স্থান সমন্বয়কারী ইভেন্ট সেটআপ চেকলিস্ট

বেশিরভাগ স্থানগুলি অল্প সময়ের মধ্যে একাধিক ইভেন্ট সমন্বয় সঙ্গে আসা চাপের অভ্যস্ত। সবশেষে, তাদের ব্যবসা তাদের উপর মানের পরিষেবা সরবরাহ করে এবং তাদের প্রতি ইভেন্ট ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী এবং অংশগ্রহণকারীদের উভয়কে তাদের দক্ষতা প্রদর্শন করার একটি সুযোগ। শো এমনকি এমনকি শুরু করার আগে আসে সবচেয়ে সমালোচনামূলক সময়, ক্লায়েন্ট সেটআপ জন্য ভোজ রুম মধ্যে পদচারণা। এই মুহুর্তে যেখানে টোন বাকি দিনের জন্য সেট করা হবে। এই একটি পাঠ আমি একটি ঘটনাস্থল সমন্বয়কারী হিসাবে দ্রুত শিখেছি, এবং পরে আমি স্ট্রেস ভরাট সেটআপ সময় ক্লায়েন্টদের সন্তুষ্ট (এবং দখল) রাখতে আমার নিজের সেটআপ চেকলিস্ট তৈরি করেছিলাম।

আপনার কার্ট প্রস্তুত আছে

আপনার ক্লায়েন্ট করতে চান প্রথম জিনিস তাদের গাড়ির থেকে তাদের ইভেন্ট সরবরাহ সব unpack হয়। এটি একটি কঠিন কাজ হতে পারে, বিশেষ করে যদি পার্কিং পরিস্থিতি নেভিগেট করা কঠিন হয়। কল্পনা করুন যে কেউ আপনার ভেন্যুতে ভারী বাক্সের লোড দিয়ে হাঁটছে - "তারা কিসের সন্ধান করবে?" উত্তর, অবশ্যই, একটি কার্ট, বা অন্য যে তাদের লোড হালকা করা এবং আনলোড লোড অপ্রয়োজনীয় কাজ উল্লেখযোগ্যভাবে সহজ করা হয়। তারা ঘটনাস্থলে হাঁটা যখন ডান উপলব্ধ carts হচ্ছে তাদের দেখাচ্ছে করতে একটি সহজ উপায়, শুধু দেখাচ্ছে দ্বারা "¬relieved"।

নিবন্ধন টেবিল প্রস্তুত

বেশিরভাগ ক্লায়েন্টদের জন্য কাজ-করার-কাজ তালিকায় পরবর্তীতে নিবন্ধীকরণ সেটআপ হচ্ছে। এর অর্থ হল আপনার স্থানটি আগে পৌঁছে যাওয়ার আগে নিবন্ধনের সমস্ত উপাদান ভালভাবেই আছে। যে সমস্ত টেবিল, চেয়ার, বৈদ্যুতিক এবং skirting অন্তর্ভুক্ত। নাম ট্যাগ এবং চেক-ইন উপকরণগুলি সংগঠিত করার জন্য ইভেন্ট প্ল্যানারগুলির জন্য অনেক সময় ব্যয় করা হবে এবং তাদের জন্য এই সহজ জিনিসগুলি শুরু করার জন্য আপনাকে অপেক্ষা করতে হবে না।

সমস্ত রুম টেবিল এবং লিনেন সেট আছে

ঘটনা স্থান টেবিল এবং চেয়ার সব সেট আপ সম্ভবত কিছু সময় নিতে পারেন। আশা করি, যদি আপনি কোনও পূর্ববর্তী ইভেন্টটি বন্ধ করে দিচ্ছেন তবে আপনি সমস্ত ক্লায়েন্ট উপাদানগুলি সেট করার জন্য কখনই ক্লায়েন্টকে আগাম জানিয়ে দিয়েছেন। যদি আপনার ক্লায়েন্ট কয়েক ঘণ্টার শ্রমিকের সাথে ঘরের মধ্যে ঘুরে বেড়ায় তবে অ স্ট্যাকের টেবিল এবং চেয়ারগুলিতে তারা সম্ভবত প্যানিকে যাচ্ছেন। আদর্শভাবে, আপনার অপারেশন টিমটিতে টেবিল লিনেনগুলির সাথে সবকিছুই থাকবে, যাতে পরিকল্পনাকারীরা কেন্দ্রস্থলগুলি, নিলাম আইটেমগুলি, ইত্যাদি স্থাপন করতে শুরু করতে পারে।

প্রারম্ভিক আউট সব Signage পান

সীসা পরিকল্পক জানেন যে বিল্ডিংটি কিভাবে নেভিগেট করবেন তার মানে তার সমর্থক ক্রু কী করে না। সেটআপ সময়ের শুরুতে যত তাড়াতাড়ি আপনি আপনার বিল্ডিং মধ্যে signage আপডেট করে অপ্রয়োজনীয় ঝামেলা অনেকাইকে বাঁচাতে পারেন। মনে রাখবেন যে florists এবং ডিজে মত বিক্রেতাদের এছাড়াও যেতে যেখানে জানতে হবে। ইভেন্ট ইভেন্টের আগে আপনার ক্লায়েন্টের সাথে এই সমস্ত বিষয় পর্যালোচনা করতে হবে, তবে বড় দিনের জন্য এটি নজর রাখতে হবে।

BEO এর পর্যালোচনা এবং চালান

আবারও, আপনি এই দস্তাবেজটি ইভেন্টের দিকে অগ্রসর হওয়ার সময় বেশ কয়েকবার ইমেল করেছেন তবে এটি শেষবারের মত পর্যালোচনা করার জন্য কখনও ব্যাথা দেয় না। যদিও সেটআপ সময়টি হানিকট, তবে আপনি এই দস্তাবেজগুলিকে একসঙ্গে দেখার জন্য 15 মিনিট বের করতে হবে। স্থান সমন্বয়কারীরা তাদের ক্লায়েন্টের জন্য একটি প্যাকেট প্রস্তুত থাকা উচিত যার মধ্যে BEO, রুম অঙ্কন এবং সম্ভাব্য চালান অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। খুব কম অভিজ্ঞ পরিকল্পক এই জটিল কাগজপত্র পর্যালোচনা করার সুযোগ পাবে।

প্রচলন

একটি আনুষ্ঠানিক ভূমিকা জন্য আপনার ক্লায়েন্ট আপনার দলের প্রধান সদস্যদের আনতে ভুলবেন না।এই তালিকাটি ক্যাটারিং ম্যানেজার, ভোজ অধিনায়ক, অপারেশন সুপারভাইজার এবং অডিও / ভিজ্যুয়াল সমন্বয়কারী অন্তর্ভুক্ত। দলের উপস্থাপনের সময় আপনার ক্লায়েন্টের পক্ষে চিন্তা করুন - আপনার ব্যবস্থাপনা দলের সাথে মুখোমুখি হওয়া কোনও বিশদ বিবরণ আছে কি? একটি ছোট কথোপকথন শুরু করা প্রতিটি এলাকার দায়িত্বে থাকা কে হাইলাইট করার কার্যকর উপায়।

ইভেন্ট সেটআপ আইটেমগুলির এই সংক্ষিপ্ত চেকলিস্ট আগমনের পরে আপনার ক্লায়েন্টকে সুখী রাখার দিকে দীর্ঘ পথ যেতে পারে। আপনার ভেন্যুটির প্রাথমিক প্রতিনিধির হিসাবে, আপনার অফিসে কাজ করার সময় কোনও সমস্যা হলে ক্লায়েন্টদের আপনার সেল ফোন নম্বরটি দেওয়া ভাল। মনে রাখবেন, যদি তাদের কিছু প্রয়োজন হয় তবে তারা হতাশ হতে পারে, কিন্তু যদি তারা তাদের সাহায্যের জন্য কেউ খুঁজে না পায় তবে তারা আরো হতাশ হয়ে পড়বে!