কিভাবে মিটিং মিনিট নিতে শিখুন

মিটিং মিনিটগুলি বিস্তারিত নোট যা একটি মিটিং বা সম্মেলনের আনুষ্ঠানিক লিখিত রেকর্ড হিসাবে কাজ করে। সমাবেশের ভারপ্রাপ্ত ব্যক্তি সাধারণত অংশগ্রহণকারীদের একজনকে এই কাজটি করার ঝোঁক বলে। একদিন, যে কেউ হতে পারে! এটি একটি খুব কঠিন কাজ না, এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ এক। মিটিংয়ের মিনিটগুলি যা ঘটেছে তার একটি সরকারী রেকর্ড, সঠিকতা প্রয়োজন। আপনাকে অবশ্যই প্রয়োজনীয় নোটগুলি নিতে হবে যে যদি প্রয়োজন হয় তবে লোকেদের পরে উল্লেখ করতে সক্ষম হবেন। এখানে আপনি finesse সঙ্গে এই টাস্ক হ্যান্ডেল সাহায্য করতে কিছু পয়েন্টার হয়।

আগে, সময়, এবং পরে মিটিং কি করতে হবে তা খুঁজে বের করুন।

বৈঠকের আগে

• আপনার রেকর্ডিং সরঞ্জামটি চয়ন করুন: আপনি যা করতে হবে তা প্রথমটি আপনার নোটগুলি কীভাবে নেবে তা নির্ধারণ করুন। আপনি পুরানো স্কুল যান এবং কলম এবং কাগজ ব্যবহার করবেন নাকি আপনি কোনও ল্যাপটপ কম্পিউটার, ট্যাবলেট বা স্মার্টফোন ব্যবহার করবেন। তিনি আপনার নির্দিষ্ট পদ্ধতি ব্যবহার করার জন্য পছন্দ করেন কিনা তা দেখতে আপনার বসের সাথে যোগাযোগ করুন। এটা অসম্ভাব্য কিন্তু সম্ভব।
• আপনার পছন্দের সরঞ্জামটি ক্রম অনুসারে চলছে এবং আপনার আসলটি ব্যর্থ হলেই একটি ব্যাকআপ নিন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি ল্যাপটপ আনেন, কলম এবং কাগজ পাশাপাশি কাজে লাগান। আপনার কম্পিউটার ক্র্যাশ করলে আপনি কিছু লেখার জন্য অনুসন্ধানের সময় সভাটি বন্ধ করতে চান না।

• মিটিং শুরু করার আগে মিটিং এজেন্ডা পড়ুন। এটি আপনাকে আপনার মিনিটের জন্য একটি রূপরেখা প্রণয়ন করতে দেবে। প্রতিটি আইটেমের নিচে কিছু স্থান ছেড়ে দিন এবং সেখানে আপনার নোট লিখুন। এই কাজটি আপনার কাজকে আরও সহজ করে তুলবে, যতক্ষণ না যে ব্যক্তিটি মিটিং চালাচ্ছে সেটি এজেন্ডায়ে আটকা পড়ে।

বৈঠককালে

• একটি উপস্থিতি শীট কাছাকাছি পাস এবং সবাই সাইন ইন নিশ্চিত করুন। আপনি অফিসিয়াল মিটিং মিনিটের সব অংশগ্রহণকারীদের একটি তালিকা অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।
• আপনি সবাই কে জানেন তা নিশ্চিত করুন। এই ভাবে আপনি কে কথা বলছেন এবং সঠিকভাবে সেই তথ্য রেকর্ড করতে সক্ষম হবেন।
• মিটিং শুরু সময় নোট।
• প্রতি একক মন্তব্য লিখতে চেষ্টা করবেন না। এটি শুধুমাত্র প্রধান ধারনা অন্তর্ভুক্ত করা ঠিক আছে। আপনি অসম্মতি সঙ্গে আইটেম ছেড়ে না খুব সতর্ক থাকুন। আপনার পক্ষপাত আপনাকে প্রভাবিত করা উচিত নয়। মনে রাখবেন এটি একটি সরকারী অ্যাকাউন্ট এবং আপনার মতামত কি না!

• সমস্ত গতি নিচে লিখুন, যারা তাদের তৈরি, এবং ভোট ফলাফল, যদি কোন থাকে; আপনি একটি গতি seconded যারা লিখতে হবে না। অবশ্যই, আপনার প্রতিষ্ঠানের নিয়ম ভিন্ন হতে পারে তাই প্রথমে তাদের যাচাই করুন।
• যদি কোনও গতি বা আলোচনায় ভোট পরবর্তী বৈঠকে বিলম্বিত হয়, তবে এটির একটি নোট তৈরি করুন।
• মিটিং শেষ সময় রেকর্ড।

বৈঠকের পর

• মিটিংয়ের পরে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব মিনিট টাইপ করুন এবং সবকিছু আপনার মনের মধ্যে এখনও তাজা। আপনি যদি আপনার নোটগুলিতে কোনও ত্রুটি খুঁজে পান বা আপনার কোন প্রশ্ন থাকে তবে আপনি অন্যান্য অংশগ্রহণকারীদের সাথে কথা বলার মাধ্যমে এটি দ্রুত সাফ করতে পারেন।
• মিনিটের চূড়ান্ত অনুলিপিটিতে, প্রতিষ্ঠানের নাম, কমিটির শিরোনাম, মিটিংয়ের ধরন (দৈনিক, সাপ্তাহিক, মাসিক, বার্ষিক বা বিশেষ), এবং এর উদ্দেশ্য অন্তর্ভুক্ত করুন।
• এটা শুরু এবং শেষ দিন দিন।
• অংশগ্রহণকারীদের তালিকা এবং মিটিং দৌড়ে সম্পর্কে একটি নোট সরবরাহ করুন। আপনি এখানে কয়েক মিনিট সময় নিতে নির্দেশ দিতে পারেন। অংশগ্রহণকারীদের তালিকাতে আপনার নাম অন্তর্ভুক্ত করুন এবং, আপনার নামের পরে বন্ধনীগুলিতে বলুন যে আপনি মিনিট সময় নেন। অন্যথায়, ডকুমেন্টের শেষে আপনি আপনার নাম অনুসারে "সম্মানিতভাবে জমা দিয়েছেন" লিখে সাইন ইন করতে পারেন।
• আপনি তাদের জমা দেওয়ার আগে মিনিট প্রুফড। পাশাপাশি তাদের তাকান যারা উপস্থিত অন্য কেউ জিজ্ঞাসা করুন।আপনি যদি ঘটনাক্রমে কিছু বাদ দেন তবে তিনি আপনাকে জানাতে সক্ষম হবেন।
• যদি না অন্যথায় নির্দেশ দেওয়া না হওয়া পর্যন্ত মিটিং দৌড়ে যারা তাদের জমা দিন।