কর্মী ফাইল এক্সেস নীতি এবং নমুনা লিংক

সমস্ত মানব সম্পদ বিভাগ ব্যাপক রেকর্ড রাখা। আইন নির্দিষ্ট সময়ের জন্য তাদের অনেক রাখা এইচআর প্রয়োজন। কর্মচারীরা ভালভাবে সচেতন যে এই রেকর্ডগুলি বিদ্যমান (এবং কিছু মনে করে যে ফাইল তাদের কোম্পানি থেকে কোম্পানির অনুসরণ করে, যা সত্য নয়)।

কর্মচারীরা এই রেকর্ডগুলি বিদ্যমান কারণ জানেন, তারা ফাইলটি কী আছে তা দেখতে সময়-সময়ে তাদের দেখতে চাইবে।

কর্মচারী (এবং প্রাক্তন কর্মচারী অ্যাক্সেস) প্রদান করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় আপনার ব্যবসায়ের ক্ষেত্রে যে কোনও আইন মেনে চলতে হবে। অনেক রাজ্যের আইন রয়েছে যা বর্তমান এবং প্রাক্তন কর্মচারীদের কাছে উপলব্ধ ফাইলটির নির্দিষ্ট অংশগুলি তৈরি করতে একটি সংস্থার প্রয়োজন। আপনার নীতি সব আইন মেনে চলতে হয় তা নিশ্চিত করার জন্য আপনার কর্মসংস্থান অ্যাটর্নি সঙ্গে চেক করুন।

উদাহরণস্বরূপ, ফেডারেল আইনটি অপরিহার্য আমেরিকানদের সাথে সম্পর্কিত রেকর্ডগুলি কর্মীদের রেকর্ড থেকে পৃথক রাখা প্রয়োজন। যদি আপনার সংস্থা হিপায়া সাপেক্ষে থাকে, তবে নিশ্চিত করুন যে আপনার মেডিকেল রেকর্ড রাখা সেই সাথেও মেনে চলছে।

আপনি কর্মচারীদের তাদের ফাইল দেখতে অনুমতি দেয় কি পরিমাণে leeway থাকতে পারে। তবে, মনে রাখবেন যে কোনো কর্মচারী নির্দিষ্ট তথ্য যেমন রেফারেন্স চেক হিসাবে অ্যাক্সেস করতে পারে না তা নির্ধারণ করলেও, যে কোনও মামলার ক্ষেত্রে তথ্য আবিষ্কারযোগ্য।

অতএব, আপনার কর্মীদের সঠিকভাবে রেকর্ড রেকর্ড এবং সব সময়ে আইন অনুসরণ করুন। কর্মচারী রেকর্ড ভিতরে রসিকতা বা snide মন্তব্যের জন্য জায়গা নয়। এই আইন আদালতে ভাল উপর যেতে না।

একটি সাধারণ নিয়ম হিসাবে, রেকর্ডের জন্য একজন গেটিফার থাকার পদ্ধতিগুলি অনুসরণ করা হয় এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ হয়। আপনি এক এইচআর ম্যানেজারকে তাদের রেকর্ডগুলি তাদের ডেস্কগুলিতে ফেরত দেওয়ার অনুমতি দেয় না এবং অন্য কেউ অ্যাক্সেস প্রত্যাখ্যান করে না।

প্রত্যেকেরই একটি একক উত্সের মাধ্যমে যেতে প্রয়োজনীয় জিনিসগুলি সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং আইনি রাখতে সহায়তা করে। রেকর্ড এবং রেকর্ড ধারণ এবং অ্যাক্সেস সংক্রান্ত আইন চতুর। আপনি আপ টু ডেট নিশ্চিত করুন।

নিচের নীতিটি আপনার ব্যবসার জন্য একটি ভাল শুরু, তবে মনে রাখবেন যে আপনার রাজ্য এবং স্থানীয় আইনগুলি পরিবর্তিত হতে পারে।

নমুনা কর্মচারী রেকর্ডস অ্যাক্সেস নীতি

সমস্ত কর্মচারী, প্রাক্তন কর্মচারী এবং কর্মচারী প্রতিনিধিগণ তাদের সংস্থার ফাইলের কিছু সামগ্রী মানব সম্পদ সংস্থার অগ্রিম বিজ্ঞপ্তি সহ দেখতে পারেন। অ্যাপ্লিকেশন, প্রচার, শৃঙ্খলাবদ্ধ কর্ম, এবং স্থানান্তর হিসাবে নিয়োগের জন্য কর্মচারীর যোগ্যতার সাথে সম্পর্কিত নথিগুলি দেখা যেতে পারে। উপরন্তু, কর্মচারী ফরম এবং প্রশিক্ষণ রেকর্ড বন্ধ নীতি সাইন পর্যালোচনা করতে পারেন।

কর্মচারী যে পর্যালোচনার পর্যালোচনা করতে পারে না সেগুলি হ'ল রেফারেন্স বা রেফারেন্স চেক, পরিচালনার দ্বারা পরিচালিত যেকোনো তদন্তের রেকর্ড, মেডিকেল রেকর্ড, বিচার সংক্রান্ত কার্যধারার সাথে সম্পর্কিত নথি, অন্য কোন কর্মচারীর গোপনীয়তা লঙ্ঘন করে এমন কোনও নথি এবং কর্মচারী পরিকল্পনাগুলির জন্য ব্যবহৃত নথিগুলির মধ্যে রয়েছে।

কার্যপ্রণালী

একজন কর্মী যিনি তাদের কর্মীদের ফাইলের অনুমতিযোগ্য সামগ্রী পর্যালোচনা করতে চান সেটি 24 ঘন্টা নোটিশ (সপ্তাহান্তে বাদ দেওয়া) সহ মানব সম্পদের সাথে যোগাযোগ করা উচিত। প্রাক্তন কর্মচারী, অথবা মানব সম্পদ কর্মীদের অজানা ব্যক্তিদের অবশ্যই কর্মী ফাইল অ্যাক্সেস করার অনুমতি সনাক্তকরণ এবং / অথবা প্রমাণ উপস্থাপন করতে হবে।

কর্মচারীগণ অবশ্যই তাদের কর্মীদের ফাইলগুলি হিউম্যান রিসোর্স স্টাফ ব্যক্তির উপস্থিতিতে পর্যালোচনা করতে হবে।

কর্মীদের ফাইলের যে কোনো অংশ অফিস থেকে অপসারণ করতে পারে না।

কর্মচারী ফাইলের ফাইলগুলির অংশ বা ফাইলের অনুরোধ করতে পারে। কারণে, মানব সম্পদ কর্মী ব্যক্তি ফটোকপি প্রদান করবে। ব্যাপক অনুলিপি করার জন্য, কর্মচারী ফটোকপিগুলির জন্য অর্থ প্রদান করতে হবে।

যদি কর্মচারী তার কর্মী ফাইলের মধ্যে কোনও নথির সাথে অসন্তুষ্ট হন তবে মানব সম্পদ কর্মী ব্যক্তির উপস্থিতিতে কর্মচারী একটি ব্যাখ্যা বা ব্যাখ্যা লিখতে পারে এবং বিতর্কিত নথিতে এটি সংযুক্ত করতে পারে। কোন পরিস্থিতিতে এইচআর কর্মী বা কর্মচারী প্রকৃত নথি পরিবর্তন হবে।

কর্মচারী এছাড়াও একটি নথি ফাইল থেকে মুছে ফেলা একটি দস্তাবেজ জিজ্ঞাসা করতে পারেন। হিউম্যান রিসোর্স স্টাফ ব্যক্তি সম্মত হন, নথি মুছে ফেলা হতে পারে। যদি হিউম্যান রিসোর্স স্টাফ ব্যক্তি ভিন্নমত পোষণ করে তবে কোম্পানিটি ওপেন ডোর নীতিতে উল্লিখিত পদ্ধতিতে আপিল করা যেতে পারে।

আশা করি, আপনি এই সংস্থাকে দরকারী হিসাবে পেয়েছেন যখন আপনি আপনার সংস্থার জন্য আপনার নিজের কর্মীদের ফাইল অ্যাক্সেস নীতি বিকাশ করেন। আপনার প্রতিষ্ঠানের চাহিদা এবং সংস্কৃতি মাপসই করার জন্য নীতি কাস্টমাইজ করুন।