সম্মেলনে একটি গাইড এবং সভা প্যাকেজ মূল্যায়ন

মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের বিপরীতে, ইউরোপীয় হোটেলগুলির জন্য কর্পোরেট কনফারেন্স এবং মিটিং প্ল্যানারগুলি প্রস্তাব করার জন্য সাধারণ প্রচলিত অভ্যাস যা হ'ল হোটেলের সেমিনার, কনফারেন্স এবং অন্যান্য মিটিংয়ের জন্য পরিকল্পনাকারীর বিকল্পগুলির জন্য। প্যাকেজযুক্ত কর্পোরেট ইভেন্ট ভেন্যু পরিষেবাদি প্রদানের পিছনে ধারণাটি প্রতি অংশগ্রহণকারীর ভিত্তিতে একটি সমতল দৈনিক হারের জন্য একটি রুমের প্যাকেজ স্থান, খাদ্য এবং পানীয়, এবং অডিও-ভিজ্যুয়াল চাহিদার সমস্ত বিভিন্ন উপাদানের সমন্বয় করা। ইভেন্টটি পরিকল্পনার সাথে জড়িতদের জন্য এই অনুশীলনটি সাধারণত আরও কার্যকর হতে পারে না, তবে স্থানটির সাথে সম্পর্কিত খরচগুলি পরিচালনা ও ভবিষ্যদ্বাণী করা আরও সহজতর প্রক্রিয়া।

অন্যদিকে, মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের প্রতিটি মিটিং বা ইভেন্টের বিস্তারিত এবং কাস্টমাইজড চাহিদার উপর ভিত্তি করে লাইন আইটেম দ্বারা কনফারেন্স খরচ লাইন আইটেম নির্মাণের জন্য এটি এখনও অনেক বেশি সাধারণ। যদিও এই ইভেন্টটি ইভেন্ট প্ল্যানারের ইভেন্টের প্রতিটি বিশদের উপর অধিক নিয়ন্ত্রণ রাখতে দেয় তবে এটি প্রায়শই জটিল ভোজ ইভেন্টের অর্ডার এবং খরচ এবং সামগ্রিক ইভেন্ট বাজেট পরিচালনার ক্ষেত্রে আরও বেশি অসুবিধা সৃষ্টি করে।

শিল্পের প্রধান খেলোয়াড়রা কীভাবে ব্যবসা করে যাচ্ছেন তা পরিবর্তন করতে থাকেন তবে ইউরোপীয় মডেল এবং আমেরিকান মডেলটি এখনও কনফারেন্স এবং কর্পোরেট ইভেন্টগুলিতে তাদের দৃষ্টিভঙ্গিতে এই পার্থক্যগুলি প্রতিফলিত করতে থাকে। একটি গভীর ডুব জন্য, আসুন দুটি কর্পোরেট ইভেন্ট এবং কনফারেন্স প্যাকেজ উদাহরণগুলি দেখুন: বার্সেলোনার প্রাক্তন ফেরা প্রাসাদ (ইউরোপীয় উদাহরণ) এবং লাস ভেগাসের ওয়াইন রিসর্টগুলিতে অন্যজন (আমেরিকান উদাহরণ)।

সম্মেলন এবং মিটিং প্যাকেজ উদাহরণ

দৈনিক প্যাকেজ রেট যুক্তরাজ্যে জনপ্রিয় এবং ইউরোপীয় উপদ্বীপের পাশাপাশি তাদের পথের কাজ করেছে। "ইউকে বাজার এই ধরনের প্যাকেজের জন্য প্রথম ব্যক্তি ছিল এবং আমরা সবসময় আমাদের ক্লায়েন্টদের চাহিদা মেটাতে আমাদের প্রস্তাবগুলি মানিয়ে নেওয়ার চেষ্টা করি," বার্সেলোনা (বর্তমানে ক্রাউন প্লাজা বার্সেলোনা) এর ফেরা প্রাসাদের সাবেক জেনারেল ম্যানেজার ব্যাখ্যা করেন, একটি ব্যবসা আন্তর্জাতিক মিটিং সংগঠিত কর্পোরেট ইভেন্ট এবং মিটিং পরিকল্পনাকারী মধ্যে জনপ্রিয় যে হোটেল।

হোটেল ক্লায়েন্ট

পিছনে যখন ক্রাউন প্লাজা বার্সেলোনা ফেরা প্রাসাদ হিসাবে কাজ করছিল, তখন প্রায় ২0% হোটেল ক্লায়েন্ট স্পেন থেকে এসেছিলেন। বাকি বার্ষিক গ্রাহক যুক্তরাজ্যের (19%), মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে (17%), ফ্রান্স (7%), ইতালি (6%), জাপান (4%), এবং জার্মানি (4%) থেকে এসেছিলেন। উপরন্তু, সেখানে আয়োজিত প্রায় অর্ধেক ব্যবসায়িক ইভেন্টগুলি ফার্মাসিউটিকাল ইন্ডাস্ট্রিজ থেকে ছিল, যার মধ্যে রয়েছে প্রযুক্তি, খাদ্য ও পানীয়, ব্যাংকিং এবং স্বয়ংক্রিয় শিল্প ক্লায়েন্টদের সাথে বাকি।

সম্মেলন প্যাকেজ মূল্যের জন্য চাহিদা

এই সময়কালে, ফেরা প্রাসাদে দৈনিক মিটিং প্যাকেজ, মিটিং কক্ষ, কফি ব্রেক (গুলি), লাঞ্চ, পর্দা এবং আরও অনেক কিছু ব্যবহার করে। উপলব্ধ মিটিং প্যাকেজ (গুলি) মূলত একটি প্ল্যানার একটি সভায় অন্তর্ভুক্ত করার প্রয়োজন হতে পারে যে সবকিছু অন্তর্ভুক্ত।

শিল্পের বিকাশ হিসাবে, সম্মেলন এবং মিটিং প্যাকেজ জন্য অনুরোধ সময়ের সাথে পরিবর্তন অব্যাহত আছে। প্রাথমিকভাবে, কর্পোরেট ইভেন্ট পরিকল্পনাকারীরা মিটিং রুম এবং খাদ্য ও পানীয়ের জন্য সমতল কনফারেন্স মূল্যের অনুরোধ জানায়। সময়ের সাথে সাথে, এই অনুরোধগুলি অন্যান্য আইটেমগুলি যেমন স্ক্রীন, ইন্টারনেট অ্যাক্সেস, ফ্লিপ চার্ট এবং সাউন্ড সিস্টেম অন্তর্ভুক্ত করার জন্য প্রসারিত হয়েছে। কিন্তু চাহিদা এখনও প্যাকেজ, ফ্ল্যাট রেট মূল্যের জন্য ছিল।

যারা রাতারাতি অতিথি কক্ষের প্রয়োজন তাদের জন্য, তারা তাদের সম্মেলন সামগ্রিক ইভেন্ট হারে থাকার জন্য বিশেষ / আলোচিত হারের অনুরোধ করে। যদিও এই প্যাকেজগুলি ইভেন্টগুলির প্রয়োজনীয়তার বেশিরভাগ অংশকে জুড়ে দেবে, পরিকল্পনাকারীরা এখনও ইভেন্ট ইভেন্ট, গালা ডাইনার্স, ককটেল অভ্যর্থনা এবং অন্যান্য ইভেন্টের এজেন্ডা আইটেমগুলির মতো অন্যান্য ইভেন্টের প্রয়োজনীয়তাগুলির জন্য আলোচনা করবে।

ইউরোপীয় দৃষ্টিভঙ্গি এবং বিপর্যয়

এটি পরিষ্কার যে কনফারেন্স পরিকল্পনা এবং মূল্যায়নের প্রাথমিকভাবে ইউরোপীয় পদ্ধতি ইভেন্ট পরিকল্পনাকারীদের বিভিন্ন কারণে খরচ খরচ, ব্যয় পূর্বাভাস, এবং ক্লায়েন্ট উপস্থাপনা এবং অনুমোদন সহজতর সহ বিভিন্ন কারণে সহায়ক হতে পারে।

যে বলেন, যেমন একটি পদ্ধতির তার নিজস্ব নিচের লাইন পরিচালনার সময় তার ক্লায়েন্টদের চাহিদা পূর্বাভাস হোটেলের উপর একটি বর্ধিত বোঝা স্থাপন করে। "আমাদের দৃষ্টিকোণ থেকে, 'লা লা কার্ট' ইভেন্টগুলি করা অনেক সহজ। আসলে, অপারেশনটি আরও জটিল। তবে আমাদের জন্য সুবিধা গ্রাহক সন্তুষ্টি," ফেরা প্রাসাদের সাবেক জেনারেল ম্যানেজার বলেছেন।

আমেরিকান সম্মেলন এবং মিটিং প্যাকেজ উদাহরণ

যদিও ইউরোপীয় বাজারটি গ্রহণযোগ্যতা এবং সম্মেলন বা মিটিং প্যাকেজগুলির ব্যবহারের সাথে তুলনামূলকভাবে পরিপক্ক, তবে আরো মার্কিন হোটেলগুলি প্যাকেজ এবং মূল্য সম্মেলন এবং মিটিংয়ের সাথে সাথে সেগুলি পরিবর্তন করার কথা বিবেচনা করতে শুরু করতে পারে। এখন এটি বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ যখন ইভেন্ট পরিকল্পনাকারীগুলিকে আরও বেশি ঘন ঘন সংক্ষিপ্ত সময়ের মধ্যে সভা সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রয়োজন হয়।

২009 সালের মে মাসে, ওয়াইন লাস ভেগাস ছোট সভাগুলো বাজারের জন্য সমস্ত সমেত সম্মেলন এবং প্যাকেজ হারের তিনটি প্রকারের পরিচয় দেওয়ার উদ্যোগ গ্রহণ করেন, যার অর্থ 80 এরও কম অংশীদারের সাথে। আজ তারা এখনও যারা প্যাকেজ প্রস্তাব করা হয়। তারা সহ:

• ফুল ডে সম্মেলন প্রতিনিধি প্যাকেজ
• "এএম" অর্ধ দিবস সম্মেলন প্রতিনিধি প্যাকেজ
• "প্রধানমন্ত্রী" অর্ধ দিবস সম্মেলন প্রতিনিধি প্যাকেজ

ইউরোপীয় ইভেন্ট প্ল্যানারগুলি আশা করার মতোই আছে, ওয়াইনের প্যাকেজড বিকল্পগুলি প্রতি প্রতিনিধি (অর্থাত্, অংশগ্রহণকারী) রেটের মূল্যের রুম, খাদ্য এবং পানীয়, বিরতির জন্য স্যাক্স এবং LCD প্রজেক্টর এবং পর্দা সহ মূল্য নির্ধারণ করা হয়।

Wynn তার সম্মেলন প্যাকেজ অপশন বিকাশ ইউরোপীয় বাজার পদ্ধতির উদ্ভাবনের ধারণা।আসলে, সাবেক ওয়াইন জাতীয় বিক্রয় ব্যবস্থাপক আন্দ্রে লিংক পূর্বে ইউরোপ থেকে এসেছিলেন। "ইউরোপে সর্বাধিক অংশে, আমরা মিটিং বিক্রি করার একমাত্র উপায় … এটি খুব বিরল ছিল যে আমরা এফ আর বি খরচ, রুম ভাড়া, এভি চার্জ, ইত্যাদি তালিকাভুক্ত লা কার্ট প্রস্তাবগুলি প্রস্তুত করেছি," লিংক ব্যাখ্যা করে।

একটি আমেরিকান শিল্প শিপিং

তাদের ছোট্ট মিটিং প্যাকেজ প্রোগ্রামটি চালু করার সাথে সাথে, ওয়াইন রিসর্টগুলি প্রত্যাশিত হয়েছিল যে প্যাকেজ কনফারেন্স হারগুলি তাদের কর্পোরেট ক্লায়েন্টগুলির সাথে আরো জনপ্রিয় হবে কারণ বেশিরভাগ সংস্থার সভা আকারে বড়। তারা সঠিক ছিলেন. তারপরে, বেশ কয়েকটি উচ্চ-প্রফাইল আমেরিকান হোটেল চেইনগুলি কর্পোরেট মিটিং এবং কনফারেন্স প্যাকেজগুলি অফার শুরু করেছে যা কর্পোরেট ইভেন্ট পরিকল্পনার ক্ষেত্রে ইউরোপীয় মডেলটিকে আরও ভালভাবে প্রতিফলিত করে।

নিশ্চিত হতে, মিটিং এবং সম্মেলন প্যাকেজ হার প্রতি ইভেন্টের চাহিদা পূরণ করবে না। আসলে, বেশিরভাগ পরিকল্পনাকারীরা স্বীকার করে যে তারা তাদের প্রোগ্রামের জন্য কিছু বিস্তারিত পছন্দ অগ্রাহ্য করবে বা অতিরিক্ত উপাদানগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে প্যাকেজটি কাস্টমাইজ করতে জায়গাটি প্রয়োজন। প্ল্যানারদের উপর নির্ভর করে সবসময় সতর্কতা অবলম্বন করা হয় যদি পরিকল্পনাকারীরা মনে করেন যে তাদের প্রোগ্রামগুলি প্রাথমিকভাবে পূর্বের তুলনায় বেশি সময় ধরে চলতে পারে, যা অতিরিক্ত ফি ট্রিগার করতে পারে। কিন্তু যারা মিট এবং ইভেন্ট প্ল্যানাররা তাদের বাজেটে ঘনিষ্ঠভাবে দেখছেন, এই মিটিং এবং কনফারেন্স প্যাকেজ কনফারেন্স বাজেটের জন্য স্পষ্ট পূর্বাভাস প্রদান করে।