কিভাবে আপনি সফলভাবে একটি প্রকল্প পরিচালনা করবেন?

অভিনন্দন! আপনি শুধু একটি গুরুত্বপূর্ণ নতুন প্রকল্প চার্জ করা হয়েছে। স্পষ্টতই, আপনার বস আপনার দক্ষতার মধ্যে আত্মবিশ্বাসের ভোট হিসাবে এই সুযোগটি সরবরাহ করছে। এবং আপনি উত্তেজিত যখন, এটি আপনার প্রথম সময় একটি সামগ্রিক প্রকল্পের জন্য দায়ী এবং এটি কিছুটা ভয়ংকর

আপনার মন দ্বারা চালিত অনেক প্রশ্ন:

• আমি কিভাবে শুরু করব?
• দীক্ষা থেকে প্রস্থান বন্ধ প্রকল্প সরানো প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ কি?
• আমি কিভাবে একটি উচ্চ কর্মক্ষমতা প্রকল্প দল নির্মাণ করবেন?
• আমি এই প্রক্রিয়ার সাহায্যের জন্য কে জিজ্ঞাসা করব? একটি নির্বাহী স্পনসর আছে?

এই পোস্টটি প্রতিষ্ঠানের জন্য অনন্য যে একটি ক্রিয়াকলাপের জন্য একটি প্রকল্প, কমিটি, বা দলের উদ্যোগ নেতৃস্থানীয় কেউ নতুন সাহায্য করার উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করা হয়। আপনি একটি ছুটির দিন সংগঠিত বা নতুন পণ্য উন্নয়ন উদ্যোগের নেতৃত্ব দিচ্ছেন কিনা, প্রকল্প পরিচালনার সরঞ্জামগুলি এবং প্রক্রিয়াগুলি সফলতার সম্ভাবনা বেশি করার জন্য বিদ্যমান।

প্রকল্প প্রক্রিয়ার 5 টি স্তর:

1. দীক্ষা: প্রকল্পের বন্ধ লাথি।
2. পরিকল্পনা: প্রকল্পের কাজ সব পরিকল্পনা।
3. এক্সেকিউশন: আসলে কাজ সম্পাদন।
4. পরিচালনা এবং নিয়ন্ত্রণ: প্রগতির নিরীক্ষণের জন্য আপনি প্রকল্পটির সময় যে সমস্ত কাজ করেন।
5. বন্ধ: প্রকল্পের সমাপ্তি ও বিতরণ ও দলের স্থগিতাদেশ।

এই পদক্ষেপ প্রতিটি প্রকল্পের জন্য অভিন্ন।

প্রকল্প নববধূ জন্য 13 প্রাথমিক পদক্ষেপ:

1. সুযোগ নির্ধারণ করুন:প্রথম, এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, কোনও প্রকল্পে পদক্ষেপটি প্রকল্পের সুযোগকে সংজ্ঞায়িত করে। আপনি কি অর্জন বা তৈরি করতে অনুমিত হয়? প্রকল্পের উদ্দেশ্য কি? সমান গুরুত্বপূর্ণ আপনার প্রকল্পের সুযোগ অন্তর্ভুক্ত করা হয় না তা নির্ধারণ করা হয়। আপনি যদি আপনার বসের কাছ থেকে পর্যাপ্ত সংজ্ঞা পান না, তবে সুযোগটি পরিষ্কার করুন এবং নিশ্চিতকরণের জন্য এটি উপরে উপরে পাঠান। উদাহরণটি ব্যবসায়িক বিষয়টিকে সামান্য বন্ধ করে দেওয়ার সময়, আমরা সবাই বিবাহের অভ্যর্থনা সম্পর্কিত হতে পারি। বিবাহের অভ্যর্থনা পরিকল্পনা করার জন্য, আপনার সুযোগ হিসাবে আপনার কাছে থাকতে পারে: 100 জন অতিথির জন্য বিবাহের অভ্যর্থনা তৈরি করুন, ডিনারের সাথে সম্পূর্ণ করুন, খোলা বার, বিবাহের পিষ্টক এবং একটি নির্দিষ্ট তারিখে নাচের জন্য একটি লাইভ ব্যান্ড $ 20,000 ছাড়িয়ে নাও।

1. উপলব্ধ সম্পদ নির্ধারণ করুন:প্রকল্পের উদ্দেশ্যগুলি অর্জনের জন্য আপনার কাছে লোকেরা, সরঞ্জাম এবং অর্থ কী পাবে? একটি প্রকল্প পরিচালক হিসাবে, আপনি সাধারণত এই সংস্থার সরাসরি নিয়ন্ত্রণ করবেন না তবে ম্যাট্রিক্স পরিচালনার মাধ্যমে তাদের পরিচালনা করতে হবে।
2. টাইমলাইন বুঝুন:প্রকল্পটি কখন সম্পন্ন করতে হবে? আপনি যখন আপনার প্রকল্পের পরিকল্পনাটি বিকাশ করেন তখন আপনি প্রকল্পের সময় কীভাবে সময় ব্যবহার করেন তার কিছু নমনীয়তা থাকতে পারে, তবে বিয়ের অভ্যর্থনা ক্ষেত্রে সাধারণত নির্দিষ্ট সময়সীমা নির্দিষ্ট করা হয়। যদি আপনি সময়সূচী পূরণের জন্য ওভারটাইম ঘন্টাগুলি ব্যবহার করার সিদ্ধান্ত নিচ্ছেন, তবে আপনার বাজেটের সীমাবদ্ধতার বিরুদ্ধে এটি অবশ্যই আপনার ওজন করা উচিত।
3. আপনার প্রকল্প দল জড়ো করুন:আপনার দলকে একসঙ্গে মানুষ পান এবং একটি ডায়ালগ শুরু করুন। তারা প্রযুক্তিগত বিশেষজ্ঞ। এজন্য তাদের কার্যকরী সুপারভাইজার তাদের প্রকল্পে নিয়োগ করেছিল। আপনার কাজ দল পরিচালনা করা হয়।
4. কাজ বিস্তারিত, পার্ট 1: প্রকল্পের সম্পূর্ণ করার জন্য তৈরি করা হবে যে প্রধান টুকরা বা উপাদান কি? উদাহরণস্বরূপ, একটি বিবাহের অভ্যর্থনা উচ্চ স্তরের প্রয়োজন: একটি অভ্যর্থনা হল, খাবার, পানীয়, একটি পিষ্টক, অতিথি এবং বিনোদন। অবশ্যই, যারা বড় আইটেম প্রতিটি অতিরিক্ত আইটেম মধ্যে ভাঙ্গা যাবে। যে পরবর্তী পদক্ষেপ।
5. কাজ বিস্তারিত, পার্ট 2: উপরে আমাদের বিবাহের অভ্যর্থনা উদাহরণ, আপনি সম্ভবত বিভিন্ন উপাদান চার্জ একটি দল বা ব্যক্তি আছে। প্রতিটি প্রধান আইটেম অর্জন করার জন্য প্রয়োজনীয় বিবরণ বানান আপনার দলের সদস্যদের সঙ্গে কাজ করুন। খাবারের দায়িত্বে থাকা ব্যক্তির অবশ্যই বিকল্পগুলি, খরচ সীমাবদ্ধতাগুলি বুঝতে এবং সুযোগগুলি অর্জনের জন্য যে নির্বাচনগুলি করতে হয় তা অবশ্যই বুঝা উচিত. বড় পদক্ষেপ প্রতিটি ছোট পদক্ষেপ তালিকা। আপনার প্রকল্পের আকার এবং জটিলতার উপর নির্ভর করে আপনি যত বেশি মাত্রায় গভীরতর যান তাতে আরও বেশি বিস্তারিত পদক্ষেপ নেওয়া হয়।
6. একটি প্রাথমিক পরিকল্পনা বিকাশ:একটি পরিকল্পনা মধ্যে আপনার সমস্ত পদক্ষেপ জড়ো করা। এটি করার জন্য একটি ভাল উপায় আইটেমগুলি অন্য আইটেমগুলির পূর্বে কী হওয়া উচিত তা চিহ্নিত করে একটি অগ্রাধিকার টেবিল ব্যবহার করা। আনুষ্ঠানিক প্রকল্প পরিচালনার অনুশীলনগুলি নেটওয়ার্ক ডায়াগ্রাম বলা হয় এবং সমালোচনামূলক পথ চিহ্নিত করার জন্য কল করে। যদিও এটি আপনার প্রয়োজন বা জ্ঞানের স্তর অতিক্রম করতে পারে, তবে মূল সমস্যাটি সঠিক ক্রমে ক্রিয়াকলাপগুলিকে ক্রমানুসারে এবং তারপর ক্রিয়াকলাপগুলিতে সংস্থান বরাদ্দ করা। প্রশ্ন জিজ্ঞাসা অন্তর্ভুক্ত: প্রথম কি হবে? পরবর্তী পদক্ষেপ কি? বিভিন্ন ধাপের সাথে একই সময়ে কোন পদক্ষেপ চলতে পারে? কে প্রতিটি ধাপে যাচ্ছে? এতে কতক্ষণ সময় লাগবে? অনেক চমৎকার সফটওয়্যার প্যাকেজ উপলব্ধ রয়েছে যা আপনার জন্য এই বিস্তারিত অনেকগুলি স্বয়ংক্রিয় করে তুলতে পারে। তারা কি ব্যবহার করে অনুরূপ অবস্থান অন্যদের জিজ্ঞাসা।
7. আপনার বেসলাইন পরিকল্পনা তৈরি করুন:আপনার দল থেকে এবং অন্য কোন স্টেকহোল্ডারদের থেকে আপনার প্রাথমিক পরিকল্পনা প্রতিক্রিয়া পান। উপলব্ধ সময় মধ্যে প্রকল্প মাপসই আপনার সময়সীমা এবং কাজের সময়সূচী সামঞ্জস্য করুন। একটি বেসলাইন পরিকল্পনা উত্পাদন প্রাথমিক পরিকল্পনা কোন প্রয়োজনীয় সমন্বয় করুন।
8. প্রকল্প সমন্বয় অনুরোধ করুন:প্রায় একটি প্রকল্পে নির্ধারিত সময়, অর্থ, বা প্রতিভা কখনো নেই। আপনার কাজ মানুষের প্রত্যাশার তুলনায় সীমিত সম্পদ দিয়ে আরো কিছু করতে হয়। যাইহোক, প্রায়শই অবাস্তব একটি প্রকল্পে সীমাবদ্ধ থাকে। আপনাকে আপনার মামলাটি তৈরি করতে হবে এবং আপনার বসকে উপস্থাপন করতে হবে এবং এই অবাস্তব সীমাগুলির জন্য অনুরোধ করা উচিত। প্রকল্পের শুরুতে পরিবর্তনের জন্য জিজ্ঞাসা করুন। আপনি প্রয়োজন পরিবর্তন জিজ্ঞাসা করতে অসুবিধা হয় না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করবেন না।যাইহোক, যদি আপনার প্রকল্পের একটি বিবাহের জড়িত, অনেক উল্লেখযোগ্য পরিবর্তন জন্য জিজ্ঞাসা সফল হতে আশা করবেন না!
9. আপনার পরিকল্পনা কাজ করুন, কিন্তু এটি জন্য মরা না:পরিকল্পনা করা গুরুত্বপূর্ণ, কিন্তু পরিকল্পনা পরিবর্তন করা যেতে পারে। আপনি সকালে কাজ ড্রাইভিং জন্য একটি পরিকল্পনা আছে। যদি একটি ছেদ একটি দুর্ঘটনা দ্বারা অবরুদ্ধ করা হয়, আপনি আপনার পরিকল্পনা পরিবর্তন এবং একটি ভিন্ন উপায় যান। আপনার প্রকল্পের পরিকল্পনা সঙ্গে একই কাজ। প্রয়োজনীয় হিসাবে তাদের পরিবর্তন করুন, কিন্তু সবসময় সুযোগ এবং সম্পদ মনে রাখা।
10. আপনার টিম এর অগ্রগতি নিরীক্ষণ করুন:প্রকল্পটির শুরুতে আপনি সামান্য অগ্রগতি করবেন, কিন্তু তারপর সবাই কী করছে তা নিরীক্ষণ করতে শুরু করুন। এগুলি সমস্যা হওয়ার আগে সমস্যাগুলিকে ধরা সহজ করে তুলবে।
11. ডকুমেন্ট সবকিছুদলিল রাখা. প্রতিবার যখন আপনি আপনার বেসলাইন প্ল্যানটি পরিবর্তন করেন, তখন কী পরিবর্তন ছিল তা লিখুন এবং কেন এটি প্রয়োজনীয় ছিল। প্রতিবার নতুন প্রয়োজনীয়তা প্রকল্পে যোগ করা হয় যেখানে প্রয়োজনীয়তা থেকে এসেছে এবং টাইমলাইন বা বাজেটের কারণে এটি কীভাবে সামঞ্জস্য করা হয়েছিল তা লিখুন। আপনি সবকিছু মনে করতে পারবেন না, তাই তাদের লিখুন যাতে আপনি প্রকল্পের শেষ পর্যালোচনার দিকে তাদের দেখতে সক্ষম হবেন এবং তাদের কাছ থেকে শিখতে পারবেন।
12. প্রত্যেককে অবগত রাখুন:সব প্রকল্পের অগ্রগতি সব বরাবর অগ্রগতি অবগত রাখুন। আপনি প্রতিটি মাইলফলক সম্পন্ন হিসাবে তাদের সাফল্য সম্পর্কে জানতে দিন, কিন্তু তারা যত তাড়াতাড়ি সমস্যার সম্মুখীন তাদের অবহিত। এছাড়াও, আপনার দল অবগত রাখা। পরিবর্তনগুলি বিবেচনা করা হচ্ছে, আপনি যতদূর সম্ভব তাদের সম্পর্কে টিমকে বলুন। দলটির সবাই নিশ্চিত যে সবাই কি করছে তা সম্পর্কে সচেতন।

তলদেশের সরুরেখা

আপনি একটি প্রকল্প উদ্যোগ নেতৃত্ব একটি আনুষ্ঠানিক প্রকল্প পরিচালক হতে হবে না। যাইহোক, আপনি আপনার উদ্দেশ্যগুলি ব্যাখ্যা করার, কাজের বিস্তারিত বিবরণী, একটি দল গঠন এবং কাজ সম্পাদন ও নিরীক্ষণের কাজে প্রকল্প পরিচালনার সরঞ্জাম এবং যুক্তি প্রয়োগ করতে হবে। সাফল্যের সেরা!