বহির্গামী কল সময় বাঁচাতে কিভাবে

টেলিফোন সময় ব্যবস্থাপনা গুরুত্বপূর্ণ কারণ ফোন এখনও সবচেয়ে ছোট ব্যবসার জন্য প্রাথমিক যোগাযোগ সরঞ্জাম। কিন্তু বেশিরভাগ সময়ই ফোনগুলি ব্যবহার করে ব্যবসায়গুলি ব্যয় করে সময় অপচয় হয়। জনগণের সাথে যোগাযোগ করার পরিবর্তে আমরা আউটগোয়িং কল করার সময় যোগাযোগ করতে চাই, আমরা অন্য লোকেদের বা মেশিনে কথা বলার সময় ফেরাতে পারি, ফোন ট্যাগের অবিরাম রাউন্ডগুলি খেলতে পারি।

কিন্তু আমরা যদি শুধু তাদের সাথে কথা বলতে ও কথা বলতে চাই, তাহলে আমরা কী বলতে চাই এবং বলতে পারি? কল্পনা করুন আমরা কতটা উত্পাদনশীল হতে পারি এবং আমাদের অন্যান্য জিনিসগুলি কত সময় করতে হবে।

আচ্ছা, আমরা করতে পারি - এবং এটি যা লাগে তা আগে থেকেই প্রস্তুতির সামান্য অংশ।

বহির্গামী কল জন্য সময় ব্যবস্থাপনা টেলিফোন টিপস

• তারা সরবরাহকারী, নিয়মিত ক্লায়েন্ট, অথবা ঠিকাদার কিনা, আমরা অনেকে একই বার একই বার কল করি। আপনার যোগাযোগ তথ্য আপডেট রাখুন সময় বাঁচানোর বিশদ সহ যাতে আপনি উপলব্ধ না হওয়া পর্যন্ত পৌঁছানোর চেষ্টা করার সময় নষ্ট করবেন না।
  • উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি জানেন যে কোন বিশেষ ব্যক্তি আপনি পৌঁছাতে চান তবে সেটি 1 থেকে ২ পিএম পর্যন্ত লাঞ্চ করে। প্রতিটি দিন, কেন এই সময় তার কল করার চেষ্টা আমার সময় নষ্ট?
• আপনি আপনার টেলিফোন নিয়মিত কল যারা জন্য সংখ্যা প্রোগ্রাম। আমি যারা এই কাজ করে না দেখে অবাক হয়েছি, যখন আপনি যখন সংখ্যাগুলি দেখছেন না এবং সেগুলিকে ছোঁড়ার সময় সংরক্ষণ করেন তখনও সমানভাবে আশ্চর্যজনক।
• আপনার বহির্গামী কল পরিকল্পনা। আপনি কল করার আগে, কলটির মূল লক্ষ্যটি এবং আপনি যে কী পয়েন্টগুলি আচ্ছাদিত করতে চান তা বন্ধ করুন। এটি আপনাকে যখন আপনি ফোনে থাকবেন এবং আপনি যে সমস্ত জিনিসকে কভার করতে চান সেটি কভার করতে, কল সময় সময় বাঁচাতে এবং আবার কল করতে এড়িয়ে চলতে নিশ্চিত হবেন কারণ আপনি কিছু ভুলে গেছেন।
• আপনি যদি আপনার পরিচিতি ডাটাবেসের মধ্যে প্রবেশ করা হয় এমন কাউকে কল করছেন, আপনি কল যখন আপনি সামনে কল করছি ব্যক্তির সম্পর্কে সব তথ্য আছে। আপনি ডেস্কটপ কম্পিউটার, মোবাইল ডিভাইস বা রোলডক্স ব্যবহার করছেন কিনা, এটি কল করার সময় এটি একটি দুর্দান্ত স্মৃতি সহায়তা। প্লাস, যদি আপনি ক্লায়েন্টের স্বামীটির নাম যেমন কিছু দেখতে না চান তবে আপনার কাছে কল করার সময় আরও বেশি সময় বাঁচানোর বিকল্প থাকবে।

• অবশ্যই, যদি আপনি একটি কল চলাকালীন নোটগুলি তৈরি করতে চান (বা ফোনটিতে কথা বলার সময় অন্য কিছু করেন), একটি ভাল স্পিকারফোন বা হেডসেট অপরিহার্য। আপনার হাত মুক্ত সময় অনেক মুক্ত করতে পারেন।
• আপনি যদি কারো উত্তর দেওয়ার যন্ত্র বা ভয়েস মেইল ​​পৌঁছান, একটি সম্পূর্ণ বার্তা ছেড়ে যা আপনার টেলিফোন নম্বরটি দুবার দেয় এবং আপনি যে কারনটি কল করছেন তা উল্লেখ করে। উদাহরণস্বরূপ, "এটি সুসান ওয়ার্ডে (ফোন নম্বর)। আমি আপনার প্রকল্পের জন্য অনুমান নিয়ে আলোচনা করছি। আপনি এই বিকেলে (ফোন নম্বর) আমার সাথে যোগাযোগ করতে পারেন।"
  • আপনার নাম্বারটি দ্বিগুণ করে বার্তাটির প্রাপককে এটি সঠিকভাবে পাওয়ার এবং বার্তাটি পুনরায় চালানো ছাড়াই লিখিত হয়ে যাওয়ার আরও ভাল সুযোগ দেয়।
• টেলিফোন বাধ্যতা দিতে না। যখন আপনি কারো কাছে পৌঁছানোর চেষ্টা করছেন এবং আপনার কাছে নেই, তখন এটি কল করতে প্রলুব্ধকর - সম্ভবত প্রতি অর্ধেক ঘন্টা! কিন্তু যদি আপনি সঠিক বার্তা দেন তবে আপনার বার বার বার বার বার বার বার করার প্রয়োজন নেই (এবং ব্যক্তির উত্তর দেওয়ার মেশিন বা ভয়েস মেইল ​​পূরণ করা)। যে ব্যক্তিকে আপনি কল করতে যুক্তিসঙ্গত পরিমাণে কল করছেন, যেমন পরবর্তী ব্যবসা দিন পর্যন্ত।
• আপনার টেলিফোন কলগুলি নির্ধারণ করুন এবং সম্ভব হলে, একক ব্লকের মধ্যে তাদের একসঙ্গে তৈরি করুন। আমাদের অধিকাংশই মাল্টিটাস্কিংয়ের পক্ষে ভাল নয় এবং এক টাস্ক থেকে অন্য দিকে ফিরছে যখন আমরা উত্পাদনশীলতার একটি বড় চুক্তি হারান। সুতরাং যদি আপনার কোনও নির্দিষ্ট দিনে একটি ডজন কল করা থাকে তবে এক বা দুইটি করে তুলতে এক ঘণ্টার মধ্যে তাদের সবাইকে আরও কার্যকর করতে আরও কার্যকর হবে এবং তারপরে এক ঘন্টা পরে আরও তিনটি কল করুন এবং তার পরে আরও 45 মিনিট।
• সম্ভব হলে, আপনার বহির্গামী টেলিফোন কল বুক। এটি দ্রুত কল হতে যাচ্ছে না, যখন আপনি প্রথমে কাউকে ফোন করেন, নিজের পরিচয় দিন, কেন তাকে ফোন করছেন তা বলুন, এবং তার সাথে কথা বলুন যদি এটি কোনও সুবিধাজনক সময় বা এটি নিয়ে আলোচনা করতে সময় লাগতে পারে । তারপর আপনি যে সময়ে তাকে কল করবে ব্যবস্থা। এটি আপনাকে স্পটে সময় সংরক্ষণ করতে পারে না তবে আপনি সেই ব্যক্তিকে আবার কল করার সময় বাঁচাতে পারবেন কারণ আপনি মূলত আপনার সম্পর্কে যে সমস্যাটির কথা বলছেন সে বিষয়ে আলোচনা করতে প্রস্তুত হবেন।
• সব সম্ভব হলে, আপনার প্রাইভেট টেলিফোন কল "প্রাইম টাইম" করুন। গবেষণায় দেখানো হয়েছে যে সকালে খুব বেশি লোক তাদের অফিসে থাকে এবং 8 সেমি এবং 11 সেমি পর্যন্ত পৌঁছাতে পারে।