আপনি আমাকে হ্যালোতে ছিলেন: সঠিক টেলিফোন শিষ্টাচার

সত্য হল, এটি রকেট বিজ্ঞান না হলেও, একটি কাজের পরিবেশে সঠিক টেলিফোন শিষ্টাচারটি অভিবাদনকে প্রকাশ করার ক্ষমতা থেকে একটু বেশি। যেহেতু এটি আপনার ক্লায়েন্ট, গ্রাহক অথবা এমনকি আপনার নিয়োগকর্তার সাথে যোগাযোগের প্রাথমিক দিক হতে পারে, তাই এটি আপনার প্রথম সেরা ছাপ বা দরিদ্র ব্যক্তি হওয়ার সুযোগ। এখানে টেলিফোনে কাজ করার সময় আপনাকে অনুসরণ করা উচিত এমন কিছু টিপস:

প্রথম গেলা

অন্য কথায়, কল করার সময় বা ফোনটির উত্তর দেওয়ার সময় আপনার মুখটি নিঃসঙ্গ হওয়া উচিত। আপনি স্পষ্টভাবে বলতে সক্ষম হতে চান এবং যদি আপনি চিবানো বা গ্রাস করা যে অসম্ভব।

নাম এবং র্যাঙ্ক দয়া করে

যখন আপনি কর্মক্ষেত্রে একটি কল পান তখন প্রযোজ্য হলে নিজেকে এবং আপনার সংস্থা এবং বিভাগকে সনাক্ত করতে হবে। যদি কলার কোম্পানির মূল লাইন থেকে আপনাকে স্থানান্তর করা হয়, আপনি শুধুমাত্র আপনার নাম এবং বিভাগ বলতে পারেন। প্রাথমিকভাবে কলটির উত্তর দেওয়া ব্যক্তিটি সম্ভবত কোম্পানির নাম দিয়েছেন। যখন আপনি কলার হন, আপনি যে ব্যক্তির কাছে পৌঁছানোর চেষ্টা করছেন সেটি জিজ্ঞাসা করার আগে একই ভাবে নিজেকে সনাক্ত করুন।

মানসিকতা ব্যাপার না

সবসময় লাইন অন্য প্রান্তে যারা নির্বোধ হতে হবে। আপনি একটি অভ্যর্থনাকারী বা কোম্পানী সভাপতি সঙ্গে কথা বলছেন কিনা দয়া করে বলতে দয়া করে ভুলবেন না এবং আপনাকে ধন্যবাদ। সবারই সম্মানের যোগ্যতা থাকা সত্ত্বেও, যে ব্যক্তি আপনার কলটির উত্তর দেয় সেটি নিশ্চিত করে যে এটি যথাযথভাবে মোকাবিলা করে।

কেন্দ্রবিন্দু

আমরা যখন কল করতে থাকি তখন অন্যান্য জিনিসগুলির দিকে নজর দেওয়া থেকে বিরত থাকুন (অথবা চেষ্টা করার জন্য) আমরা সবাই মিটমাট করতে চাই। আপনি আপনার অবিচ্ছিন্ন মনোযোগ সঙ্গে কথা বলা ব্যক্তি দিতে হবে। আপনার ইমেল, সামাজিক মিডিয়া এবং গেম অপেক্ষা করতে পারেন।

এখন ধরে রাখুন

সর্বোপরি, আপনি যখন ফোন করেন তখন অন্য সমস্ত কথোপকথন এড়ানো উচিত। বাস্তবতা মাঝে মাঝে মাধ্যমে পায়। আপনার অফিসে বা ক cubicle আসে বা অন্য কল নিতে কেউ আপনার সাথে কথা বলতে হতে পারে। নিজেকে ক্ষমা করুন এবং তারপরে কয়েক সেকেন্ডে আপনার অন্য কথোপকথন সীমাবদ্ধ করুন। অনির্দিষ্টকালের জন্য ধরে রাখা কেউ অপেক্ষা করবেন না। আপনি যদি দ্রুত অন্যান্য বিষয়টির যত্ন নিতে না পারেন তবে তা অবিলম্বে মোকাবেলা করতে হবে, আপনি যে ব্যক্তিটির সাথে কথা বলছেন তার সাথে তাকে রাখার পরিবর্তে, তার জন্য সুবিধাজনক সময়ে আপনি কল করতে পারেন কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন।

আপনার কলার সিস্টেম হারিয়ে যাওয়া যাক না

এমন সময় আছে যখন আপনি লাইনের অন্য প্রান্তে ব্যক্তিকে সাহায্য করতে পারবেন না এবং তাকে এমন কাউকে স্থানান্তরিত করতে হবে। যখন আপনি করবেন, তখন নিশ্চিত হন যে আপনি কার কাছে কল স্থানান্তর করছেন এবং কেন তা জানেন। যদি কলটি চলতে না পারে বা যদি আপনি তাকে প্রেরণ করছেন তবে সেখানে কী করা উচিত তা তাকে জানাতে বা সাহায্য করতে পারে না।

সংক্ষিপ্ত এবং মিষ্টি বার্তা রাখুন

আপনি যখন কারো জন্য ভয়েসমেইল বার্তাটি ছেড়ে দেন, তখন বিশেষ করে যখন আপনি আপনার নাম এবং ফোন নম্বর উল্লেখ করেন তখন ধীরে ধীরে এবং স্পষ্টভাবে কথা বলুন। অনেকেই খুব দীর্ঘ এবং বিরক্তিকর বার্তাগুলিকে তত্ক্ষণাত্ তাদের নাম এবং সংখ্যাগুলি দ্রুত শেষ করতে দেয় যা প্রাপককে কল ফেরত দিতে অক্ষম করে।

একবার যথেষ্ট

আপনি যদি কোনও বার্তা ছেড়ে যান এবং যাকে আপনি রেখেছেন সেই ব্যক্তিটি আপনাকে অবিলম্বে ফিরে না আসে তবে সে মুহূর্তে সে পারে না। আবার এবং আবার কল করার কোন প্রয়োজন নেই। এটি যদি একটি চাপযুক্ত বিষয় হয়, তবে আপনি পরবর্তী দিনে আবার কল বা একটি ইমেল দিয়ে অনুসরণ করার চেষ্টা করতে পারেন যা বলে আপনিও একটি ভয়েসমেইল ছেড়ে দিয়েছেন।

প্রথম শুনুন

ফোন কলটি ফেরত দেওয়ার আগে আপনি সম্পূর্ণরূপে পেয়েছেন এমন একটি ভয়েসমেইলটি শুনুন। আপনি শিখতে পারেন যে কল করার জন্য এটিও প্রয়োজনীয় নয় (বাহ, কী সময় সঞ্চয়কারী) অথবা আপনাকে প্রথমে কিছু যত্ন নিতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, কলারের কাছে আপনার কাছে ফিরে যাওয়ার সময় আপনি প্রস্তুত থাকতে পারেন এমন তথ্যের প্রয়োজন হতে পারে।