কার্যপ্রণালী জন্য একটি অনুরোধ উত্তর দিতে কিভাবে (RFP)

01 আপনি কি সেবা প্রয়োজন বুঝতে কি?

আপনার অবশ্যই অবশ্যই আপনার ক্লায়েন্টের উদ্বেগ এবং প্রত্যাশাকে বোঝা এবং উত্তর দিতে হবে। মনে রাখবেন আপনি প্রস্তাবের প্রতিটি অনুরোধ প্রাপ্তির একই ভাবে উত্তর দিতে পারবেন না। গ্রাহক কী চায় এবং কীভাবে আপনি গ্রাহকের কাছে তা সরবরাহ করতে পারেন সে বিষয়ে জোর দেওয়া নিশ্চিত করুন।



02 সমস্যা সমাধান হচ্ছে কি?

প্রস্তাবের জন্য একটি অনুরোধ জারি করা হয়, তাহলে একটি সমস্যা ঘটছে। আপনি সমাধান বা সমস্যা মোকাবেলা করার জন্য ব্যবহার করবে পদ্ধতি মূল্যায়ন করা আবশ্যক। দক্ষতা, সম্পদ এবং পদ্ধতিগুলি উপস্থাপন করুন যা আপনি সমস্যার সমাধান করতে ব্যবহার করবেন। আপনি কীভাবে গ্রাহক লক্ষ্য পূরণ করবেন এবং RFP কে উত্তর দেওয়ার সময় এটি অগ্রাধিকার হিসাবে ব্যাখ্যা করবেন এমন একটি পরিকল্পনা একত্রিত করুন।

03 প্রতিষ্ঠা করুন এবং গ্রাহক অগ্রাধিকার স্বীকার করুন

বেশিরভাগ এজেন্সি প্রস্তাবের জন্য অনুরোধ প্রদান করে এমন গুরুত্বপূর্ণ প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করে, যা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ফ্যাক্টর থেকে শুরু করে। নিজেকে মূল্যায়ন করুন এবং আপনার প্রতিক্রিয়াতে আপনি যে নির্দিষ্ট ফ্যাক্টরকে কতজন ওজন দিচ্ছেন তা নির্ধারণ করুন। যে গুরুত্বপূর্ণ ফ্যাক্টর মোকাবেলা করার জন্য একটি পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত উপায় উপস্থাপন করুন।

04 প্রকল্প সুযোগ

প্রকল্পের সুযোগটি বোঝার বিষয়টি আপনাকে সমস্যার সাথে মোকাবিলা করার জন্য প্রয়োজনীয় সেরা টিম, সংস্থান এবং সময় ফ্রেম প্রস্তুত করতে সহায়তা করবে। সুযোগটি গ্রাহকের দ্বারা সংজ্ঞায়িত করা দরকার এবং RFP এ সংস্থান, সরবরাহ, ধারনাগুলি সহ সংযত হওয়া উচিত এবং আপনার কোম্পানির সাথে কীভাবে মোকাবিলা করা হয়েছে তার উপর অতীতের অভিজ্ঞতা সরবরাহ করতে হবে।

05 ক্লায়েন্ট প্রত্যাশা

অসম্ভব সমাধান এবং পদ্ধতিগুলির সাথে আদর্শগত দৃশ্যকল্প তৈরি করবেন না, বাস্তব সমাধানগুলি প্রস্তুত করবেন, বাস্তব দলের সদস্য এবং নির্দিষ্ট সমাধানগুলির সাথে উত্তর এবং উপস্থিত থাকলে বর্তমান সমস্যা সমাধান করা হবে। একটি সময়সূচী আপনার RFP উত্তরটির অংশ হতে হবে এবং কখন শুরু হবে তার প্রত্যাশা, কী করা হবে তা নির্ধারণ করতে হবে এবং প্রয়োজনে অস্থায়ী সমাধানগুলি কীভাবে উপস্থাপন করবেন তাও অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।

06 দুটি এক চেয়ে ভাল

সমস্যা সমাধানের বিকল্প উপায় উপস্থাপন করার চেষ্টা করুন। চয়ন করার জন্য একাধিক বিকল্প উপস্থাপনা ক্লায়েন্টকে, আপনার মনে একটি দুর্দান্ত অভিজ্ঞতা আছে এবং আপনি বর্তমান সমস্যা থেকে উদ্ভূত অপ্রত্যাশিত অবস্থার সাথে মোকাবিলা করতে পারবেন বলে মনে করেন। অন্যথায় নির্দেশ না দেওয়া পর্যন্ত আপনার বিকল্পগুলি তালিকাভুক্ত করুন, তাই গ্রাহক আপনার RFP উত্তর থেকে চয়ন করতে একাধিক পছন্দ করতে পারেন।



07 মানব সম্পদ- পাঠ শিখেছি

অতীত অভিজ্ঞতা বর্তমান নির্দিষ্ট উদাহরণ; আপনি কাজ করেছেন অনুরূপ সমাধান এবং অনুরূপ সমস্যা সনাক্ত করুন। এটি আপনার মধ্যে বিশ্বাস বৃদ্ধি করবে এবং আপনাকে ফাইনালে এক রূপে রূপান্তরিত করবে। আপনার গ্রুপকে একত্রিত করে মনে রাখবেন, আমরা সেই দলের বিষয়ে কথা বলছি যা প্রকল্পে অংশগ্রহণ করবে এবং তারা কীভাবে সাধারণ সমস্যাগুলি কাটিয়ে উঠবে তা ব্যাখ্যা করবে।

08 আপনি শুধুমাত্র এক না

ক্লায়েন্টের উত্তরের পাশাপাশি আপনার প্রতিদ্বন্দ্বী প্রতিযোগিতাটিও প্রতিহত করতে হবে।আপনি প্রস্তাব শুধুমাত্র একমাত্র যে মনে করবেন না। অন্যান্য সংস্থাগুলির বিরুদ্ধে আপনাকে নির্বাচন করার সুবিধার বর্তমান বাস্তব ধারণাগুলি। আপনার শক্তি হাইলাইট এবং আপনার দুর্বলতা কমানোর চেষ্টা করুন। আপনার প্রতিযোগীদের সম্পর্কে কথা বলতে সব উপায়ে এড়িয়ে চলুন, মনে রাখবেন সব আপনার সম্পর্কে।

09 যোগ মান

ক্লায়েন্ট বিস্তৃত বিকল্পগুলি উপস্থাপন করুন যা প্রস্তাবিত নির্দিষ্ট সমস্যার জন্য অনুরোধ পরিপূরক করবে। ক্লায়েন্টের অতিরিক্ত সঞ্চয় প্রতিনিধিত্ব করবে এমন অন্যান্য জিনিস এবং কর্মের পরামর্শ দিন। আপনি যে মান ইঞ্জিনিয়ারিং বিকল্পগুলি ব্যবহার করতে পারেন বা কীভাবে আপনার গ্রাহকদের অর্থ সঞ্চয় করবেন তা তালিকাভুক্ত করুন কিন্তু এখনও RFP এ বর্ণিত সমস্যাটি সমাধান করুন।

10 টি দল

অনুরূপ প্রকল্পের কাজ অভিজ্ঞতা সঙ্গে কী মানুষ অন্তর্ভুক্ত করুন। অতিরিক্ত পাঠক্রমিক কার্যক্রম, প্রশিক্ষণ, এবং অন্যান্য শিক্ষা অভিজ্ঞতা সঙ্গে দলের সদস্যদের ব্যবহার করুন। সংস্থার উপর একটি অংক চার্ট উপস্থাপন করুন, প্রকল্পের প্রতি নিয়োজিত সময়, যখন তারা অংশগ্রহণ করবে এবং যখন প্রকল্পটি আবার প্রকল্প থেকে টেনে আনা হবে।

11 সময়সীমার

বর্তমান সময় ফ্রেম এবং সমস্যার সমাধান কীভাবে করা হবে বা কীভাবে বাস্তবায়ন প্রক্রিয়া শেষ হবে তার নির্দিষ্ট সময়সূচী। একটি পি 6 বা এমএস প্রকল্প সময়সূচী প্রকল্পের আপনার বোঝার প্রদর্শন করা হবে, এবং যদি তার সংস্থান লোড, এমনকি ভাল।

12 রেফারেন্স প্রদান

আপনি একই ধরণের সমস্যাগুলির সাথে একই সংস্থানগুলি সনাক্ত করুন এবং আপনি কোন ধরণের সমাধান এবং সমস্যার সমাধান করেছেন। অন্যান্য গ্রাহকদের সাথে অনুরূপ সমস্যাগুলির সাথে মোকাবিলা করার সময় পরিচিতি কী খেলোয়াড়দের তালিকা, প্রকল্প আকার, সময়সূচী, খরচ এবং সমস্যার সম্মুখীন।