প্রস্তাব ডকুমেন্টের জন্য অনুরোধ (RFP)

যখন একটি জটিল ব্যবসায়ের প্রয়োজনীয়তা সংজ্ঞায়িত করা হয়েছে তখন একটি সংস্থার প্রয়োজনীয়তা পূরণের জন্য একটি বিক্রেতা খুঁজে বের করতে প্রস্তুত। একটি বিক্রেতার খোঁজার প্রথম পদক্ষেপ হল প্রস্তাবের অনুরোধ (RFP) তৈরি এবং প্রেরণ করা। আরএফপি নথিতে ব্যবসায়িক প্রয়োজনের প্রতিটি দিক, এবং RFP- এ উল্লেখিত প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করতে একটি সম্ভাব্য বিক্রেতার কাছ থেকে কোম্পানির কী প্রয়োজন তা বিস্তারিতভাবে থাকা উচিত। বিক্রেতা RFP- এ উল্লেখিত প্রয়োজনীয়তাগুলির বোঝার উপর ভিত্তি করে একটি বিড তৈরি করবে এবং বিজয়ী বিক্রেতার নির্বাচন বা বিক্রেতাদের সংক্ষিপ্ত তালিকা তৈরির জন্য প্রতিদ্বন্দ্বী বিডগুলি মূল্যায়ন করা হবে যারা তখন কোম্পানির উপস্থাপনা সরবরাহ করবে। ।

প্রস্তাব ডকুমেন্টের জন্য অনুরোধ নির্ধারণ করা

RFP নথিটি এমন একজন বিক্রেতা অর্জনের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ যা গ্রাহকের ব্যবসায়িক প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করতে পারে। যদি নথি ত্রুটিযুক্ত হয়, হয় দ্বিধান্বিত প্রয়োজনীয়তা, অনুপস্থিত প্রয়োজনীয়তা, বা বিক্রেতার উপর অযৌক্তিক প্রয়োজনীয়তার দ্বারা, তাহলে RFP প্রক্রিয়া অসম্পূর্ণ বিড বা কিছু ক্ষেত্রে কোনও বিডের দিকে পরিচালিত করবে না। বিক্রেতারা তাদের প্রাপ্ত প্রতিটি RFP এ বিড জমা দেওয়ার প্রয়োজন হয় না এবং এমনকি যদি তারা RFP প্রয়োজনীয়তাগুলিও পূরণ করতে পারে তবে তাদের সময়ে সময়মত প্রয়োজনীয়তাগুলি সরবরাহ করার ক্ষমতা থাকতে পারে না।

পরবর্তীতে প্রায়শই পাওয়া যায় যখন কোন গ্রাহক RFP এর ছোট বিক্রেতাদের কাছে পাঠান যা তাদের ক্ষেত্রে নেতারা হতে পারে তবে গ্রাহকের চাহিদাগুলি পূরণ করার উপায় বা ক্ষমতা নেই।

প্রতিটি RFP সংজ্ঞায়িত করা হয়েছে এবং গ্রাহকের নির্দিষ্ট চাহিদাগুলির উপর ভিত্তি করে ভিন্ন হবে। এমনকি একই কোম্পানির মধ্যে, প্রাথমিক প্রয়োজনীয়তার উপর নির্ভর করে একটি RFP নথি ফোকাসে ভিন্ন হতে পারে। কিছু RFPs জন্য, ফোকাস মূল্য হতে পারে, অন্যেরা প্রয়োজনীয় সময়গুলির জন্য সরবরাহের সময় বা গুণমানের প্রয়োজনীয়তাগুলিতে ফোকাস করতে পারে।

RFP ডকুমেন্ট নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য

প্রয়োজনীয় RFP নথির কিছু বৈশিষ্ট্য রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, প্রতিটি RFP একটি নির্দিষ্ট তারিখ এবং সময় থাকা উচিত যার উপর গ্রাহককে সমস্ত সম্ভাব্য সরবরাহকারীর একটি বিড জমা দেওয়ার প্রয়োজন হয়। সেই তারিখের পরে যদি বিড জমা দেওয়া হয় তবে তাদের প্রত্যাহার করা উচিত। একটি বিক্রেতা সময় একটি বিড জমা দিতে না পারে, তাহলে এই প্রতিষ্ঠান এবং সম্ভবত ডেলিভারি উদ্বেগ সঙ্গে একটি সম্ভাব্য সমস্যা নির্দেশ করতে পারে।

তবে, গ্রাহককে একটি বিড জমা দেওয়ার জন্য পর্যাপ্ত সময় বিক্রেতাদের দিতে হবে। প্রয়োজনীয়তাগুলি যদি জটিল হয় তবে বিক্রেতারা তাদের প্রতিক্রিয়াগুলি যাতে তারা বুঝতে পারে সেগুলিতে প্রয়োজনীয়তাগুলি ভেঙ্গে দেওয়ার জন্য একটি প্রতিক্রিয়া দলকে জড়ো করতে এবং তারপর একটি বিড সংগ্রহ করতে পারে। যদি আরএফপি সংজ্ঞায়িত টাইমলাইনটি খুব ছোট হয়, তবে প্রতিক্রিয়াগুলি দৌড়ানো যেতে পারে এবং বিক্রেতাদের সম্পূর্ণরূপে বোঝার পরিবর্তে প্রকল্পের জটিলতা সম্পর্কে অনুমান করা যেতে পারে। এই ভুল বিড এবং একটি নষ্ট RFP প্রক্রিয়া হতে হবে।

আরএফপি নথিতে RFP- এ উল্লিখিত প্রয়োজনীয়তাগুলিতে বিক্রেতাদের অতিরিক্ত প্রশ্ন থাকলে প্রক্রিয়াটি ইঙ্গিত করা উচিত। বিক্রেতাকে গ্রাহককে ফোন করার অনুমতি দেওয়া উচিত নয় কারণ এটি একটি বিক্রেতার কাছে অতিরিক্ত তথ্য সরবরাহ করে যা তাদের প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা দেয়। কনফারেন্স কলটি পরিচালনা করা সেরা যাতে প্রতিটি বিক্রেতার প্রতিনিধি জিজ্ঞাসা করতে পারে এবং ক্লায়েন্টকে নির্দেশিত প্রশ্নগুলি শুনতে পারে। এই বিডিং প্রক্রিয়া একটি ন্যায্যতা নিশ্চিত করে।

একটি RFP ডকুমেন্ট অবশ্যই অবশ্যই বিক্রেতার RFP প্রতিক্রিয়া বিন্যাসটি অবশ্যই উল্লেখ করতে হবে। যদি এটি স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত না হয় তবে প্রতিক্রিয়াগুলি বিভিন্ন ফর্ম্যাটে পাঠানো হবে এবং বিক্রেতার বিডগুলির তুলনা করা অসম্ভব। প্রতিক্রিয়া বিন্যাসটি প্রতিটি বিভাগে বিক্রেতা হিসাবে কী প্রয়োজন তা চিহ্নিত করা উচিত, যেমন উল্লেখগুলি, সম্ভাব্য দলের সদস্যগুলির সারসংকলন, প্রয়োজনীয়তাগুলি সম্পর্কে বিক্রেতাদের সাথে একটি নথি এবং মূল্যের জন্য একটি বিন্যাস। প্রতিটি বিক্রেতার সঠিক প্রতিক্রিয়া বিন্যাস অনুসরণ করে, এই বিড সহজতর তুলনা করা হবে।