কোম্পানি বোর্ড মিটিং মিনিট ত্রুটি

সমস্ত রাজ্যের কর্পোরেশনগুলিকে কয়েক মিনিটের বৈঠকে গ্রহণ ও বিতরণ করতে হবে এবং সমস্ত রাজ্যের পরিচালকদের বোর্ড মিনিটের সাথে দেখা করতে হবে। কিন্তু বোর্ড মিটিং মিনিটের মধ্যে কী কী করা উচিত এবং এই মিনিট কীভাবে নিতে হবে তা সম্পর্কে কোনও নির্দিষ্ট নিয়ম নেই। অবশ্যই কয়েক মিনিটের মধ্যে আপনি ভুল করতে পারেন যা আপনার কর্পোরেট বোর্ডের জীবনকে আরও কঠিন করে তুলতে পারে।

কর্পোরেট বোর্ড মিটিং মিনিট রাখার উদ্দেশ্য

আপনার কর্পোরেট মিটিংয়ের মিনিটগুলি গ্রহণ এবং রেকর্ড করার জন্য বেশ কয়েকটি কারণ রয়েছে। মিটিংয়ের মিনিট নিতে প্রথম এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কারণ হল আপনার সিদ্ধান্তের রেকর্ড থাকা। কর্পোরেট বোর্ড মিনিটের দ্বিতীয় কারণ অর্থাত্ এবং দায়বদ্ধতার উদ্দেশ্যে।

বোর্ড সদস্য বিশ্বাস একটি অবস্থান হয়। তারা কর্পোরেট শেয়ারহোল্ডারদের দ্বারা বিনিয়োগকৃত অর্থ সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিয়ে আসছে, এবং তারা কর্পোরেশনের সেরা স্বার্থে এবং আগ্রহের দ্বন্দ্ব ছাড়াই তারা বিজ্ঞতার সাথে কাজ করে প্রমাণ করতে সক্ষম হবেন। বোর্ড মিটিং মিনিট বোর্ডে প্রমাণ করে যে তারা ভাল বিশ্বাসে কাজ করেছে এবং তাদের কর্মের জন্য ব্যক্তিগত দায় এড়াতে সহায়তা করে।

তৃতীয় কারণ ট্যাক্স উদ্দেশ্যে। একটি কর্পোরেশন পৃথক শেয়ারহোল্ডারদের থেকে একটি পৃথক সত্তা। আপনি যে বিচ্ছেদ রাখা হয় তা নিশ্চিত করার জন্য, বোর্ড মিটিং মিনিট একটি রেকর্ড প্রদান। তাদের ছাড়া, আইআরএস বা রাষ্ট্র সংস্থা ব্যবসার ট্যাক্স স্ট্যাটাস অস্বীকার করতে পারে। একটি কর্পোরেশন যা এটি দেখায় না মালিকদের থেকে পৃথক একটি সত্তা হিসাবে কাজ করছে একটি কঠিন কর পরিস্থিতির সৃষ্টি করতে পারে।

ব্যবসার জন্য বোর্ডের সদস্যরা তাদের দায়িত্ব পালন করছে এবং সুরক্ষিত থাকার জন্য সংগ্রামের জন্য একটি ভারসাম্য রয়েছে, যা সদস্যের সময় নষ্ট করে দীর্ঘ, উদ্দেশ্যহীন বোর্ড মিটিংয়ের বিরুদ্ধে। বোর্ড মিটিংয়ের মিনিটগুলি গ্রহণ করার কারণ নিয়ে আমরা আলোচনা করেছি, এখানে কিছু ভুল ব্যবসা করা হয়েছে এবং কীভাবে তাদের সংশোধন করা যায় তার কিছু চিন্তা।

সভা করার আগে একটি এজেন্ডা তৈরি এবং বিতরণ করা হয় না

তাদের বোর্ড মিটিংয়ের মধ্যে কর্পোরেশনগুলির দ্বারা তৈরি আরেকটি বড় ভুল মিটিংয়ের আগে একটি এজেন্ডা নির্ধারণ করা হচ্ছে না এবং বৈঠকের আগে এজেন্ডা এবং প্রাসঙ্গিক নথি বিতরণ করা হয় না। এজেন্ডা বিষয়সূচি প্রতিটি আইটেমের জন্য নির্দিষ্ট পরিমাণ সময় অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।

একটি নির্দিষ্ট এজেন্ডা থাকার সাথে সাথে সভাটি আরো সহজে চালানো হয় না, তবে এটি বোর্ডকে (এবং পরে মিনিট পড়তে যে কেউ) এজেন্ডাটির প্রতিটি আইটেমের আপেক্ষিক গুরুত্ব সম্পর্কে জানে। এর অর্থ এই নয় যে এটি গুরুত্বপূর্ণ এবং জরুরী তবে এজেন্ডাটিতে কিছু আসতে পারে না, তবে আইটেমগুলি ভোটের মাধ্যমে এজেন্ডায় যোগ করা যেতে পারে। এবং যে খুব জরুরী বোর্ড দ্বারা, নির্বাহী দ্বারা পরিচালিত করা উচিত।

বোর্ড মিটিং মিনিটের গুরুত্বপূর্ণ অংশ হারিয়েছে

বোর্ড মিটিং মিনিটের জন্য টেমপ্লেট অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:

• দ্য তারিখ, সময়, এবং সভায় অবস্থান
• শুরু এবং সমাপ্ত সময়, এবং সময়সূচি নির্দিষ্ট আইটেম বরাদ্দ
• বোর্ড সভা কি ধরনের - নিয়মিত, বিশেষ বা বার্ষিক (সব রাজ্যের কর্পোরেশন একটি বার্ষিক সভা আছে প্রয়োজন)
• কে উপস্থিত ছিলেন, পরিচালক, অতিথি, এবং কর্মীদের সদস্য এবং কোন বোর্ড সদস্য উপস্থিত ছিলেন তা উল্লেখ করেন। দেরীতে আসার বা প্রারম্ভিকভাবে চলে যাওয়া কারো নাম উল্লেখ করা উচিত।
• একটি কোরাম উপস্থিত কিনা তা নির্দিষ্ট করে। কোনও ভোট গ্রহণের জন্য সাধারণত কর্পোরেট বিধি দ্বারা একটি কোরাম প্রয়োজন। কোরাম প্রয়োজন সাধারণত সদস্যদের অর্ধেকের বেশি। (নয়জন সদস্যের একটি বোর্ডের জন্য, উদাহরণস্বরূপ, পাঁচজন সদস্য কোরাসের জন্য উপস্থিত থাকতে হবে)।
• উপস্থাপনাগুলি উপস্থাপকদের নাম এবং শিরোনাম সহ কমিটি বা অন্যদের দ্বারা দেওয়া হয়।

মিটিং মিনিট খুব নির্দিষ্ট

সম্ভবত বৃহত্তম ভুল বোর্ডগুলি আলোচনা (কখনও কখনও আর্গুমেন্ট) এবং প্রসেসগুলির বিষয়ে বিস্তারিত তথ্যের প্রয়োজন হয়। সভায় সিদ্ধান্তের ফলাফল প্রতিফলিত হওয়া উচিত, আলোচনায় কি বলেন তা নয়। চলুন বলি যে আপনার বোর্ড পণ্যগুলির একটি নতুন লাইন বিক্রি করার গতিতে ভোট দিচ্ছে। মিটিং মিনিট বলতে হবে: "মশলা একটি নতুন লাইন যোগ করার গতি। মোশন দ্বিতীয় এবং অনুমোদিত তাই, তাই এবং তাই dissenting সঙ্গে।" যদি গ্রুপটির কোনো আলোচনা হয়, তবে আপনাকে আলোচনাটির দৈর্ঘ্য রেকর্ড করতে হবে এবং সংক্ষিপ্ত করে তুলতে হবে, তবে আলোচনা সম্পর্কে বিস্তারিতভাবে জানাতে হবে না।

যথেষ্ট নির্দিষ্ট না যে মিনিট

স্পেকট্রামের অন্য প্রান্তে, কিছু মিনিট তথ্য সরবরাহ করার জন্য এবং সদস্যদের সমস্যা থেকে দূরে রাখার জন্য নির্দিষ্ট নয়। যদি সিদ্ধান্তটি সর্বসম্মতিক্রমে না হয়, তবে কোন বোর্ড সদস্যের একটি রেকর্ড অসম্মত হয়েছিল, যা অব্যাহত ছিল (এবং স্বার্থের সম্ভাব্য দ্বন্দ্বের কারণে বর্জনটি ছিল কিনা তা নোট করুন)।

যদিও আপনি প্রতিটি আলোচনার ঝড়-ঝড় রেকর্ড করতে হবে না, বা কে বলেছিল। তবে আলোচনার মনোভাবকে প্রতিফলিত করার জন্য মিনিটের পর্যাপ্ত তথ্য থাকা উচিত।

বোর্ড মিটিং খুব দীর্ঘ

কেউই দীর্ঘ সভাগুলো পছন্দ করে না, তবে মিটিং এবং মিনিটগুলি হ্রাস করার কিছু উপায় রয়েছে। আপনি একটি সম্মতি এজেন্ডা তৈরি করে বোর্ড মিটিং সময় সংরক্ষণ করতে পারেন। মূলত, এই এজেন্ডা বিষয়গুলির একটি তালিকা যা দ্রুত আলোচনা ছাড়াই মোকাবিলা করা যেতে পারে। তালিকাটি পূর্ববর্তী সভা, আর্থিক, এবং কমিটি বা সিইও থেকে রিপোর্টের মিনিট অন্তর্ভুক্ত হতে পারে।

সম্মতি বিষয়সূচি, এবং প্রতিবেদন এবং অন্যান্য তথ্য, মিটিংয়ের আগে বিতরণ করা উচিত যাতে সদস্যরা তাদের পড়ার সুযোগ পায়। তারপর, সভায়, সম্মতি বিষয়সূচী বৈঠকের প্রক্রিয়ার অংশ। কোনও বোর্ড সদস্য সম্মতি বিষয়সূচি সম্পর্কে একটি প্রশ্ন বা উদ্বেগ উত্থাপন করতে পারে, তবে যদি কোনও সমস্যা না থাকে তবে সমগ্র সম্মতি বিষয়সূচি এক সময়ে ভোট দেওয়া যেতে পারে।

সিদ্ধান্ত ভুল টাইপ

একটি কর্পোরেট বোর্ড সামগ্রিক নীতি সিদ্ধান্ত নেয়। প্রতিদিনের সিদ্ধান্তগুলি সেই নীতির উপর ভিত্তি করে কর্পোরেশনের নির্বাহীগুলি দ্বারা তৈরি করা হয়। কখনও কখনও বোর্ড overreach এবং ব্যবস্থাপনা সেরা বামে সিদ্ধান্ত নিতে চেষ্টা করুন।

মিনিট অনুমোদন না

এটি মিনিট অনুমোদন করতে ভুলবেন না, বোর্ড সভায় hustle এবং ঝগড়া মধ্যে, প্রলুব্ধকর। কিন্তু মিনিট সঠিকভাবে মিটিংয়ের চিঠি এবং আত্মা প্রতিফলিত করে তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ। মিনিট অনুমোদিত না হওয়া পর্যন্ত "খসড়া" বিবেচনা করা হয়।

মিটিং মিনিট রেকর্ড রাখা না

আপনার কর্পোরেশনটির জন্য ভাল মিনিট রাখার জন্য আপনি যে সমস্ত সমস্যায় পড়েন, তারপরে আপনার কর্পোরেট মিটিং মিনিটগুলি কোথাও নিরাপদ এবং অ্যাক্সেসযোগ্য রাখতে ভুলবেন না। একটি কর্পোরেট রেকর্ড বইতে মিনিট বা একটি পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত ফাইলের মধ্যে "মেঘের মধ্যে" রাখার জন্য একটি প্রক্রিয়া সেট আপ করুন।

কর্পোরেট সচিব ভূমিকা স্বীকার করতে ভুলে গেছেন

কর্পোরেট মিনিটের সাথে সম্পর্কিত বেশিরভাগ দায়িত্ব কর্পোরেশনের সচিবের অধীনে আসে। একটি ভাল কর্পোরেট সচিব হচ্ছে একটি শিল্প, এবং এই ব্যক্তিরা প্রায়ই যথেষ্ট স্বীকার করা হয় না। নিয়মিত এই ব্যক্তিকে "ধন্যবাদ" বলুন।

আপনার পরিচালনা পর্ষদের একজন উপদেষ্টা হিসাবে অ্যাটর্নি অন্তর্ভুক্ত না

আপনার কর্পোরেশন ব্যক্তিগত বা জনসাধারণ (সর্বজনীনভাবে ট্রেড করা শেয়ারগুলির সাথে) কিনা, আপনার কর্পোরেট মিনিটগুলি কীভাবে নিতে হবে তা সম্পর্কে পরামর্শ দেওয়ার জন্য এবং আপনার এবং আপনার বোর্ড সুরক্ষিত কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য আপনাকে গুরুত্বপূর্ণ বোর্ড মিটিংয়ে উপস্থিত থাকার জন্য পরামর্শ দেওয়া উচিত।