্যবহার কমাতে যথাযথ অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ বাস্তবায়নের মাধ্যমে এটি নিয়ন্ত্রণ করা যেতে পারে।

দৃঢ় ব্যবস্থাপনা দিক একটি সফল ক্রয় কার্ড প্রোগ্রামের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। কার্ডটি ব্যবহারের জন্য অনুমোদিত ব্যবহারগুলি কী এবং সংজ্ঞায়িত করে এবং অর্থোপার্জন, জালিয়াতি, এবং অপব্যবহারের জন্য তাদের জরিমানাগুলি আরোপিত করে ব্যবস্থাপনাটি স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করা উচিত। অবশ্যই, নিয়ন্ত্রণ বাস্তবায়ন করার জন্য ব্যাক অফিস পদ্ধতি এবং সংস্থান অবশ্যই হতে হবে। যদি ক্রয় কার্ড অপব্যবহারের নিরীক্ষণ ও পরিচালনা করার জন্য পর্যাপ্ত সংস্থান না থাকে তবে তার অবমাননাগুলি ক্রমাগত বৃদ্ধি পাবে এবং প্রোগ্রামে প্রতিশ্রুতির অভাবের কারণে ব্যবহারকারীরা এটি দেখবে।

কে একটি কার্ড পায়?

ক্রয় কার্ড প্রোগ্রামগুলিতে অন্য নেতিবাচক দেখা যায় যে কোম্পানিগুলি মনে করে যে তাদের সমস্ত কর্মচারীকে কেনাকাটা করার জন্য তাদের কার্ড দিতে হবে। এই ক্ষেত্রে না হয়; একটি ক্রয় কার্ড জারি হচ্ছে বিশ্বাস করা হচ্ছে। কোনও সংস্থা অবশ্যই কার্ডের ব্যবহারকারীকে বিশ্বাস করতে সক্ষম হবেন কারণ তারা আসলে কোম্পানির অর্থ ব্যয় করছে। কর্মীদের নির্বাচন, পর্যালোচনা এবং অনুমোদিত হতে হবে যেখানে একটি অনুমোদন প্রক্রিয়া থাকা উচিত। একজন কর্মচারী যদি খারাপ ক্রেডিট থাকে তবে তাকে কি একটি কোম্পানি ক্রয় কার্ড দেওয়া উচিত?

ব্যয় সীমাবদ্ধতা

কোন ক্রেডিট কার্ডের মতো, ব্যবহারকারীর জন্য ক্রেডিট সীমা থাকা উচিত। ক্রেডিট কার্ড কোম্পানি কার্ডহোল্ডারদের তাদের প্রদেয় ক্ষমতার উপর ভিত্তি করে একটি সীমা দেয়। ক্রয় কার্ড ধারকদের জন্য, সংস্থাগুলি কার্ডহোল্ডারদের তাদের অবস্থান এবং তাদের সম্ভাব্য ব্যয়গুলির জন্য উপযুক্ত একটি খরচ সীমা দিতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, একজন আইটি বিশ্লেষক হিসাবে নিয়োজিত একজন ব্যক্তি শুধুমাত্র প্রিন্টার কালি এবং ছোট কম্পিউটার পেরিফেরালগুলি কেনার প্রয়োজন হতে পারে যা কেবল বছরে কয়েকশ ডলারেরও বেশি হতে পারে। এই কর্মচারীর জন্য খরচ সীমা এই প্রতিফলিত হওয়া উচিত এবং $ 2500 এর কম্বল খরচ সীমা দেওয়া হবে না যা সমস্ত IT কর্মীদের দেওয়া হতে পারে।

ব্যয়সীমা সীমা পর্যায়ক্রমে পর্যালোচনা করা উচিত যাতে কর্মীদের তাদের প্রকৃত ব্যয়ের ভিত্তিতে উপযুক্ত পর্যায়ে দেওয়া হয়।